Stand van zaken archief KPI en waarstaatjegemeente.nl

  • okt 2014
  • Marius Jansen
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 1
  • 68
Marius Jansen
KIA Community

Wijziging van procedure van uploaden/aanleveren KPI gegevens.

Bij aanvang van het openstellen van de archief KPI op waarstaatjegemeenten.nl (wsjg.nl) kon men na het aanvragen van een inlogcode het KPI excelbestand direct uploaden en verzorgde KING voor conversie en plaatsing op wsjg.nl. De conversie naar wsjg.nl verliep soms om verschillende redenen moeizaam en tijdrovend. Tevens bleek ook dat het protocol van de aanlevering van de gegevens vaak onvoldoende formeel was geborgd.

Het huidig protocol is als volgt.

  • Aanvragen van inlogcode op de website van wsjg.nl;

  • na ontvangst code inloggen, archieftoezicht selecteren en de KPI gegevens invullen. Deze gegevens kunnen worden overgenomen uit de het KPI excelbestand, en moeten worden ingevuld door een vakspecialist, bijvoorbeeld hoofd DIV of daarvoor aangewezen vakspecialist en na controle site afsluiten;

  • na afsluiting site genereert KING op basis van de ingevulde gegevens automatisch een generiek rapport. Dit rapport is na die na + 2-3 dagen zichtbaar voor betreffende gemeente binnen hun eigen inlogomgeving.

  • alle gegevens zijn nu gereed voor controle en definitieve accordering door de interne toezichtcoördinator;

  • na controle en akkoord kan toezichtcoördinator met de daarvoor bestemde akkoordbutton de formele goedkeuring geven;

  • deze formele accordering is voor KING het signaal om de gegevens op waarstaatjegemeente.nl te plaatsen.

Doorontwikkeling KPI en wsjg.nl

De KPI excelversie zoals die vanaf januari 2014 van de VNG site is te downloaden bevat nog onvolkomenheden die worden gemuteerd. Deze verbeterde versie kan vanaf januari 2015 worden gedownload. Om versieverwarring is er voor gekozen om niet telkens tussentijdse versies te vervangen. Daarnaast heeft Het landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op wsjg.nl worden weergegeven niet toereikend voor de verticale toezichthouder (provincie).

Inmiddels zijn de VNG, KING en LOPAI in overleg om te kijken op welke manier de indicatoren voor dit doel kunnen worden verbeterd.

Beoogde situatie vanaf januari 2015

  • De zoekstructuur van wsjg.nl zal worden verbeterd zodat het navigeren naar de afzonderlijke toezichtdomeinen waaronder de Archiefwet wordt vereenvoudigd.

  • Afhankelijk van de resultaten van het overleg tussen VNG, KING en Lopai zullen de KPI indicatoren voor wsjg.nl wellicht enige aanvullingen of andere wijzigingen ondergaan.

  • Het huidige te downloaden KPI excelbestand zal worden vervangen door een geactualiseerde versie. Deze versie zal worden voorzien van een sheet die de resultaten 1:1 weergeeft zodat deze eenvoudig en snel zijn in te voeren op wsjg.nl, ongeacht in welke vorm deze worden opgevraagd (huidige of app).

Zie voor de huidige presentatie op wsjg.nl de volgende links:

- Selecteer een gemeente en vervolgens het toezichtdomein voor de rapportageweergave.

- Selecteer: Instrumenten -> Toezichtinformatie -> Dienstverlening -> Archiefwet voor de benchmarkweergave.

Reacties

één reactie, 18 april 2016

  • Archief KPI E-formulier versie april 2016 beschikbaar

    Het heeft lang op zich laten wachten, maar eindelijk is het dan zover, de geactualiseerde versie van het E-formulier archief KPI is vanaf nu te downloaden op de websites van Brain en de  VNG. De versie van januari 2014 is vervangen door een geactualiseerde versie van april 2016.

     

    Waarom het op zich liet wachten

    Zoals al eerde in mijn blog van oktober 2014 beschreven waren er wat problemen met waarstaatjegemeente (WSJG). Voornamelijk de uploadprocedure van het e-formulier wat problemen en kende het e-formulier enkele onvolkomenheden. Tevens was KING bezig de website van WSJG opnieuw in te richten, was de rapportweergave een tijd uit de lucht en was ook de uitvraag aan herziening toe. Daarnaast hebben in de loop van 2014 en 2015 veel gebruikers hun ervaringen, geconstateerde fouten en suggesties ter verbetering met ons gedeeld, en zijn deze voor zover mogelijk verwerkt in de nieuwe versie. Om versieverwarring te voorkomen is gekozen om de vervanging samen te laten vallen met het beschikbaar komen van de nieuwe website en uitvraag van KING. In maart zijn deze beschikbaar gekomen, dus ook het moment om de versie 2014 te vervangen door de versie 2016.

    Wat zijn de belangrijkste wijzigingen

    • Gedeelde ervaringen en suggesties van gebruikers zijn voor zover mogelijk doorgevoerd.

    • Aangepaste kleurfunctionaliteiten maken directer zichtbaar of er sprak is van taakverwaarlozing (TVW) of risicoaandacht vraagt. TVW van toepassing op 43 KPI vragen indien niet aan eis kan worden voldaan.

    • Enkele hulpsheets zijn vervallen/verwijderd en vervangen door een sheet die beter en gebruiksvriendelijke aansluit op de uitvraag van WSJG.

    • De sheet “handleiding” is aangepast en zijn de functies en betekenis van de afzonderlijke (hulp)sheets uitvoeriger toegelicht. Het is aan te raden deze eerst te raadplegen.

    • Bij de sheet "Invulsheet-O" (overgebracht) zijn de indicatoren 1.1-1.6, 2.2.a/b, 3.2, 4.1-4.2 gegroepeerd verborgen omdat deze al in de sheet "Invulsheet-NO" (niet overgebracht) zijn afgedekt en niet in verschillende antwoorden kunnen resulteren (doublering).

    • De hulpsheets ‘meterTB-NO’ en ‘meterTB-O’ zijn aangepast en voorzien van nieuwe titels respectievelijk: ‘% opgenomen NO’ en ‘% beschreven overgebracht O’. Belangrijkste aanpassing is de optie om aan te geven in welke eenheden de % zijn berekend (m1-GB-omvang zaken/dossiers). Feitelijk zeggen meters of GB’s niet zoveel het is meer een logistiek gevolg. De meest betrouwbare eenheid waarbij de vorm (analoog/digitaal) niet meer relevant is om het percentage vast te stellen is de omvang van het aantal processen/zaken/dossiers i.p.v. op basis van meters/GB-TB. De sheets zelf zijn voorzien van uitleg.

    • De sheet ‘Uitvraag WSJG’ is voorzien van een veld voor een algemene toelichting op de WSJG indicatoren die kan worden overgenomen in de uitvraag van WSJG. O.m. op welke eenheid de percentages zijn gebaseerd, meters/GB of omvang geregistreerde processen/zaken.

    • Het E-formulier wordt beveiligd beschikbaar gesteld om te voorkomen dat tijdens het invullen cellen die vaste waarden/formules bevatten niet per ongeluk worden gewijzigd/verminkt. Het wachtwoord om de beveiliging op te heffen is in de handleiding opgenomen.

    Wat is het E-formulier niet

    • Het is niet bedoeld als uploadfunctie voor WSJG (vervallen) of alleen om WSJG te voeden, maar biedt als extra service wel een sheet die na invulling de resultaten voor de 10 WSJG indicatoren genereerd die kunnen worden overgenomen voor het invullen van de uitvraag voor WSJG (in de praktijk een kwestie van minuten waardoor uploadfunctie geen toegevoegde waarde meer heeft, en voorkomt daarmee ook het risico van uploadfouten).

    • De resultaten zijn niet geschikt als KPI verslag voor het college voor de raad, maar vormen wel de basis hiervoor. Het kan eventueel naar keuze wel als bijlage, geheel of op onderdelen, in het verslag worden opgenomen.

    Wat is het e-formulier wel

    • Een excelversie 1:1 van alle 94 KPI indicatoren van de VNG handreiking versie 2013. Een voor de gebruiker extra optie voor de praktische uitvoering van de KP Handreiking. De gebruiker blijft uiteraard vrij om de PDF-versie van de handreiking te gebruiken om alle antwoorden te verzamelen als basis voor het verslag.

    • Een instrument dat de gebruiker de mogelijkheid biedt om alle indicatoren met ja-deels-nee kan beantwoorden, met de mogelijkheid voor een korte toelichting op de antwoorden.

    • Vertaald de antwoorden van de 94 indicatoren naar resultaten in %, grafieken en maakt met kleurfuncties direct zichtbaar wanneer en in welke mate er sprake is van taakverwaarlozing (bij 43 KPI’s).

    • De resultaten bieden de basis voor het op te stellen KPI verslag voor het College aan de raad.

    • Het kan eventueel naar keuze als bijlage, al dan niet op onderdelen, in het verslag worden opgenomen, of voor intern gebruik gedeeld/aangeboden.

    • Bij een volgende KPI cyclus kan het eerder ingevulde bestand weer als basis dienen en hoeven alleen die indicatoren worden aangepast waarvan de situatie is gewijzigd. Tijdsbesparing.

    Relatie en verschillen tussen de 10 KPI groepen VNG Handreikingen de 10 WSJG indicatoren

    • De KPI handreiking kent 10 KPI hoofdgroepen die op zich niet met ja, deels of nee zijn te bevestigen. Dat kan alleen bij de feitelijke 94 indicatoren met mogelijkheid voor toelichting.

    • De 10 WSJG indicatoren hebben géén 1:1 relatie met de 10 KPI groepen van de handreiking.

    • Deze indicatoren betreft slechts 10 kern KPI indicatoren van de 94 van de handreiking.

    • Niet alle KPI hoofdgroepen komen terug op WSJG.

    • Niet alle taakverwaarlozingscriteria komen in de WSJG indicatoren tot uitdrukking.

     

     Alles blijft mensenwerken. Doen er zich zaken voordoen die aanleiding geven tot vragen of verbetersuggesties zijn deze van harte welkom, graag zelfs.

    Succes!

    Marius Jansen

Trefwoorden

Verken