peiling uitleen archiefstukken aan gemeentelijke organisatie(s)

Reacties

• • Yvonne Welings
  • 1256059560

  @Jacques, Je stelling dat overgedragen archieven aan een gemeentearchivaris per definitie cultureel erfgoed zijn en daarom geen administratief belang meer hebben is m.i. niet juist. Archieven worden in principe openbaar na overbrenging, dat is de grondgedachte van de Archiefwet. De verkorting van de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar en het wegwerken van achterstanden in de overbrenging heeft tot gevolg dat de vele ambtelijke gebruikers een beroep doen op de informatie uit de archieven. Dat is een zeer belangrijke klantengroep. Uitlenen van dossiers kan en mag op grond van bestaande wet- en regelgeving, maar kan in strijd zijn met het belang tot het materiële behoud van de dossiers. Een praktische oplossing is het scannen van de documenten op demand voor de ambtelijke gebruiker op een aanvaardbaar bestandsformaat tegen een redelijke onkostenvergoeding.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1256103840

  Volgens mij valt het nogal mee met de belangstelling van het publiek voor die overgedragen overheidsarchieven. Aan de vraag vanuit de administratie kan daarom eenvoudig voldaan worden, zonder de dienstverlening aan de bezoeker geweld aan te doen. Geen problemen zien die er niet zijn en áls het een keer voorkomt, dan zoek je een pragmatische oplossing in plaats van het opstellen van protocollen. De optie die Yvonne noemt is overigens inderdaad het overwegen waard aangezien het uitlenen van dossiers aan ambtenaren altijd risico´s met zich meebrengt..

  
• • Christian van der Ven
  • 1256232780

  Wij lenen aan gemeentes, waterschappen en de provincie 'hun eigen stukken' gewoon uit. Ditzelfde geldt voor de Kamers van Koophandel (niet eens 'deelnemers' aan de 'gemeenschappelijke regeling' van het BHIC). Dat leidt vrijwel nooit tot problemen. De archieven waarover het gaat zijn geen publiekstrekkers. Ik kan zo snel geen situaties bedenken waarin we bezoekers moesten teleurstellen. En zijn die er al, dan is er snel te scannen of zo. Dat laatste doen we omgekeerd ook wel eens: soms is een stuk/dossier scannen sneller gebeurd dan het uitlenen ervan. In de praktijk bepaalt de dienstdoende medewerker (meestal een medewerkster) aan de informatiebalie, vaak in overleg met de aanvrager, wat het beste of makkelijkste is. Tips zijn het zorgen voor vaste contactpersonen bij de lenende organisaties, voorlichting en instructies. Ambtenaren komen de stukken vaak zelf ophalen of er wordt gewerkt met een speciale bezorgdienst.