De Thematiendaagse Vernietiging. Ik heb wel even moeten bedenken of wij daar als Kennisplatform E-Depot iets mee kunnen en eigenlijk kan ik voor mezelf die vraag nog steeds niet echt beantwoorden.
Ja, volgens de verschillende modellen kun je een E-Depot prima gebruiken voor informatie waar nog selectie op toegepast moet worden, en daarmee ontstaat bijna als vanzelf ook de noodzaak om te kunnen vernietigen uit een E-Depot, inclusief de bijbehorende inrichting en functionaliteit.
Voor zover mij bekend kiezen de meeste organisaties er nu vooral voor om een E-Depot te gebruiken voor (vervroegd) overgebracht archief, maar wordt uitplaatsing vaak niet uitgesloten (fase 2...). Ik ben dus wel benieuwd naar voorbeelden van organisaties die er daadwerkelijk mee aan de slag zijn gegaan en die dus ook al qua inrichting, functionaliteit en procedures in staat zijn om te vernietigen uit een E-Depot (of dat misschien al hebben gedaan).
Wie heeft hier al ervaring mee opgedaan en welke uitdagingen ben je hierbij tegengekomen? Ben benieuwd naar jullie reacties!
Samenvatting: ISO 14721:2012- Reference model for an Open Archival Information System, ook wel het OAIS model, ondergaat een periodieke review. De NEN commissie 'Informatie- en archiefmanagement' zoekt input van gebruikers om de norm te kunnen beoordelen en verbeterpunten mee te kunnen geven.
Beste leden, onlangs heeft de kerngroep van dit kennisplatform een eerste bijeenkomst gehad en daar z...
Afgelopen vrijdag mocht ik op de Hogeschool van Amsterdam een gastcollege verzorgen over digitale arch...
Reacties
Dag Wouter, mijn naam is Remke Verdegem. Ik ben de productmanager en proxy productowner van het e-Depot van het Nationaal Archief. Ons e-Depot wordt gebruikt door het Nationaal Archief (voor blijvend te bewaren materiaal), de Regionaal Historische Centra (voor blijvend te bewaren materiaal) en door een vijftal departementen (voor wat wij noemen 'uitgeplaatst' materiaal, materiaal dat op termijn vernietigd moet worden, dan wel alsnog moet worden overgebracht naar het Nationaal Archief). Het beheren, lees het duurzaam toegankelijk houden van digitaal uitgeplaatst materiaal is niet de wettelijke taak van het Nationaal Archief, maar een dienst die wij aanbieden aan zorgdragers. Je kunt je voorstellen dat materiaal dat bijvoorbeeld 10 jaar bewaard en toegankelijk moet blijven, beheer behoeft in de vorm van preservation acties. Die kennis heeft het Nationaal Archief. Het is efficiënter dit centraal te doen in plaats van decentraal bij iedere zorgdrager. Bij uitplaatsing van digitaal materiaal is vernietiging een vereiste conform de Archiefwet. Daartoe is door het Nationaal Archief maatwerk ontwikkeld aangezien ons e-Depot standaard niet in een dergelijke voorziening voorzag. Via deze maatwerk workflow worden eerst die dossiers geselecteerd die op een bepaalde datum voor vernietiging in aanmerking komen. Deze dossiers worden verwerkt in een Excel sheet en aangeboden aan de betreffende zorgdrager. De zorgdrager wordt geacht de lijst te controleren en kan daarbij wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld in het geval dat een dossier ten onrechte op vernietiging staat en bij nader inzien toch moet worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Nadat de lijst is gecontroleerd door de zorgdrager, wordt deze ingelezen in het e-Depot en vindt op basis van de geüpdate Excel lijst de vernietiging plaats. Van iedere vernietiging wordt een audit trail gemaakt, zodat te allen tijde kan worden vastgesteld wie wat wanneer heeft vernietigd. Dit geldt overigens voor alle transacties in ons e-Depot. Vrijwel iedere actie wordt vastgelegd. Ten slotte nog dit: alles valt of staat met de juiste metadatering. Indien niet de juiste metadata worden meegeleverd door de zorgdrager, gaat onze workflow mank: 'It's all about metadata'. Mocht je meer willen weten, dan wel een demo willen hebben van ons vernietigingsproces, dan hoor ik dat graag van je.
Met vriendelijke groeten,
Remke Verdegem (zij/haar)
ProductManager e-Depot
Proxy ProductOwner e-Depot
Dank voor je uitvoerige reactie, Remke!
Ik heb hier zelf nog geen vragen over - uitplaatsing is bij ons vooralsnog niet aan de orde en daarmee is er ook geen directe behoefte aan een officiele vernietigingstooling. het is wel prettig om te weten dat er al een plek is waar die vragen gesteld kunnen worden.
Het lijkt me overigens best omslachtig met Excel-formulieren. Is het de bedoeling dat dit op termijn via een webpagina/-rapport gaat lopen?
Er zijn nog geen concrete plannen om de Excel sheet te vervangen door een webpagina of iets dergelijks. Het overzicht in Excel is overigens geheel geautomatiseerd: ons e-Depot genereert het overzicht en leest in een latere fase dit Excel overzicht weer in, waarna de workflow zijn weg vervolgt. Ik sluit natuurlijk niet uit dat we op termijn opteren voor een andere oplossing. Maar nu willen we vooral ervaring opdoen met de huidige implementatie van 'vernietiging' van uitgeplaatst archief.