Bewaren bij de bron: oplossing of misser?

Een van die nieuwe concepten is ‘ontheffing van overbrenging’, ook wel ‘bewaren bij de bron’ genoemd. Over de uitwerking hiervan zijn een aantal opmerkingen te maken die ik hieronder met jullie deel.

De concept Archiefwet 2021 bevat een nieuwe bepaling: Een verantwoordelijk overheidsorgaan kan ontheffing worden verleend van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen… Kern van ‘ontheffing van overbrenging’ is dat blijvend te bewaren informatie niet overgaat naar de hiertoe ingerichte archiefdienst, maar in de oorspronkelijke organisatie en ICT-omgeving duurzaam toegankelijk wordt gehouden.

Het concept ‘bewaren bij de bron’ is bedoeld voor gegevensverzamelingen die in de praktijk niet overgebracht worden vanwege het dynamische karakter. Dit kan aan de orde zijn bij organisaties die de wettelijke basisregistraties beheren, grootschalig en meerjarig onderzoeksgegevens verzamelen of bij of krachtens de wet de opdracht hebben om hun databestanden duurzaam te beheren en te ontsluiten.

Het moet gaan om blijvend te bewaren documenten die deel uitmaken van een omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling waarbij overbrenging ernstig afbreuk zou doen aan de integriteit van de gegevensverzameling dan wel de uitvoering van de wettelijke taak van het overheidsorgaan. Bovendien dient het overheidsorgaan de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te hebben gebracht en adequate voorzieningen te hebben getroffen voor de blijvende bewaring en beschikbaarstelling van de documenten. Op dit moment wordt door een projectgroep onder leiding van het NA gewerkt aan een ontheffingsproces en eisen voor ‘bewaren bij de bron’. Een en ander moet zijn beslag krijgen in het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

In het verleden zijn diverse constructies bedacht om een formele draai te geven aan de praktijk dat informatie niet kon worden overgebracht, zoals overbrenging gecombineerd met permanente uitlening. ‘Ontheffing van overbrenging’ beoogd die ongewenste situatie terecht te beëindigen. Het alternatief zou zijn deze gegevensverzamelingen aan te wijzen als archiefbewaarplaats. Dit wordt voor het rijksniveau (en enkel het rijksniveau) als niet gewenst gezien, omdat op dat niveau het zorgdragerschap overgaat bij overbrenging (op decentraal niveau is dat het niet het geval). Hierdoor wordt een situatie die voor één bestuurslaag geldt geprojecteerd op andere bestuurslagen.

De uitwerking van het concept roept echter vooral vragen op in het kader van de in Artikel 1.3 van de Archiefwet benoemde Waarde van documenten. De huidige uitwerking van het concept zal de genoemde waarde van documenten namelijk niet versterken.

In tegenstelling tot wat verwacht zou worden, namelijk dat aan de ontheffing voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels (of: artikelen), is er voor gekozen om specifieke regels op te stellen voor ‘ontheffing van overbrenging’ die zo dicht mogelijk bij de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels blijven. In mijn woorden ontstaat daardoor een “Archiefwet binnen de Archiefwet”. OCW is tot deze constructie gekomen omdat regels voor openbaarheid, toegang en duurzame toegankelijkheid door OCW een-op-een gekoppeld worden aan ‘overbrenging’.

Door ‘ontheffing van overbrenging’ blijven andere wetten gelden voor deze documenten zoals de Wet openbaarheid bestuur (c.q Wet open overheid).
Het moge duidelijk zijn dat de Wet openbaarheid bestuur (Wob) een heel ander openbaarheidskarakter heeft dan de Archiefwet. Om te beginnen is de Wob een informatiewet en de Archiefwet een documentenwet. De burger stelt bij een Wob-verzoek een informatievraag terwijl bij een archiefdienst specifieke documenten opgevraagd worden. Bij een Wob-verzoek moet de aanvrager maar afwachten welk antwoord er komt, bij een archiefdienst is dat vooraf bekend. Daarbij komen nog de bekende gelakte passages als reactie op een Wob-verzoek. Kortom: een verschuiving van gegevensverzamelingen van Archiefwet naar Wet openbaarheid bestuur is een achteruitgang in de openbaarheid van die informatie.

Het uitgangspunt zou moeten zijn dat aan de ontheffing voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels. De burger/onderzoeker moet daarbij kunnen rekenen op dezelfde openbaarheid, tarieven, enz. als wanneer de bescheiden wél zouden zijn overgebracht. Het is nog niet helder waarom regels voor openbaarheid, toegang en duurzame toegankelijkheid door OCW een-op-een gekoppeld worden aan ‘overbrenging’. Waarom kunnen aan de ontheffing geen voorwaarden worden gesteld door het toepassen van de bij of krachtens de Archiefwet gestelde regels?

Vragen voor juristen, maar ook vragen voor archivarissen! Het is immers niet alleen onze taak om de Archiefwet uit te voeren, maar ook om deze vorm te geven. Het was de beroepsvereniging KVAN die er bij de vorige Archiefwet 1968 voor heeft gezorgd dat het toezicht op nog over te brengen archief werd opgenomen. Nu een vanzelfsprekend onderdeel van ons werk, maar in het verleden niet vanzelfsprekend. Dus: archivarissen aller provinciën verenigt u!