De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden aanpassen of niet?

Of kan die nog een tijdje mee?

Elke organisatie die te maken heeft gehad met het opstellen van een vervangingsbesluit heeft een handboek vervanging geschreven. Velen hebben hiervoor de “Handreiking Vervanging Archiefbescheiden” geraadpleegd. Deze is in 2012 geschreven bij het toenmalige programma ‘Archief 2020’. Inmiddels komt het jaar 2020 elke dag dichterbij en wij (bij het Nationaal Archief) vroegen ons af: “Is de Handreiking Vervanging aan vervanging toe? Is er een update nodig,
of laten we het zoals het is? ”

Maak je gebruik of heb je in het verleden gebruik gemaakt van de handreiking? Laat ons weten of het document aangepast moet worden of juist niet.
Heb je een mening over de handreiking? Grijp dan nu je kans en vul de 8 vragen van onze enquête in. In ongeveer 5 minuten ben je klaar. Dus spreek nu of zwijg voor altijd… ;-)
Nou ja, in elk geval tot de vernietigingstermijn is verstreken.

Vervanging en de handreiking, hoe zat het ook al weer?
In de wetgeving en regelgeving vind je onder andere het volgende terug over vervanging:

Art. 7 Archiefwet 1995
“De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.”

H3: Art. 26a. Archiefregeling
“Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.”

Kortom, als je gaat vervangen ga je ook iets vernietigen. Sommige mensen denken misschien nu aan het woord substitutie, maar dat is hetzelfde als vervanging. Alleen het woord substitutie gebruiken we niet meer.
Vervanging is soms best lastig door bijbehorende acties, zoals het opstellen van een “Vervangingsbesluit”, het schrijven van een “Handboek Vervanging” en het inrichten van een goed digitaliseringsproces. Om organisaties die met vervanging te maken krijgen op weg te helpen is er in het verleden een Handreiking opgesteld (bijgewerkt in 2016).

Link naar de enquête https://enquetes.pleio.nl/index.php/417974?lang=nl