Casus Vervanging

Alle controles en procedures m.b.t. de vervanging zijn beschreven in het Handboek Vervanging dat periodiek wordt bijgewerkt. Hierin zijn ook de uitzonderingen vastgelegd; dus er is beschreven welke documenten niet dagdozen worden opgeborgen, maar in een fysiek dossier.

Dit is de theoretische situatie. In de praktijk hebben de dagdozen zich opgestapeld in het depot, omdat er nog niet is vernietigd. Want voordat er uitvoering kon worden gegeven aan het vervangingsbesluit, moest een steekproef uitsluitsel geven over de kwaliteit van het vervangingsproces. Uiteindelijk is de steekproef uitgevoerd en zijn de dagdozen van de eerste jaren afgevoerd. Voor het inrichten van het verdere vervangingsproces is er ook nog een doorlopende machtiging geregeld. Op deze manier hoeft er niet ieder kwartaal een nieuwe verklaring van vervanging worden gemaakt.

Uitzonderingen

Tijdens het afvoeren van de dagdozen is gebleken dat het uitzonderen van vervanging niet altijd even zorgvuldig is uitgevoerd. Er bleken veel overeenkomsten tussen te zitten die vanwege de “natte handtekening” eigenlijk in een dossier terecht hoorden te komen. Deze overeenkomsten hebben nog een tijdje apart gelegen, maar zijn uiteindelijk - na een aparte steekproef op de scankwaliteit - toch meegegeven aan de archiefvernietiging.

Op de kwaliteit van scans wordt er goed gecontroleerd en het schoonmaken van de scanners is ook gewaarborgd. Daarnaast wordt er een 100% controle uitgevoerd op de zaken zonder bewaartermijn. Hierbij wordt ook getoetst of de zaak compleet is en de metadata klopt. Echter, lang niet altijd blijkt dit in orde - metadata ontbreekt of zaaktypes zijn niet goed gekozen. Bovendien worden de stappen die tijdens het uitvoeren van het proces worden gezet niet altijd goed vastgelegd. Maar dit ligt ook aan de inrichting van het zaaksysteem.

Nieuw handboek

Op dit moment wordt er gewerkt aan een nieuwe versie van het Handboek Vervanging, dat de uitzonderingen beter beschrijft en de kwaliteitseisen aanscherpt. Dit handboek echter is nog niet vastgesteld en er is ook nog geen nieuw vervangingsbesluit genomen. Toch wordt er al wel -vooruitlopend op dit handboek - met de nieuwe uitzonderingen van vervanging gewerkt. Scans in het zaaksysteem vervangen de documenten met een natte handtekening, die worden opgeborgen in de dagdozen.

Over het uitzonderen van vervanging van overeenkomsten met een natte handtekening bestaat nog geen eensluidend antwoord. In de Handreiking Vervanging uit 20216 worden deze documenten niet genoemd. Je zou er zodoende van uit mogen gaan - dat wanneer je het vervangingsproces goed hebt ingericht - je de overeenkomsten met een natte handtekening met een gerust hart kunt vervangen.

Richtlijn

Toch zie je dat er binnen organisaties nog veel discussie bestaat over dit soort documenten. Vaak klinkt er - met name vanuit juridische en vastgoed afdelingen - nog een tegengeluid. De natte handtekening heeft volgens hen een bijzondere waarde, die niet zomaar vervangen kan worden met een scan van het originele document. Vreemd dat er dan niet vanuit het Nationaal Archief of de Lopai meer duidelijkheid wordt gegeven over uitzonderen bij vervanging. Een goede richtlijn bijvoorbeeld zou veel kunnen helpen om deze discussie overbodig te maken.

Over deze casus heb ik de volgende vraag:

Wordt er in het geval van de hierboven beschreven situatie wel goed uitvoering gegeven aan het vervangingsbesluit van deze gemeente?

De overwegingen hierbij:

• Documenten met natte handtekening worden niet meer uitgezonderd van vervanging.

• Het proces van zaakgericht werken is nog niet echt goed ingebed in de organisatie.