Ontwikkeling Informatiebeheerplan bij De Fryske Marren

Afgelopen week mocht ik meewerken aan een webinar in het kader van de week van Grip op Informatie betreffende onze ervaringen met betrekking tot het informatiebeheerplan. Het informatiebeheerplan is bij De Fryske Marren tot nu toe nog niet echt een succesverhaal, maar ook die verhalen moeten worden verteld. Bovendien kan de handreiking informatiebeheerplan er verder mee worden ontwikkeld en verbeterd. Het is ook niet zo dat het niets heeft opgeleverd: er is inzicht ontstaan in de stand van zaken op het gebied van het informatiebeheer en er is een concreet plan van aanpak ontstaan waar – door het via KIA te delen- nu ook andere organisaties hun voordeel er mee kunnen doen.

Enkele dagen na het webinar kwam het informatiebeheerplan ter sprake in een overleg met een interne collega van Informatiemanagement en uit dat gesprek kreeg ik de volgende feedback terug. “Probeer het probleem niet alleen van binnenuit op te lossen, maar ook van buiten naar binnen. Het gaat vaak fout aan de voorkant van het proces: het aanschaffen van vakapplicaties die geen koppeling hebben met het zaaksysteem, het gebruik van apps waarin vernietigbare documenten permanent blijven opgeslagen etc.

Acties waar vervolgens later weer herstelacties op moeten volgen die veel tijd en geld kosten. Probeer juist aan de voorkant van het proces (by design) deze gebreken te voorkomen. Vergeet niet wie er als eerste last van heeft wanneer de zaken niet op orde zijn: de burger (en daarmee de business)”. Dit klopt helemaal: DIV moet uiteraard ook in gesprek zijn en blijven met de teammanagers en hun medewerkers en hen via advies en begeleiding het belang van vindbare, toegankelijke en duurzame informatie onder de aandacht brengen: bij aanschaf van applicaties, bij het ontwerpen van processen én bij het verrichten van de dagelijkse werkzaamheden.

Ik heb mij blijkbaar onbewust - bij het schrijven van het informatiebeheerplan - toch vooral gericht op het repareren van de processen aan de achterkant. Dit is nodig, maar een deel van de problemen op informatiegebied is gelukkig ook op te lossen aan de voorkant. Neem dit aspect dus ook mee als je met het informatiebeheerplan aan de slag gaat.