Informatiehuishouding op orde

Het op orde brengen van de informatie in de organisatie is bepaald geen sinecure. Dat bleek vanmiddag weer tijdens het overleg van de VNG werkgroep Informatiehuishouding op orde. Twee organisaties gaven een presentatie over de inspanningen die worden gedaan om daar verbetering in aan te brengen: van het (slimmer) uitvoeren van kwaliteitscontroles tot het inrichten van informatieportalen en het zoveel mogelijk ontzorgen van medewerkers. Meer aandacht voor strategie en innovatie, minder inzetten op het louter uitvoeren van werkzaamheden.

Genoeg ambities en bereidheid bij afdelingen en organisaties tot veranderen. De vraag die bij mij - en ongetwijfeld ook bij anderen - opkwam is of de gemiddelde - en over het algemeen wat oudere- DIV medewerker dit ook werkelijk in daden zal kunnen omzetten. Deze DIV medewerkers zijn tientallen jaren geleden aangenomen vanwege hun nauwkeurigheid van werken, hun analytische vaardigheden en hun rustige doen en laten.

Nu verwachten we dat ze uit hun comfortzone komen, medewerkers gaan coachen en begeleiden met zaakgericht werken, dat ze presentaties gaan houden en floorwalks op afdelingen gaan doen.

Dat zal niet lukken, vrees ik en daar moeten we dan ook eerlijk en duidelijk over zijn. Tegen onszelf, maar ook tegenover hen die het betreft, want hoe vervelend is het om elke dag werkzaamheden te moeten doen die je niet liggen. Ik heb de indruk dat we daar (uitzonderingen daargelaten) vanwege de sociale aspecten (en die we ook serieus moeten nemen) soms wel erg lang mee wachten.

Het werk op afdelingen DIV is de laatste jaren door digitalisering dermate veranderd dat het compleet anders is geworden dan waar destijds op gesolliciteerd is. Deze medewerkers kun je bijscholing aanbieden, extra gaan coachen etc. , maar de medewerker an sich verandert er niet (meer) door. Dan is het beter iemand te begeleiden naar ander werk of om afscheid te nemen.

En zoals eerder gezegd is daar best wel veel haast mee: degenen die wel geschikt zijn kun je niet continue extra belasten met de taken die anderen laten liggen. Het ondermijnt bovendien je effectiviteit als afdeling in de huidige tijd van kostenbesparingen waarin het belangrijk is om aan de buitenwereld je meerwaarde te laten zien. Voor je het weet is de afdeling ingekrompen of wegbezuinigd en het informatiebeheer verwaarloosd.

We moeten bij onszelf te rade gaan hoe we hier toch beter mee om kunnen gaan, want uiteindelijk bewijs je door geen of laat actie te ondernemen niemand een dienst, om over het waarmaken van ambities maar niet te spreken..