Oproep archivarissen tegen de nieuwe Archiefwet

De nieuwe archiefwet beoogt door onder andere een verkorting van de overbrengingstermijn de openbaarheid te bevorderen. Kijken we nu naar de archiefwet 2021 dan zien een aantal archivarissen eerder een afname dan een toename van de openbaarheid. De geheimhouding neemt volgens hen eerder toe dan af door de nieuwe ontheffing van overbrenging. Dat is reden waarom archivarissen een brief hebben gestuurd aan de Tweede Kamer.

Betreft: afname openbaarheid nieuwe archiefwet (dossiernummer 35968)

Geachte leden van de Tweede Kamer der Staten-Generaal,

Met het voorstel voor een nieuwe archiefwet is gevolg gegeven aan de wens van de Tweede Kamer (neergelegd in de zogenaamde motie-Segers) om meer openbaarheid van overheidsdocumenten. In de wetstekst zit echter een aantal elementen die leiden tot meer geheimhouding dan onder de Archiefwet 1995 (en daarmee haaks staan op het gestelde in de motie-Segers). Deze elementen willen wij onder uw aandacht brengen. Het betreft specifiek artikel 5.6.

Zowel in de huidige wet als in het voorstel is de openbaarheid van overheidsdocumenten gekoppeld aan de verplichte overbrenging van ‘de administratie’ naar de archiefdienst. Het wetsvoorstel biedt echter de mogelijkheid van een ontheffing voor onbepaalde tijd van de overbrengingsverplichting. Een ontheffing die zou kunnen gelden voor met name digitale archiefbescheiden die berusten in adequaat ingerichte e-depots bij ‘de administratie’ (denk aan de Basisregistraties of bijvoorbeeld het Centraal Digitaal Depot van het ministerie van Justitie en Veiligheid). Indien er een ontheffing van de overbrengingsverplichting wordt verleend dan zullen de betreffende documenten – dit in tegenstelling tot de ook in de archiefwet opgenomen mogelijkheid om de overbrenging voor een bepaalde termijn op te schorten – nooit en te nimmer worden overgebracht naar een archiefdienst en zullen zij nooit en te nimmer onder het openbaarheidsregime van de archiefwet komen te vallen.[i] Het openbaarheidsregime van de Wet open overheid (WOO) blijft alsdan tot in lengte der jaren actief. Temeer omdat het openbaarheidsregime van de WOO minder ver gaat dan dat van de archiefwet betekent dit dat door de ontheffing van de overbrengingsverplichting met de nieuwe archiefwet feitelijk meer geheim kan blijven dan onder de Archiefwet 1995. Bij de WOO gaat het immers slechts om beperkte informatie terwijl het bij de archiefwet gaat om alle documenten die op termijn openbaar worden. De WOO regelt weliswaar dat overheidsorganen enkele categorieën informatie uit eigen beweging openbaar maken, dan wel dat zij een verzoek om informatie en/of documenten met in achtneming van een aantal beperkingen zullen honoreren, maar de Archiefwet gaat daarin veel verder. Onder dat regime kunnen immers in beginsel alle documenten kosteloos worden geraadpleegd.

Naast het bovenstaande willen wij u het volgende aandachtspunt niet onthouden. Wil de archiefwet goed worden geïmplementeerd dan is het zaak die implementatie zo veel als mogelijk gelijk te laten lopen met die van de WOO. Het gaat immers in beide gevallen om dezelfde objecten: (gegevens in) documenten van overheidsorganen. Wij stellen daarbij vast dat de bestelverantwoordelijke voor de WOO de minister van BZK is en die voor de archiefwet de minister van OCW. Daarnaast wijzen wij op het eindverslag van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) en het daarin genoemde belang van de archieffunctie én de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Daarom is het voor ons onbegrijpelijk dat de archiefwet niet mede wordt ondertekend door BZK zoals ook is geadviseerd door de Raad van State.

Gezien het voorgaande roepen wij u op de regelgeving in de huidige concept-archiefwet die leidt tot meer geheimhouding géén doorgang te laten vinden. Aanpassing van de conceptwet, of het ontwerpen van een geheel nieuwe wetstekst, is noodzakelijk in het belang van zowel de recht- en bewijszoekende burger als van een transparante overheid die zichzelf wil en moet kunnen verantwoorden.

Hoogachtend,

Charles Jeurgens, hoogleraar Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam

Theo Thomassen, emeritus hoogleraar Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam

Eric Ketelaar, emeritus hoogleraar Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam

Annet Dekker, assistent Professor Archival and Information Studies, Universiteit van Amsterdam

Jaap Kamps, associate professor of Information Retrieval, Universiteit van Amsterdam

Peter Horsman, oud-docent archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam

Hans Waalwijk, docent en onderzoeker archivistiek, Hogeschool van Amsterdam

Geert-Jan van Bussel, oud-lector Digital Archiving & Compliance, Hogeschool van Amsterdam

Maaike Lulofs, docent en onderzoeker archivistiek, Hogeschool van Amsterdam

Marieke de Haan, coördinator archivistiek, Hogeschool van Amsterdam

Thijs Hessling, docent en onderzoeker archivistiek, Hogeschool van Amsterdam

Wouter van Dijk, senior Collectiebeheerder, RHC Vecht en Venen

Roland Bisscheroux, directeur-archivaris, Waterlands Archief

Roosmarijn Ubink, directeur-archivaris, RHC Vecht en Venen

Gerrit Kouwenhoven, streekarchivaris Epe, Hattem en Heerde

Yvonne Welings, gemeentearchivaris Tilburg, ABG- en GHO-gemeenten

Mathijs Timmermans, gemeentearchivaris, Dongen, Drimmelen, Geertruidenberg, Loon op Zand en Oosterhout

Annemieke de Boer, archivaris Waterschap Amstel, Gooi en Vecht

Minny Scheele, archiefinspecteur, RHC Vecht en Venen

Marianne Kruijswijk, adviseur informatiebeleid, Gemeente Stadskanaal

Rob Kramer, oud-hoofdinspecteur Erfgoedinspectie

Erika Hokke, directeur-archivaris, Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Anette de Lange, gemeentearchivaris, Gemert-Bakel

Martin Jochems, gemeentearchivaris, Apeldoorn

Dirk Dekema, directeur, West-Fries Archief

Harm Jan Luth-Mulders, stadsarchivaris van Vlaardingen en Maasssluis

Fred van Kan, algemeen directeur, Gelders Archief

Kaj van Vliet, rijksarchivaris en gemeentearchivaris, Het Utrechts Archief

Peer Boselie, Gemeentearchivaris Sittard-Geleen, Beek en Stein..

Jantje Steenhuis, stadsarchivaris, Gemeente Rotterdam, Stadsarchief

Gert Koese, waterschapsarchivaris, Hoogheemraadschap van Rijnland

Ariela Netiv, directeur, Erfgoed Leiden en Omstreken

[i] De Memorie van Toelichting stelt dat over de openbaarheid van archiefbescheiden waarvoor de ontheffing van overbrenging geldt bij AMvB nadere regels gesteld kunnen worden, maar deze delegatie biedt onvoldoende waarborg gelet op het belang van openbaarheid van overheidsdocumenten voor een transparante overheid en een betrokken burger.