Kitty heeft het druk...

Tja,dat hadden jullie al gemerkt, want ik heb al een tijdje niet meer gepost.We zijn dus met het grote opruim- en digitaliseringstraject nu fase 2 van fase 2 ingegaan.De verhuistermijn is goddank opgeschoven naar 4 februari, dus de organisatie heeft nu ietsje meer tijd.In ons team zijn ook de nodige veranderingen gekomen: we bestonden uit twee sub-teams, het schoningsteam die met de bezem door de afdelingen heen gingen en het digitaliseringsteam waar ik in zat die de boel erin moest zetten. Dat waren in totaal 5 man.De teams zijn samengevoegd tot een team van 3 vrouw, de heren hebben ons verlaten op weg naar andere klussen, leuker of gewoon dichter bij huis.Het nieuwe team bestaat dus uit 3 dames, waarvan ik de coördinator ben. Vandaar dat ik het zo druk heb! Ons doel is vooral om bij de medewerkers van de organisatie tussen de oren tekrijgen dat ze straks echt met zo minimaal mogelijk papier gaan verhuizen naar het nieuwe kantoor. En verder helpen we hun natuurlijk om de papier- en informatiestromen in goed banen te leiden.Het is vooral heel veel dingen goed in kaart brengen, mensen motiveren en activeren. Het was fijn geweest als de organisatie eerst het PEP-flex gedoe (Ik neem aan dat dat staat voor Persoonlijke Efficiency Planning) had geïntroduceerd en dat wij erachter aan kwamen! Nu doen we voor een groot deel dat stuk bewustwoording bij de mensen: hoe werk ik, waarom werk ik zo en kan het anders, efficienter en met minder (veel minder) papier op de werkvloer.Mnesen leren hoe ze dozen moeten vouwen en wat op de etiketten moet op de dozen is een koud kunstje, ze zo te motiveren dat ze het daadwerkelijk doen, dat is de uitdaging!We zijn dus heel veel aan het "jagen", mensen opzoeken, gesprekken voeren en dan doorpakken, weer langslopen en kijke waar het spaak loopt.Verder mag ik me als coördinator druk maken over de knelpunten die we signaleren: no way is deze organisatie er 4 februari klaar voor om 100% digitaal te gaan, zo als het MT wel zou willen.We zijn dus ook de kritieke punten in kaart aan het brengen, vooral ook de onmogelijkheiden om bepaalde archieven nu te digitaliseren (onvoldoende menskracht, scancapaciteit, kleurenscans kosten te veel tijd met dit systeem, ongewoone formaten kunnen niet) en wat dat betekent voor de bedrijfsvoering.Waanzinnig interessant, complex en erg hektisch.En vergeet niet de nodige politieke gevoeligheid, lange tenen en verborgen agendas.Het blijkt (omdat de eigenlijke projectleider meer op zijn bordje heeft dan alleen dit deel en veel delegeert aan ons) een uitstekende oefening in projectmanagement.Ik ben weliswaar niet verantwoordelijk voor het behalen van de doelen en de financiën, maar de planning, de uren, de signalering en het schrijven van beslisdocumenten valt mij ten deel.We brengen alles in kaart, straks gaat een groot deel naar het centraal archief, er moet een goede inventaris worden gemaakt, op basis waarvan straks de plaatsing kan worden bepaald:Kortom, het zijn spannende tijden.Voor de mensen die op een vaste plek zitten klinkt dit misschien allemaal heel raar, maar voor ons zijn dit soort dingen toch dagelijkse kost.Ik vermaak me wel, maar vergeef me als ik af en toe even niets van me laat horen: werk in uitvoering!!!