Bezint, eer ge begint!

We schrijven nogal wat af. We stellen stukken op. De een schrijft meer prozaïsch, de ander ‘to-the-point’. Recent is er veel aandacht voor ‘helder en duidelijk’ schrijven, schrijven op B1 niveau zodat eenieder de informatie tot zich kan nemen. Wacht eens, eenieder? Hoe zit het met ontoegankelijke pdf’s, visuele digitale uitwerkingen (want een foto zegt toch meer dan duizend woorden?) en goedbedoelde scans?

En zo kwam ik tot het schrijven van dit blog, dat oorspronkelijk zou gaan over het spanningsveld tussen digitale toegankelijkheid en informatiebeheer. Want hoe kun je aan de ene kant zorgen voor duurzaam digitaal archiefbeheer en aan de andere kant toch toegankelijkheid waarborgen? Ik ging enthousiast aan de slag en kwam tot een mooie visuele uitwerking, je weet wel zo een met van die leuke wolkjes, kleurtjes en pijlen, zodat je in één oogopslag kan zien hoe je aan de slag kan met toegankelijkheid en archiveren.

In een gesprek met de adviseur communicatie, kenner op het gebied van toegankelijkheid en pdf’s, kwamen we tot het idee dit procesmatig uit te werken. By design toegankelijk schrijven zou je het ook kunnen noemen.

Vervolgens besefte ik dat het wel heel goed zou zijn dat waar je over schrijft, je dat ook toepast. Ik nam contact op met onze coördinator lokale inclusie agenda (LIA). Hij raakte meteen enthousiast en bood aan het blog na afronding te laten toetsen door één van onze ervaringsdeskundigen van de werkgroep integrale toegankelijkheid[1].

Bij het uitwerken van een schema in PowerPoint vroeg ik me meer en meer af of ik goed bezig was. Microsoft 365 geeft namelijk bij het invoegen van een plaatje of vorm de mogelijkheid uitleg toe te voegen (via het paneel Alt – tekst kun je de afbeelding tekstueel beschrijven of aanvinken ter decoratie). Ik kreeg twijfels of ik wel in PowerPoint moest werken, en of een visuele uitwerking wel door de toets kwam van de ervaringsdeskundige.

Uiteindelijk bleek deze zoektocht om het meteen goed te doen leerzamer dan ik had gedacht. Wist je bijvoorbeeld dat als je van een Word-bestand een pdf maakt dat bij publicatie niet de bestandsnaam getoond wordt maar de informatie die in het veld Titel staat? Laat PowerPoint daar nou netjes iedere keer PowerPoint presentatie invullen. Vervolgens heb je dan bij al je publicaties geen bestandsnaam staan maar doodleuk: Powerpoint presentatie.

Ga ook eens na in je organisatie hoe de scanners op de afdelingen staan ingesteld: automatisch op ge-ocrde pdf of wordt het toch een plaatje? Open eens een willekeurige pdf en controleer de voorleesbaarheid. En werkt iedereen met sjablonen met vaste koppen?

Zo maar een greep uit de punten die naar boven kwamen bij het eenvoudigweg schrijven van een blog.

Hoe moet het dan? Bewustwording is dan het toverwoord. En ook een bewustwordingsproces over toegankelijkheid doe je stap voor stap. Het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid geeft regels hoe je als overheid kunt voldoen aan toegankelijkheid. Je begint en zo ga je steeds een stapje verder: van toegankelijk naar toegankelijker. Bedenk bij creatie bijvoorbeeld al waar de informatie gepubliceerd moet worden. Moet het altijd per sé een pdf worden of kan het ook in een meer toegankelijk formaat? Het achteraf toegankelijk maken van pdf’s kost namelijk klauwen met geld als je het uitbesteed of uren bewerking als je collega het handmatig moet omzetten.

Mijn advies: start met kleine tips en trucs voor verbetering en creëer bewustwording. Zorg dat de informatie eenvoudig toepasbaar is en stel mogelijk standaarden in. Zo wordt overheidsinformatie inderdaad uiteindelijk voor eenieder toegankelijk.

En het schema in PowerPoint? Daar is nog aardig wat werk aan de winkel (zowel inhoudelijk als qua toegankelijkheid) en bij deze blog puur ter illustratie toegevoegd. Twee ervaringsdeskundigen hebben zowel de tekst als de PowerPoint presentatie onder de loep genomen. Waarbij de tekst van het blog voor het grootste gedeelte door de toets kwam, bleken de instellingen die ik had toegepast bij de PowerPoint van weinig toegevoegde waarde: ‘De PowerPoint is met mijn screenreader absoluut niet “te lezen”. De standaard blokjes zijn voorzien van witte letters op een licht gekleurde achtergrond. Gevolg: visueel slecht leesbaar.

‘Bezint, eer ge begint!’. We zien op dit moment slechts het topje van de ijsberg. We gaan binnen de organisatie verdere stappen zetten op het gebied van bewustwording voor toegankelijkheid in gezamenlijkheid met verschillende disciplines. Daarbij helpen de waardevolle opmerkingen van de ervaringsdeskundigen.

Vraag ik me nog als laatste af:[2]

Voetnoten:

[1] Binnen de gemeente Sittard-Geleen hebben we een Werkgroep Integrale Toegankelijkheid, welke bestaat uit ervaringsdeskundigen met een beperking. Deze werkgroep adviseert de gemeente op het gebied van toegankelijkheid en inclusie.

[2] Zijn voetnoten trouwens wel toegankelijk?