Informatiebeheerplan De Fryske Marren

Enige tijd geleden heb ik in een webinar en een aantal blogs aangegeven waar ik tot nu toe tegenaan ben gelopen in de ontwikkeling en implementatie van een informatiebeheerplan bij de gemeente De Fryske Marren. Vandaag een update!

In het webinar gaf ik al aan dat we in de organisatie via een project aan de slag zullen gaan met procesmanagement. Dit project start binnenkort en heeft tot doel:

· Alle werkprocessen – en daarmee de bedrijfsvoering – van de gemeente te verbeteren en te standaardiseren waar mogelijk,

· Daarmee risicomanagement te kunnen verbeteren,

· En een eigen In Control Statement te kunnen laten afgeven door het college. De randvoorwaarde hierbij is een eenduidige manier van procesmanagement afspreken en toepassen.

Het uitwerken, vastleggen en professionaliseren (standaardiseren) van alle relevante processen zal per team gebeuren. Zodra ik hoor van de start van dit project, maak ik een afspraak met de nieuwe projectleider om kennis te maken en hem op de hoogte te brengen van het informatiebeheerplan: mogelijk dat we (op onderdelen) samen kunnen optrekken en dubbel werk kunnen vermijden.

Na het gesprek maken we de afspraak om er later verder over te praten. Hierna heb ik met mijn teamleider een gesprek over deze kennismaking en het vervolg van het informatiebeheerplan. Hij adviseert mij aan om ook contact op te nemen met de concerncontroller van De Fryske Marren: hoe kijkt hij tegen het informatiebeheerplan aan, bijvoorbeeld als het gaat om het maken van de risicoanalyses?

Tijdens het gesprek met de concerncontroller wordt duidelijk dat het weinig zin heeft om in het informatiebeheerplan ook informatie op te nemen op het gebied van financiën, risicomanagement, privacy, informatieveiligheid etc. In De Fryske Marren wordt deze informatie al voldoende vastgelegd en gemonitord door de betreffende vakdisciplines.

Vandaar dat besloten is om het informatiebeheerplan “alleen” te gaan focussen op het aspect van informatiebeheer. We starten met het informatiebeheerplan bij ons eigen team. Hier eerst een inventarisatie doen en dat als nulmeting gebruiken. Vervolgens gaan we er vervolgacties aan koppelen. Op basis van de opgedane ervaring gaan we aan de slag met de andere teams in de organisatie.

Ik ben benieuwd hoe dit gaat lopen!