De trendanalyse: korte kennismaking (wordt vervolgd)

Net als mijn collega’s Pieter van Koetsveld en Charles Jeurgens zal ik de komende maanden proberen inzicht te geven in – en discussie uit te lokken over – de Nieuwe Selectie aanpak (NSA). Die aanpak is ontwikkeld door het NA en willen we delen met het veld. De NSA bestaat uit een aantal instrumenten. Daaronder een drietal analyses: systeem- trend- en risicoanalyse. Dit trio is bedoeld om (digitaal) archief vanuit verschillende gezichtspunten en belangen te kunnen waarderen. Pieter heeft de systeemanalyse onder de loep genomen. Mijn ‘specialiteit’ is de trendanalyse. Twee opmerkingen daarbij. 1. Ik ben niet van plan om alleen over de trendanalyse te bloggen. De NSA is een samenhangend geheel en focus op onderdelen maakt de samenhang niet zichtbaar. 2. Vanuit dat gezichtspunt wil ik de trendanalyse in een aantal bijdragen aan de orde stellen. Er is veel over te zeggen en het zou jammer zijn als dat te kort door de blogbocht zou gebeuren. Vragen die ik daarbij in het achterhoofd heb zijn: Wat is het en wat is het niet? Waar is het goed voor en wie heeft er wat aan? Hoe werkt het en wie doet wat? Als mijn lezers andere vragen hebben: reageer !Voor nu werp ik alvast een paar ballen in de lucht.De trendanalyse is een waarderingsinstrument voor het kunnen selecteren van archief. Op het verschil tussen waardering en selectie ga ik hier niet mijlenver in. Ik stip aan dat waarderen in informatieland allerlei doelen dient waarbij enigerlei keuze of prioriteitstelling nodig is. Toepassingsgebieden zijn bijvoorbeeld preservering, toegankelijk maken, openbaarmaking, enz. Daarbij is de inzet van waardering het beantwoorden van de vraag: ‘Wat vinden we belangrijk genoeg om ….’ Voor het toepassingsgebied selectie luidt de hamvraag: wat vinden we belangrijk genoeg om duurzaam te beheren? Dat laatste – beheren – leg ik breed uit: vindbaarheid, toegankelijkheid, betrouwbaarbeid, authenticiteit en openbaarheid zijn daarvan aspecten. Duurzaam wil voor mij zeggen: voor een zekere tijd. Dat hoeft niet altijd ‘de eeuwigheid’ te zijn.Net als de systeemanalyse is de trendanalyse bedoeld om te bepalen welke informatie voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Dus voor onbepaalde tijd duurzaam wordt beheerd. Ik kan dan nooit de opwelling weerstaan daar aan toe te voegen: dat is nogal wat. Het ‘archiefwezen’ beheert al zoveel archieven die praktisch nooit worden ingezien. Dat valt des te meer op nu we steeds beter in staat zijn onze collecties te ontsluiten en steeds bedrevener om die ook aan de man/vrouw te brengen. Volgende generaties worden ongevraagd opgescheept met een steeds toenemende beheerslast. Natuurlijk kunnen die deze van zich afschudden. Maar ook dat kost inspanning. Het afstoten van erfgoederen is een delicate zaak. Zo ook is herselectie in ons ‘bestel’ een delicaat onderwerp. Ik kom daar graag nog eens op terug. Het opnemen van nieuw materiaal in de Archiefcollectie NL moet met veel omzichtigheid geschieden. Juist in het digitale tijdperk. Ook daarover wil ik graag de discussie aangaan.De kiem voor de trendanalyse ligt in PIVOT. Het Project Invoering Verkorting OverbrengingsTermijn (1992-2001) van de voormalige Rijksarchiefdienst. Met PIVOT wilden we (ja, ik oude man was daar ook bij) klare wijn schenken. Selectie en waardering van overheidsarchief moest vanuit een consistent en helder doel worden vormgegeven. Dat was het mogelijk maken van een reconstructie van het overheidshandelen op hoofdlijnen. En dat moest gebeuren door het uitvoeren van een functionele analyse van het handelen van de overheid. Contextonderzoek dus. Zoals elke these zijn antithese oproept en in zich draagt was dat ook bij PIVOT het geval. Aanvullend op de functionele analyse (en met inbreng uit het historisch veld) werd de ‘historisch-maatschappelijke analyse’ ontwikkeld. Maar die bungelde er wel een beetje bij. In de NSA staan de systeemanalyse en de trendanalyse naast elkaar. De systeemanalyse in feite een gestroomlijnde toepassing van de functionele analyse van PIVOT. De trendanalyse is een uitgewerkte vorm van de oude historisch-maatschappelijke analyse. Beide benaderingen vullen elkaar aan. Daarover een volgende keer meer.