Kwaliteitsmodel archiefinspectie, met tools en instrumenten nu voor iedereen beschikbaar

Zeven oktober was het dan zover. Tijdens de themadag van de Sectie Inspectie van BRAIN is het kwaliteitsmodel Archiefinspectie gepresenteerd. Dit kwaliteitsmodel is een product van de BRAIN werkgroep Landelijk Kwaliteitsmodel Archiefinspectie, bestaande uit: Frans Smit, Arnoud Glaudemans, Jeroen van Oss, Annemieke Adema, Jan Beens, Peter Diebels en Marius Jansen. De werkgroep stelt zich onder meer ten doel het verzamelen en (door)ontwikkelen van diverse inspectie-instrumenten ten behoeve van kennisdeling en professionalisering van de archiefinspectie (horizontaal toezicht).

Waar begin je dan? Natuurlijk bij het begin, hoe richt je een gedegen inspectieproces in. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een kwaliteitsmodel voor het inspectieproces. De werkgroep heeft veel werk verzet en is het resultaat mede dankzij de medewerking en inzet van BRAIN vanaf 7 oktober op de website van BRAIN beschikbaar.

Tijdens de presentatie heeft Frans Smit de resultaten op de website getoond en de aanwezige meegenomen door de afzonderlijke processtappen met diverse tools en instrumenten. Het procesmodel is een handreiking en biedt handvaten voor de gemeentearchivaris/ archiefinspecteur om langs gedefinieerde processtappen de archiefinspectie vorm te geven. Het generieke procesmodel kan worden beschouwd als een kapstok waar binnen elke afzonderlijke processtap diverse tools kunnen worden ingezet. Als voorzet heeft de werkgroep al enkele tools en instrumenten verzameld en zelf ontwikkeld.

Hiermee is een begin gemaakt voor een centrale gereedschapkist met als kern het generiek procesmodel voorzien van tools zoals vragenlijsten, checklisten, modelrapportages, nieuwe en nader uitgewerkte instrumenten van bestaande (algemene)referentiekaders en verantwoordingsinstrumenten zoals Rodin en KPI's. Deze zijn naar eigen inzicht in te zetten, afhankelijk van aard, accent en omvang van de inspectie. Het is de bedoeling dat deze gereedschapkist door het inspectieveld wordt gebruikt, gevoed en aangevuld.

De werkgroep nodigt iedereen die met inspectie te maken heeft uit om kennis te nemen van dit kwaliteitsmodel en staat open voor ideeën, voorstellen tot verbetering, aanlevering van eigen tools en tools die nog worden gemist. Neemt natuurlijk niet weg dat bijdragen van buiten het inspectieveld ook van harte welkom zijn.

Voor inhoudelijke reacties naar aanleiding van deze blog: marius.jansen@tilburg.nl

Voor reacties naar aanleiding van functionaliteiten van de website: bureau@archiefbrain.nl (t.a.v. Rens Frommé)