Informatiebeheerplan

Sinds begin 2021 ben ik lid van de VNG-projectgroep Informatiehuishouding op orde, onderdeel informatiebeheerplan.

Waar anderen niet wachten op toestemming van hun directie en gewoon aan de slag gaan met een informatiebeheerplan, ben ik gestart met een notitie om het in mijn gemeente te realiseren om zo op zorgvuldige wijze voldoende draagvlak binnen de organisatie op te bouwen.

Dit is inmiddels best wel een tijdrovend proces geworden dat slechts met kleine stappen vooruitgaat.

Zo ben ik in april gestart met het maken van een eerste conceptnotitie. In dit concept stel ik de directie voor akkoord te gaan met het realiseren van een informatiebeheerplan en het cluster DIV opdracht te geven om voor de implementatie ervan een plan van aanpak op te stellen.

In mei heb ik een overleg met mijn leidinggevende om het concept met hem te bespreken (ik heb het enkele dagen daarvoor naar hem toegestuurd). Helaas blijkt tijdens het gesprek dat hij geen tijd heeft gehad om het te lezen. We spreken daarom af om er op een later tijdstip opnieuw op terug te komen en dat hij dan het stuk gelezen heeft.

In juni treffen we elkaar opnieuw over het informatiebeheerplan. Mijn leidinggevende geeft in dat overleg aan dat hij wel het belang ervan inziet. Er is waarschijnlijk geen geld voor maar misschien kunnen we het implementeren van een informatiebeheerplan combineren met een al bestaand plan. Hij zal het opnemen met een lid van de directie.

Eind juli opnieuw overleg. Mijn leidinggevende stelt voor het concept uit te breiden met een passage over de uitvoering van een en ander en het stuk daarna op intranet te zetten: dan kunnen andere collega’s er ook naar kijken en op reageren.

Na plaatsing van het stuk op intranet begin augustus komen er reacties binnen van collega’s en die verwerk ik in de notitie. Daarnaast voeg ik er samen met de communicatieadviseur nog een communicatie-paragraaf aan toe. Het is dan eind september.

Deze laatste versie van de notitie ga ik in november na de vakantie van mijn leidinggevende opnieuw met hem bespreken: ik hoop dan weer enkele verdere stappen (of stapjes) te kunnen zetten.

Wordt vervolgd.