“Wat we worden weten we niet, wat we zijn weten we nu nog wel”. Zevende KIA bijeenkomst Duurzaam Informatiebeheer Haarlem

Op de laatste editie van de reeks KIA-bijeenkomsten Duurzaam Informatiebeheer kwamen ruim 70 informatie- en archiefprofessionals bijeen in het Noord-Hollandse provinciehuis. Na een welkomstwoord door gastheer Lieuwe Zoodsma, directeur van het Noord-Hollands Archief, begon een ochtend met presentaties, gesprek en discussie over duurzaam informatiebeheer. Lees hier het volledige verslag en bekijk de presentaties.

‘Om kennis te delen moet je kennissen zijn’ aldus Puck Huitsing, dagvoorzitter. In de keten moeten we het als archiefvormers en archiefinstellingen samen doen om tot goed informatiebeheer te komen. KIA is een hulpmiddel, het gaat erom dat we elkaar ontmoeten en met elkaar werken. Laten we elkaar helpen en die uitdagingen samen te lijf gaan. Aan de slag!

“Wat we worden weten we niet, wat we zijn weten we nu nog wel”. Met die woorden opent Bert de Vries, directeur van het Stadsarchief Amsterdam en voorzitter van KVAN/BRAIN zijn betoog over de overgang naar digitaal archiefbeheer. “De medemens inspireert een mens het meest”, aldus Bert, “en bij archivarissen komt direct daarna hun vak!”. Archiefbeheer is informatiebeheer en eigenlijk gaat het nu om data. Het gaat volgens Bert om twee belangrijke zaken: authenticiteit (proces gebonden informatie beheren, weten of het bewerkt is of niet) en de duurzaamheid van die informatie. Eigenlijk weten we nog niet hoe we dat laatste moeten doen. Volgens Bert is het toverwoord “datakwaliteit”. Kun je data die je binnen krijgt authentiek en duurzaam bewaren? De vraag is wel of je daar nog een e-depot voor nodig hebt. We gaan naar een kortere overbrengingstermijn waarmee we dichter bij de bron komen. Moet je informatie dan nog wel overbrengen? En als je dat niet doet en de informatie in de systemen houdt, hoe hou je dan de regie, wie doet dat en wat is de relatie met toezicht? Dat heeft ook gevolgen voor de nieuwe Archiefwet. KVAN/BRAIN gaat sessies organiseren rond die nieuwe wet en hij roept iedereen op daar heen te komen. “En denk vooral na over je vak, wie zijn we, waar gaan we naar toe en wat is onze rol?

André Plat geeft namens VNG Realisatie een presentatie over het beleid en de kennisproducten van de VNG. Als Als start laat André een filmpje zien over Common Ground. Binnen die beweging gaat het om een kanteling van procesinrichting per silo (dienst) naar lagen per functie. Gegevens worden éénmaal opgeslagen en daarna hergebruikt door alle mogelijke overheidsinstanties. Dat geeft uniformiteit, betere beveiliging en vooral gemak voor burgers die nog maar eenmaal gegevens hoeven aan te leveren en daar ook zelf meer grip op hebben. “Een bestuurbaar, betaalbaar en beheersbaar systeem”. De VNG is betrokken bij de herziening van de Archiefwet en de WOO en geeft daar steun aan vanuit de wens om als hoeder op te kunnen treden van het grondrecht op informatie. Dat wordt de opgave van deze tijd. “Dit is je kans”, aldus André, “je kunt relevant worden door informatie naar buiten te brengen. We maken nu wel dossiers en dat is belangrijk, maar ze worden zelden gebruikt. Wordt relevant door aanjager te zijn voor de WOO met de daar genoemde categorieën van informatie/dossiers, dus pak de kansen die deze wet je biedt!”. Hetzelfde geldt voor de Nationale Data agenda, ook dit is weer zo’n kans aldus André, “want wij zijn van de toegankelijkheid, de begrijpelijkheid en het preserveren. Daarnaast geeft André een overzicht van de werkzaamheden en kennisproducten van de Adviescommissie Archieven. Ten slotte doet André een oproep: “Publiceer a.u.b. uw succesverhalen op het kennisplatform Informatiehuishouding. Er is kennis, wij zijn kennissen, waar wij elkaar vinden opdat we elkaars verhalen leren kennen en elkaar inspireren en feedback geven. Het zou mooi zijn als voorlopers meer naar buiten treden met wat ze hebben geleerd, dat helpt anderen”.

Het volgende programma onderdeel zijn twee presentaties over de hotspot monitor. De Amsterdamse hotspotmonitor wordt gepresenteerd door Mirjam Schaap van het Stadsarchief Amsterdam. Kernpunt in Amsterdam was het integraal waarderen en selecteren van overheids- en particulier archief. “We hebben een eigen trendanalyse laten opstellen waar we sinds 2014 mee werken. Wij maken dus een sterk onderscheid tussen trends en hotspots. De stijging van de huizenprijzen is bijvoorbeeld (helaas) een trend en geen hotspot”, aldus Mirjam.
De keuze van de hotspots is een proces van zoeken naar consensus, je kunt dit niet SMART bepalen. De geselecteerde hotspots zijn: ziekte en overlijden van burgemeester Van der Laan, hartfalen van Ajax voetballer Abdelhak Nouri en de restyling van de Sinterklaasintocht. Rond burgemeester Van der Laan is direct na zijn overlijden begonnen met het lokaliseren en bijeen brengen van mogelijk interessant materiaal. Zo werden er brieven en kaarten verzameld, on- en offline condoleanceregisters, uitingen op social media (30.000 tweets) tot en met de discussie over het monument. “We hebben alles gedaan in overleg met de familie”, aldus Mirjam, “we willen hier iets goeds van maken, iets dat leeft, het moet niet in het depot (of e-depot) verdwijnen”. Stinie Francke, Noord-Hollands Archief, geeft vervolgens een presentatie over de hotspotmonitor in de praktijk van Noord-Holland. Anders dan Amsterdam heeft het Noord-Hollands Archief te maken met 11 gemeenten plus een aantal gemeenschappelijke regelingen. Dus de vraag was, hoe gaat we dat aanpakken? Provinciale en regionale hotspots zijn beide mogelijk, het kan ook van één gemeente of gemeenschappelijke regeling zijn. Het Noord-Hollands Archief heeft de regie, maar gemeenten stellen zelf de hotspots vast en hebben daar dan weer zelf de regie over. De start was een themabijeenkomst met alle zorgdragers en men was blij met de trekkersrol van het Noord-Hollands Archief. In Noord-Holland wordt een aanvullend criterium gebruikt namelijk dat het om een eenmalige gebeurtenis moet gaan die afgebakend kan worden in de tijd zodat men niet eindeloos blijft verzamelen.
In het gesprek met de zaal komt naar voren dat er behoefte is aan meer kennisdeling rondom dit onderwerp. Mirjam vertelt dat er vanuit het archief lab hotspots nog een bijeenkomst volgt over de manier waarop we nu bezig zijn. Dat kan wellicht leiden tot meer samenwerking. Maar laten we vooral onze ervaringen en hotspots met elkaar delen op KIA. Daarnaast start vanaf maart een rubriek in het Archievenblad genaamd De Hotspot.

In hun presentatie over algoritmes, accountability en duurzame toegankelijkheid gaan Joep van der Spoel (G4-trainee informatiemanagement) en Rens Ouwerkerk (adviseur informatiebeheer, gemeente Amsterdam) in op het fenomeen algoritmes. Met technieken op basis van algoritmes kunnen patronen herkend worden in grote hoeveelheden data en op die manier automatisch beslissingen nemen. De techniek kan veranderlijk zijn: nieuwe inputdata levert een nieuw afwegingsschema op. Hoe dit afwegingsschema precies tot stand komt, is niet altijd inzichtelijk. Dit roept vragen op met betrekking tot het beheer van informatie en de verantwoording over het resultaat en het daarop gebaseerde besluit. Aan de hand van drie stellingen ontstaat er een discussie over het archiveren van algoritmes. Kun je algoritmes zelf wel duurzaam bewaren, of wil je het gebruik van de algoritmes archiveren? In dat kader is de zaal het er ook over eens dat de nieuwe Archiefwet ruimte moet bieden aan innoveren en experimenteren. Dus meer gericht op accountability en minder op spelregels voor het beheer van informatieobjecten zoals in dit geval algoritmes. André Plat vraagt vrijwilligers zich te melden om samen met Joep en Rens aan de slag te gaan met dit onderwerp. “Er moet discours ontstaan tussen onze archief- en informatiewereld en de wereld van de algoritmes. Ontwikkelaars van algoritmes zien ons niet vanzelf staan maar als we hen vragen stellen dan willen ze daar best mee aan de slag gaan”. Er melden zich vier mensen aan en zij gaan met Rens en Joep om tafel en zullen hun ervaringen op KIA delen in het kennisplatform Informatiehuishouding Overheden.

De laatste inhoudelijke presentatie van de dag is van Marit Vochteloo, ministerie van OCW over de nieuwe Archiefwet. De voornaamste thema’s voor de wetswijziging zijn: heldere spelregels bij archiefvorming, flexibilisering selectie, verkorting overbrengingstermijn (10 i.p.v. 20 jaar), openbaarheid en inzage van (jonger) archief, en het stelsel (o.a. rol toezicht en archivaris).
Waarom een nieuwe wet? We kijken vanuit OCW ook mee met het traject rond de WOO van het ministerie van Binnenlandse Zaken; het aangepaste wetsvoorstel is net gepubliceerd op de website van de Tweede Kamer. We proberen de beide wetten zoveel mogelijk op elkaar te laten aansluiten, bijvoorbeeld op het punt van terminologie en definities. We gaan in de Archiefwet dus dezelfde definitie gebruiken als in de aangepaste WOO: “Document = een door een overheidsorgaan opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan”. Niet iedereen in de zaal kan zich vinden in het centraal stellen van het begrip document in plaats van bijvoorbeeld data. Ook het begrip zorgdragerschap leidt tot discussie. In de nieuwe Archiefwet wordt hier ook naar gekeken en zal de verantwoordelijkheid moeten komen liggen waar de informatie belangrijk voor is of waar het onderdeel is van de bedrijfsvoering. Bert de Vries geeft aan dat BRAIN/KVAN naar een informatiewet toe wil omdat er nu te veel verschillende wetten en verschillende begrippen circuleren. Hij pleit ervoor om een informatiewet als toekomstperspectief op te nemen in de Memorie van Toelichting van de nieuwe Archiefwet. Wetgeving loopt tenslotte altijd achter de realiteit aan.

Puck Huitsing sluit de bijeenkomst af: Het was weer een boeiende bijeenkomst, voor elk wat wils en alles is terug te vinden op KIA. Blijf elkaar ontmoeten, ook in het echt op bijeenkomsten zoals deze. Rest mij de organisatoren te bedanken, het Noord-Hollands Archief, de gemeente Amsterdam, het Kennisteam van KIA en natuurlijk de sprekers voor hun bijdragen. En u allemaal voor uw participatie vandaag.