"Minister Guusje ter Horst van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft [...] het eerste digitaal gevormd archiefdocument in beheer gegeven bij het e-Depot van het Nationaal Archief...." lees ik op Automatiseringgids. Het ministerie heeft er een persbericht over 'e-Depot Nationaal Archief in gebruik'. Ook het archief zelf bericht: 'e-Depot Nationaal Archief in gebruik'."... Sinds 2006 ontwikkelt het Nationaal Archief in samenwerking met verschillende nationale en internationale partners een eigen e-Depot....""... BZK is partner in een pilot voor het overbrengen van digitaal archiefmateriaal. [...] Als het ministerie van BZK dossiers zelf niet langer nodig heeft, worden deze gesloten overgebracht naar het e-Depot. Het Nationaal Archief garandeert vervolgens de blijvende toegankelijkheid van de digitale informatie zodat het ministerie van BZK haar informatie kan blijven gebruiken en in een later stadium door burgers geraadpleegd kan worden...."Nu vraag ik me naar aanleiding van dit bericht af hoeveel e-Depot's er in het land al zijn? Waar vind ik daar meer informatie over?GerelateerdEerdere berichten op Archief 2.0 over / van het Nationaal Archief:- Film Digitaal Nationaal Archief (21 mei 2009);- Nieuwe algemeen rijksarchivaris benoemd (29 april 2009);- Nationaal Archief op Flickr - video (29 oktober 2008);- Nationaal Archief als eerste Nederlandse archief op Flickr the Commons (21 oktober 2008).
Samenvatting: Er komt een update van het kennisproduct Voorkeursformaten. Het Nationaal Archief is gestart met het herzien van de versie uit 2016. De huidige lijst met voorkeursformaten is namelijk niet meer actueel.
Op 30 september 2010 kregen de medewerkers van het Muziekcentrum van de Omroep de mededeling dat het...
Mijn korte jaar binnen de erfgoed wereld was een interessante. Mijn cariere heeft voornamelijk bestaan...
Reacties
Tja, en dan komen we aan bij de hamvraag: wat noem je een e-depot? Het Nationaal Archief heeft nauw samengewerkt met het (verder ontwikkelde e-depot van het) gemeentearchief Rotterdam en ook het Gemeentearchief Amsterdam is hard op weg. Verder zijn er nog zaken als EDNA van DANS of het CCD+ van JustID. Maar er is geen branchevereniging Nederlandse e-Depots (BV-NED), met een mooi lijstje op hun site. (Pssst: bvned.nl en bv-ned.nl zijn nog vrij!)
Als we moeten wachten tot de voorkant (administratie) - overal - goed geregeld is, dan kunnen we beter stoppen. Dat moment zal nooit bereikt worden. Teneinde de voorkant te faciliteren, en te motiveren het beter te doen, is een goed werkende achterkant (E-depot) wellicht nuttig. Of, iets positiever geformuleerd: je moet het een doen en het ander niet laten.
Dat is nu exact wat er gemaakt is. Het gaat immers niet om een paar dozen met tera/petabytes aan opslagcapaciteit, maar om de afspraken, procedures, normen, formaten, metadata. BZK is de eerste die bereid is met het NA een proef te doen met het plaatsen van digitaal archief vanuit een DMS-omgeving in een e-depot in beheer van het NA. Er is dus niet afgewacht wat BZK wil aanbieden, maar er is gekeken naar wat er is, en wat daarvan wanneer, hoe, in welke vorm en onder welke voorwaarden kan worden overgedragen. Het materiaal is nog erg jong, en is ook niet formeel, dus krachtens de Archiefwet, aan het NA overgedragen. Het digitaal depot van het NA fungeert dus als een service voor BZK. Maar het gehele "ingest"-traject is nu wel getest. En het blijkt te werken. Je zult je er vast niet over verbazen dat we hiermee nog niet alle problemen hebben opgelost. Bij het NA is nu de eerste stap gezet, en er zal, met BZK en andere ministeries, verder worden gewerkt aan de verbetering van het gehele systeem, zowel het technische als het organisatorisch deel ervan. Ook met het Utrechts Archief wordt samengewerkt.
Hoezo voor- en achterkant? Er is geen achterkant meer in de digitale wereld tenzij je die kunstmatig in stand wilt houden.
Misschien gaan jullie gelijk krijgen. Maar voorlopig is er nog steeds een voor- en achterkant. En voorlopig zie ik het nog niet gebeuren dat ministeries, diensten, ambassades, commissies, taskforces, raden, en wat al niet meer bereid en in staat zijn hun digitale archief zó in te richten dat iedereen met behulp van een uitgebreide rechtenstructuur toegang kan krijgen. En dan natuurlijk wel allemaal op dezelfde manier. Of hoeft dat niet? Nee? Arme burger. Misschien gaat dat in de toekomst wel gebeuren. Maar voorlopig zit dit nog niet in de hoofden van de mensen, noch van zorgdragers, noch van de archivarissen. En dat is een realiteit waarmee rekening gehouden moet worden. En dat heeft niets te maken met onwil of onmacht of kunstmatig in stand willen houden. Even aannemen dat jullie helemaal gelijk hebben, dan duurt het zeker nog jaren voordat dit op redelijke schaal gerealiseerd kan worden. En in de tussentijd moet er toch ook wat gedaan worden. Het zou een goed zijn als jullie idee op kleine schaal zou worden uitgeprobeerd. Binnen een gemeente bijvoorbeeld, want daar is alles toch iets overzichtelijker dan in het Koninkrijk der Dertien (On)Verenigde Ministeries. Ik ben er niet van overtuigd dat overdragen van digitaal archief absoluut moet gebeuren. Van het tegenovergestelde ook niet. Ik weet het gewoon niet. Experimenteren en daarvan leren lijkt me nu het beste.
@Eric-Jan Het digitaal depot heeft niet zo heel veel met voor- of achterkant te maken. Wat het NA nu gedaan heeft, is uitzoeken en regelen welke metadata er vastgelegd moeten worden, welke afspraken gemaakt moeten worden en hoe er 'gewerkt' gaat worden. Ik hoor vaker dat 'we niet meer hoeven overbrengen', meestal is dit een soort 'stoplap' om het beantwoorden van lastige vragen te vermijden. Ik ken namelijk maar één overheidsorganisatie die serieus uitgezocht heeft wat er allemaal bij komt kijken om (eventueel) niet meer over te brengen. De meeste andere organisaties zijn druk bezig met het inrichten van een dms/rma en zijn niet in staat of bereid om uit te zoeken of dat voldoende is voor de lange termijn. Duurzame toegankelijkheid gaat niet over rechten en autorisaties, maar over het beperken van risico's: hoe zorg ik dat ik verantwoordingsinformatie over tien, twintig, honderd jaar nog kan vinden, lezen en interpreteren. In veel gevallen is een RMA dan niet voldoende, omdat daarin simpelweg te weinig risico's afgedekt worden. Nog los van het feit dat de huidige rma's bijna alleen maar 'ouderwetse' documenttypen kunnen beheren. Zodra het gaat over 'samengestelde' archiefbescheiden (website, database-view, digitale ruimtelijke plannen) moeten veel dms/rma-applicaties de handdoek in de ring gooien.
Aanvullend op Henny en Ingmar: Het e-Depot is een systeem. En daarmee wordt niet bedoeld een softwarepakketje of een setje servers, maar het geheel van mensen, middelen en procedures om digitaal archief duurzaam op te nemen, te bewaren en ter beschikking te stellen. Het is ondoenlijk van 13 ministeries, 12 provincies, 20+ Waterschappen, tientallen ZBO's, honderden Gemeenschappelijke Regelingen en 400+ gemeenten te verwachten dat ze al hun 'oude' materiaal up-and-running houden binnen hun eigen beheersomgeving. De laatste 10 jaar is meestal al moeilijk, laat staan 20, 50 of nog langer. Niet alleen is dat een aanslag op IT-middelen, maar ook de kennis en kunde moet in huis gehaald en bijgehouden worden. Het is efficiënter en doelmatiger om dat bij een of meerdere gespecialiseerde organisaties te doen, die daarmee verantwoordelijk worden voor het systeem e-Depot. En dat systeem kent meerdere stakeholders, waaronder 'de administratie'.
@ Eric-Jan: Deze opmerkingen gelden nu ook voor het beheer van de papieren archieven en dat is belegd bij archiefdiensten (of zou daar belegd moeten zijn). Evenals de hamvraag: wie betaalt dan nu al de beheer van de papieren archieven? Eén of meerdere e-Depot-organisaties lijkt me een stuk realistischer dat zo'n kleine 1000 overheidsorganisaties die fijn allemaal zelf het wiel gaan uitvinden. Je hoeft maar naar gemeenteland te kijken om te constateren dat iets simpels als een dms-pakket aanschaffen al tot absurde differentiatie in maatwerk leidt, waar alleen de leveranciers wel bij varen. Je kunt je voorstellen wat er gebeurt als je daarnaast een paar honderd e-Depot systemen (dus niet alleen de hard- en de software, maar álles) moeten inrichten. Maar goed, laat ik de vraag omdraaien: is het realistisch om iedere overheidsorganisatie een e-Depot (dus mensen, middelen, procedures) te laten optuigen en dat ten eeuwige dage in stand te laten houden? En dan nog eentje: In tegenstelling tot in de 'dynamische' fase, is in de 'openbare' of 'historische' fase de burger de grootgebruiker. Daarbij beperkt een onderzoeksvraag zich meestal niet tot één organisatie. Wat is het voordeel voor de burger als - realistisch gezien - de openbare archieven op honderden plekken verspreid te vinden zijn? Voor verdere literatuur over het e-Depot als systeem:Eisen Duurzaam Digitaal Depote-Archief in ontwikkeling
@Chido Ow? Ondoenlijk? En voor een aparte organisatie is dat wel doenlijk? En die hebben wel de middelen om dat allemaal in de lucht te houden? Mij lijkt dat nou juist een extra kostenpost, om dat ergens anders neer te zetten en in de lucht te houden. Misschien eens beginnen met meer standaardisatie binnen al die organisaties. Dan kunnen ze bij het begin al leentjebuur spelen. Als we deze problematiek te lijf willen, moeten we volledig out of the box gaan denken. Doen we dat niet, is het tot mislukken gedoemd. Jammer voor de veelvormigheid en de charme die dat met zich meebrengt (en geloof me, ik ben echt geen voorstander van standaardisatie geweest) maar this day and age vraagt om andere oplossingen. Dat redden we niet met doorpolderen en structuren in stand houden en organisaties voorspiegelen dat anderen de problemen wel gaan oplossen. Uiteindelijk blijft de vormer verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de informatie. Als die dan toch al een systeem in de lucht gaat brengen dat, op basis van de huidige wetgeving 20 jaar alles in gang moet houden, dan lijkt me dat het beste startpunt. Zie de versnippering die er nu al plaatsvind op allerlei niveau's, verspilling van middelen en kennis om allemaal het eigen systeem uit te vinden, toegepast op de eigen situatie. Ik zeg: op de schop die handel!
@Hennie Maar de wereld bestaat niet alleen uit de Rijksoverheid. Op lokaal niveau spelen andere problemen en zijn dus ook andere oplossingen mogelijk. En als al die instellingen / overheden daartoe niet bereid zijn, dan houdt het gewoon op he. Simpel zat. Bovendien: hoeveel bezoekers in jullie studiezaal komen nou helemaal voor de archieven van die ministeries? Zo boeiend is dat nou ook weer niet. Ik ben het roerend met je eens dat we nog niet in de buurt van een oplossing zijn en dat het experimenteren belangrijk is. Op dit moment vind ik dat de discussie nog steeds veel te veel lijkt op het transponeren van de papieren situatie naar een digitale situatie. Dat is onhoudbaar.
@Ingmar Gewoon als gedachtenspelletje: is het niet denkbaar dat we over een aantal jaren besluiten dat een heleboel informatie niet meer "eeuwig" houdbaar moet zijn. Dat we daar gewoon een termijn aan plakken om het allemaal betaalbaar te houden. Wie is er nog werkelijk geïnteresseerd in de politieke machinaties van de 18de eeuw? Hoe wezenlijk is dat voor de betrouwbaarheid van het bestuur? Rechten en plichten, dat heeft een langere houdbaarheid denk ik. Mogelijk dat dan de culturele component van archieven belangrijker wordt?
@Chido Hmmm... we dachten een aantal dingen tegelijk :)
@Luud Je hoort mij niet zeggen dat archiefdiensten dit per sé moeten doen. Voor mijn part huur je serverruimte bij de CERN in Genève, laat je SURFnet een petabit-lijn tussen Zwitserland en Nederland beheren, maak je een wiki-omgeving voor de toegankelijkheid, doe je de overbrenging via de Belastingdienst, de acquisitie via Amazon en bied je het aan via een publieke Google-mini indeling. Als het maar gecontroleerd gebeurd. En dat laatste zal er toe leiden dat we (grote) delen van het e-Depot in 'eigen' hand willen houden. Wel eens bij een gemeente geweest die niet aangesloten is bij een archiefdienst en het beheer en beschikbaarstelling van de historische archieven zonder archivaris doet? Wat je daar aantreft, is meestal niet om over naar huis te schrijven (tenzij je inspecteur bent :-)). Ik verwacht daar ook niet veel van in een digitale situatie die voor langere tijd duurzaam moet zijn. Het is gewoon niet de core business van deze organisatie en dan is 'uitbesteden' aan een gespecialiseerde organisatie niet vreemd. Eigenlijk, zoals ik al eerder schreef, gebeurt dat nu ook al in de papieren situatie. Standaardisatie voor de hele overheid (of zelfs al voor alle gemeenten) is een enorme kluif en is vooral geen technisch probleem. Wetten en emotionele bezwaren staan in de weg en feelings zijn helaas facts - verdraaid taaie facts. Ik had eens een collega die zich al tijden hard maakte voor standaardisatie binnen alle provincies (ze was ook nog eens in de positie om dat te doen). Het lukte eigenlijk nooit, maar ze zei dat ze idealistisch bleef volhouden. Mijn vaste antwoord was dan: "Tja, net als wereldvrede. Ook zo'n mooi streven". Ik zet nog liever mijn kaarten op één organisatie voor al het digitaal archiefbeheer van de overheid, dan op standaardisatie binnen diezelfde overheid. Out-of-the-box is hierin ook mijn motto, maar wel met behoud van archivistische waarden. En realistisch ;-)
Geen ideakillers meer: aan tafel, doordenken en met goede voorstellen komen. Ik wil best meedenken en -praten. Iets voor een Archief 2.0 denk- en praatsessie? :-)
@Chido de complexiteit van de materie staat me troebel voor ogen, maar helder genoeg om te beseffen dat we dat niet aanstaande vrijdagmiddag op gaan lossen. Mede omdat jij er niet bij bent :) In dit ene geval ben ik er bijna van overtuigd dat het financieel geen haalbare kaart is om iedereen zijn eigen oplossing te laten bedenken. Daar worden in dit geval niet beter van. Daar zal de rijksoverheid van overtuigd moeten worden. We moeten met oplossingen komen, werkbare, realistische (jazeker!) oplossingen. Maar die kunnen wel totaal niet aansluiten bij de werkelijkheid van vandaag. Nou ja, ik val in herhaling. Ik volg dit proces met meer dan gemiddelde belangstelling, hoewel ik een redelijke onbenul ben op het gebied van archiefinspectie en overheidshandelen, lobbyen en wat zo nogal meer. Ik denk alleen dat we deze keer met wat anders moeten komen.
@Luud Volgens mij hebben we het over hetzelfde, maar praten we in een verschillend accent. Daar moet overheen te komen zijn :-)
@Chido Dat Zeeuws is ook zo lastig! ;-)
@Luud Natuurlijk: er moet meer vernietigd worden. Daar ben ik het mee eens (in tegenstelling tot Chido trouwens). Maar principieel maakt het niet zo heel veel uit of ik één digitaal archiefstuk of 100 miljoen digitale archiefstukken toegankelijk moet houden. In beide gevallen moet ik zorgen dat de bestanden vindbaar, leesbaar en interpreteerbaar zijn. In alle gevallen heb ik dus (controle)procedures nodig om dit te realiseren. Uiteraard is dat bij één bestand wel wat goedkoper, dan bij heel veel.
@Eric-Jan De vraag "Wie gaat dat betalen?" snap ik niet. Wie betaalt de aanschaf van papier, mappen en printers door een overheidsorganisatie? Wie betaalt nu het beheer van papieren archieven? Is dat voor digitale archieven anders? Wie betaalt nu de aanschaf van servers, software en laptops? Wie zou dan het beheer van digitale archieven moeten betalen? Dat iets duur en ingewikkeld is, betekent niet per sé dat iets onnodig is. Ik was even geneigd iets over de Delta-werken te gaan zeggen, maar ik laat dat maar even achterwege ;-)
@Eric-Jan Zoals gezegd, ik zet mijn geld liever op één organisatie, dan op standaardisering. De een acht ik minder onhaalbaar dan de ander. Daar komt mijn opmerking over één organisatie vandaan. Persoonlijk lijkt het me handiger dat er zo'n 4 tot 6 van dat soort organisaties in Nederland komen, die ook elkaars achtervang kunnen zijn. Gemeenten zullen in eerste instantie denken dat het zelf beheren goedkoper is. Totdat, na een aantal jaar, blijkt dat het wel erg veel data in een scala aan verouderde bestandsformaten beheerd en toegankelijk gehouden moet worden. En dan zou het wel eens handig worden om je aan te sluiten bij e-Depot. Dat delen van data is geen probleem, zolang het de dagelijkse werkprocedures niet (te veel) aantast. Kijk maar naar de WABO: het grote probleem voor gemeenten zit 'm helemaal niet in het centraal beheren, maar in de behandeling van de aanvraag in de organisatie. Dat moet allemaal zo blijven zoals het in die ene organisatie is. Centraal databeheer geen probleem, standaardiseren wel een probleem. Het openen van de post door iemand anders valt denk ik ook in dat rijtje, aangevuld met over te dragen fte's e.d. Dan het financiële aspect: of het nu bij die gemeente of centraal beheerd wordt, geld kost het toch. Zie ook mijn opmerking in de 2e alinea. Als dat doelmatiger of effectiever (en vooral goedkoper) in een e-Depot kan, dan is men snel om, vermoed ik.