Kennisbijeenkomst ThemaTiendaagse Vernietiging in Noord-Holland

Op 16 januari vond de Kennisbijeenkomst Vernietiging plaats die in het kader van de ThemaTiendaagse Vernietiging werd georganiseerd door Gemeentearchief Zaanstad, de Provincie Noord-Holland en het Noord-Hollands Archief. Een verscheidenheid aan Noord-Hollandse overheidsorganisaties kwam tijdens deze middag samen in het Provinciehuis in Haarlem.

Genoeg redenen om te vernietigen

Archiefinspecteur Annemieke Adema van het Gemeentearchief Zaanstad nam ons mee in dit even interessante als relevante thema. Naast het feit dat er volgens de Archiefwet simpelweg een verplichting is om te vernietigen, zijn er een aantal aanvullende redenen die vernietiging nog urgenter maken. Zonder vernietiging wordt informatie binnen overheden onoverzichtelijk en ontoegankelijk (‘infobesitas’), het kan organisaties tonnen kosten om applicaties met te vernietigen informatie in de lucht te houden, waarborging van privacy is met de AVG belangrijker geworden en last but not least: brommende serverparken die nodig zijn voor de opslag van te vernietigen informatie zijn stroomslurpers en daarmee slecht voor het milieu.

Uitzonderingen op vernietiging

Genoeg redenen dus om te vernietigen wat je moet vernietigen, maar hoe doe je dat? De kern van het vernietigingsproces wordt gevormd door de selectielijst; in het geval van gemeenten moeten drie selectielijsten worden gehanteerd. Waar een bewaartermijn in de eerste selectielijst nog als minimumtermijn gold (waarvan je mocht afwijken door langer te bewaren) is vernietiging na het aflopen van de bewaartermijn tegenwoordig een verplichting. Wel zijn er verschillende uitzonderingen op vernietiging te bedenken, zoals archiefbescheiden die gaan over hotspots of uniek zijn voor de organisatie. De leuke discussies die op gang kwamen tijdens de verschillende interactieve opdrachten maakten duidelijk dat het soms lastig is om te kiezen tussen uitzonderingsgronden, omdat er behoorlijk wat overlap tussen deze gronden kan zijn. Verder kunnen besluiten hierover per organisaties verschillen (“zet drie archiefinspecteurs in één ruimte en je hebt vijf meningen”). In plaats van uniformiteit op dit gebied kan er in dezen ook sprake zijn van een couleur locale. Het is daarom belangrijk om dit goed met je eigen archiefinspecteur af te stemmen.

Nieuwe uitdagingen

Verder werd de procedure bij vernietiging behandeld in een gezamenlijke opdracht. Deze procedure verschilt niet substantieel voor analoog en digitaal archief (in plaats van de BAC gebruik je bijvoorbeeld de ZTC), maar vernietiging van digitaal archief kan wel andere uitdagingen met zich meebrengen. Hoe ga je bijvoorbeeld om met informatie die alleen buiten het DMS in vakapplicaties zonder vernietigingsfunctionaliteit is opgeslagen? Vernietiging is een proces dat in een snel veranderende wereld voor nieuwe uitdagingen zal blijven zorgen. Des te meer was het een inspirerende, maar vooral ook leuke middag, die de deelnemers hopelijk met gepaste vernietigingsdrang terug heeft gestuurd naar hun organisaties.