Zoals bekend wordt op dit moment op basis van de Archiefwet 2021 door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Nationaal Archief (NA) het Archiefbesluit en de Archiefregeling uitgewerkt. Hierbij wordt duidelijker wat de consequenties zijn van een aantal nieuwe concepten van de Archiefwet 2021.
Een van die nieuwe concepten is ‘ontheffing van overbrenging’, ook wel ‘bewaren bij de bron’ genoemd. Over de uitwerking hiervan zijn een aantal opmerkingen te maken die ik hieronder met jullie deel.
De concept Archiefwet 2021 bevat een nieuwe bepaling: Een verantwoordelijk overheidsorgaan kan ontheffing worden verleend van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen… Kern van ‘ontheffing van overbrenging’ is dat blijvend te bewaren informatie niet overgaat naar de hiertoe ingerichte archiefdienst, maar in de oorspronkelijke organisatie en ICT-omgeving duurzaam toegankelijk wordt gehouden.
Het concept ‘bewaren bij de bron’ is bedoeld voor gegevensverzamelingen die in de praktijk niet overgebracht worden vanwege het dynamische karakter. Dit kan aan de orde zijn bij organisaties die de wettelijke basisregistraties beheren, grootschalig en meerjarig onderzoeksgegevens verzamelen of bij of krachtens de wet de opdracht hebben om hun databestanden duurzaam te beheren en te ontsluiten.
Het moet gaan om blijvend te bewaren documenten die deel uitmaken van een omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling waarbij overbrenging ernstig afbreuk zou doen aan de integriteit van de gegevensverzameling dan wel de uitvoering van de wettelijke taak van het overheidsorgaan. Bovendien dient het overheidsorgaan de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben gebracht en adequate voorzieningen te hebben getroffen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten. Op dit moment wordt door een projectgroep onder leiding van het NA gewerkt aan een ontheffingsproces en eisen voor ‘bewaren bij de bron’. Een en ander moet zijn beslag krijgen in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.
In het verleden zijn diverse constructies bedacht om een formele draai te geven aan de praktijk dat informatie niet kon worden overgebracht, zoals overbrenging gecombineerd met permanente uitlening. ‘Ontheffing van overbrenging’ beoogd die ongewenste situatie terecht te beëindigen. Het alternatief zou zijn deze gegevensverzamelingen aan te wijzen als archiefbewaarplaats. Dit wordt voor het rijksniveau (en enkel het rijksniveau) als niet gewenst gezien, omdat op dat niveau het zorgdragerschap overgaat bij overbrenging (op decentraal niveau is dat het niet het geval). Hierdoor wordt een situatie die voor één bestuurslaag geldt geprojecteerd op andere bestuurslagen.
De uitwerking van het concept roept echter vooral vragen op in het kader van de in Artikel 1.3 van de Archiefwet benoemde Waarde van documenten. De huidige uitwerking van het concept zal de genoemde waarde van documenten namelijk niet versterken.
In tegenstelling tot wat verwacht zou worden, namelijk dat aan de ontheffing voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels (of: artikelen), is er voor gekozen om specifieke regels op te stellen voor ‘ontheffing van overbrenging’ die zo dicht mogelijk bij de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels blijven. In mijn woorden ontstaat daardoor een “Archiefwet binnen de Archiefwet”. OCW is tot deze constructie gekomen omdat regels voor openbaarheid, toegang en duurzame toegankelijkheid door OCW een-op-een gekoppeld worden aan ‘overbrenging’.
Door ‘ontheffing van overbrenging’ blijven andere wetten gelden voor deze documenten zoals de Wet openbaarheid bestuur (c.q Wet open overheid).
Het moge duidelijk zijn dat de Wet openbaarheid bestuur (Wob) een heel ander openbaarheidskarakter heeft dan de Archiefwet. Om te beginnen is de Wob een informatiewet en de Archiefwet een documentenwet. De burger stelt bij een Wob-verzoek een informatievraag terwijl bij een archiefdienst specifieke documenten opgevraagd worden. Bij een Wob-verzoek moet de aanvrager maar afwachten welk antwoord er komt, bij een archiefdienst is dat vooraf bekend. Daarbij komen nog de bekende gelakte passages als reactie op een Wob-verzoek. Kortom: een verschuiving van gegevensverzamelingen van Archiefwet naar Wet openbaarheid bestuur is een achteruitgang in de openbaarheid van die informatie.
Het uitgangspunt zou moeten zijn dat aan de ontheffing voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels. De burger/onderzoeker moet daarbij kunnen rekenen op dezelfde openbaarheid, tarieven, enz. als wanneer de bescheiden wél zouden zijn overgebracht. Het is nog niet helder waarom regels voor openbaarheid, toegang en duurzame toegankelijkheid door OCW een-op-een gekoppeld worden aan ‘overbrenging’. Waarom kunnen aan de ontheffing geen voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels?
Vragen voor juristen, maar ook vragen voor archivarissen! Het is immers niet alleen onze taak om de Archiefwet uit te voeren, maar ook om deze vorm te geven. Het was de beroepsvereniging KVAN die er bij de vorige Archiefwet 1968 voor heeft gezorgd dat het toezicht op nog over te brengen archief werd opgenomen. Nu een vanzelfsprekend onderdeel van ons werk, maar in het verleden niet vanzelfsprekend. Dus: archivarissen aller provinciën verenigt u!
Samenvatting: Afgelopen maanden hebben we binnen de gemeente Utrecht gewerkt aan een gemeentebreed metadatamodel. In dit model is vastgelegd welke metagegevens er minimaal moeten worden vastgelegd in applicaties en het bevat een stappenplan hoe je het in de praktijk toepast.
Samenvatting: Het Waterlands Archief zoekt een Projectleider digitale informatievoorziening. Als projectleider ben je primair verantwoordelijk voor de realisatie van projectresultaten en voor aansturing van een of meerdere projecten op het gebied van digitale archivering.
Het Waterlands Archief zoekt een Inspecteur informatievoorziening. Als Inspecteur ben je samen met Mig...
Reacties
Ik denk dat Roland hier (terecht?) een catch-22 probleem beschrijft.
uitgangspunt zou moeten zijn dat informatie openbaar wordt zoals bedoeld in de Archiefwet. Ook als deze informatie bij de bron bewaard blijft. Een inspanningsverplichting?
Je hebt gelijk als je stelt dat er verschillende openbaarheidskarakters aan Wob en Aw ten grondslag liggen. Echter, je vrij stellige uitwerking wordt niet ondersteund door een - zeer lezenswaardig - artikel van Mr. H.S. ten Cate in Gemeentestem 2019/134. Hij komt tot de meer genuanceerde conclusie (voor Rijksniveau):
"In de praktijk lijken de diverse grotere en kleinere verschillen tussen de regimes echter te cumuleren en goeddeels samen te komen bij het overbrengingsproces. Het schetst dan ook geen verbazing dat de meeste gesignaleerde praktische knelpunten – die als conflicten kunnen worden aangemerkt – hiermee op enigerlei wijze verband houden. Het gevolg van overbrenging kan bijvoorbeeld zijn dat informatie die voor overbrenging deels gelakt openbaar kon worden via de Wob na de overbrenging op documentniveau (inventarisnummer) integraal wordt ‘gesloten’ op grond van de Archiefwet. Dus hoewel het de wens van de wetgever was dat overbrenging naar de archieven zou leiden tot meer openbaarheid kan juist die overbrenging er de facto toe leiden dat sommige informatie – voor bepaalde tijd – niet kan worden ingezien. Dit resultaat zou mogelijk dus ook in strijd zijn met de uitdrukkelijke wens van de wetgever. Hierbij moet de kanttekening worden geplaatst dat dit conflict zich eerder voor lijkt te doen op rijksniveau dan op decentraal niveau."
Voor de liefhebber, het artikel is te vinden op: https://www.informatiehuishouding.nl/binaries/informatiehuishouding/documenten/publicaties/2019/12/19/verhouding-tussen-de-archiefwet-en-de-wob/Artikel+Wob+Aw+en+Woo+in+De+Gemeentestem.pdf
In een digitale wereld maakt het (in toenemende mate) geen klap meer uit waar gegevens zijn opgeslagen, zo lang je ze maar via API's kunt aanroepen.
Is het denken over "bewaren bij de bron" niet ook het logische gevolg van vasthouden aan een gedigitaliseerde versie van papieren archiefoverbrenging? Het denken in documenten en dossiers in plaats van denken in data? Archivering benaderen vanuit compliancy in plaats vanuit toegevoegde waarde? En elk vraagstuk framen naar de oplossing die a priori is bedacht (e-depot) in plaats van analyseren wat er functioneel nodig is om (her)gebruikers van data te faciliteren?
Zou het niet mooi zijn als archiefinstellingen het component "dataopslag" aan overheden als infra-component konden aanbieden? Zodat direct vanaf het ontstaan alle data in een duurzame omgeving staat? Op een manier dat zowel de overheden die gegevens kunnen aanroepen voor gebruik binnen hun processen en systemen als dat archieven het beheer kunnen uitvoeren en de openbaarmaking regelen? Dus eigenlijk ook bewaren bij de bron, maar dan die brongegevens dus technisch gezien opslaan op de infra van de archiefdienst. De bronhouder kan er dan een mooi frontje op bouwen met wat functionaliteit om die gegevens te tonen en gebruiken, de archiefdienst kan er een mooi frontje op bouwen met preserveringsfunctionaliteit en daarnaast de (geanonimiseerde) gegevens tonen in een mooi webportaaltje zodat de gegevens ook direct vanaf ontstaan openbaar zijn.
Op die manier kunnen we informatie beter en sneller openbaar maken, is er veel minder risico op informatieverlies en incomplete archieven en kan distributie en hergebruik van gegevens vanuit een centrale datavoorziening eenvoudiger worden bediend. Of je nu burger bent, gemeenteambtenaar of archivaris: ieder vanuit zijn eigen rol beschikt altijd over de live-data vanuit authentieke bron. Kortom: iedereen wordt er beter van.
Een vinger op een zere plek en zeker aanleiding om een bijdrage aan de uitwerking van deze bepaling te leveren vanuit provinciaal en lokaal perspectief. Zo ie zo, ontstaan feitelijk ''archiefbewaarplaatsen'' op landelijk, provinciaal en lokaal niveau. Door op rijksniveau een knelpunt te mitigeren met als gevolg dat in de praktijk wettelijke belangentegenstelling ontstaat, is geen verbetering.
Het is nuttig om de formeel/juridische en de beheersmatige gevolgen daarvan ten eerste te onderscheiden en ten tweede te voorkomen dat de openheid van de Archiefwet niet wordt opgeofferd aan het ''erfgoedperspectief''.
Catch-22 vergt harmonisatie van 'regels' en niet het 'vluchten' in één juridische richting en denken dat we daar de oplossing vinden. Digitalisering vereist m.i. nieuwe regels, die 'passen' op het vraagstuk. Vrij experimenteren vanuit de maatschappelijk opgave (meer 'out-of-the-box') en aanbevelingen op de regelgeving geven vanuit de praktijkopgaven.