Archiefwet 1995 wijziging
Net via Eric Hennekam het voorstel voor wijziging van de Archiefwet gelezen en op het archiefforum.org...
digitalisering administratieve processen
- jan 2013
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 3
- 41
Wij (de Universiteit Utrecht) zijn halverwege de digitalisering van de administratieve beleidsprocessen. We hebben nu behoefte aan een overzicht waar we precies staan bij die processen.
Het gaat onder andere om registratie en archivering van:
inkomende, interne en uitgaande post
vergaderstukken op centraal niveau.
Ik heb zelf een opzet gemaakt met een onderscheid tussen
van origine papier - digitale bron;
inkomende - interne - uitgaande post - vergaderstukken
registreren - scannen - printen - doorsturen - archiveren
Het wordt op deze manier nogal complex.
Heeft er iemand een sjabloon dat goed bruikbaar is om een dergelijke inventarisatie te maken?
Heeft iemand tips?
Bij voorbaat hartelijk dank voor alle input.
Hans Donck UU
Verken
Een nieuwe vorm van documentanalyse: diplomatiek in de 21e eeuw
Een intrigerende kwestie: zijn het schootbriefjes, blootbriefjes of spiekbriefjes? En wie weet anders ...
Interview met Luud de Brouwer
Het archief als een spin in het WEB!Gesprek met Luud de Brouwer, Hoofd Archief bij het Regionaal Archi...
Reacties
Boeiend dat hier na ruim 2 weken geen antwoord op is gekomen.
Ik denk dat het probleem is, dat het lastig is om een algemeen antwoord te geven. Welke gegevens je vast wilt leggen over de status van het proces, de status van de digitalisering van het stuk en over het stuk zelf, hangt van je eigen situatie af.
Belangrijk is om deze gegevens van elkaar te scheiden. Wat wil je vastleggen van:
het stuk (analoog of digitaal);
het digitaliseringsproces;
het proces waarin het stuk betrokken is.
Misschien kun je je vraag meer specifiek maken.
Beste Jan,
Dank je voor je reactie. Er is intussen wel gereageerd aan mij persoonlijk, dus de score was gelukkig niet zo dramatisch als hier op de site lijkt. Het probleem is misschien dat mijn vraag digitalisering in het administratieve proces (of in zaakprocessen)betreft en niet alleen digitale archivering. Ik heb wel wat gehad aan Goed, geordend, gevuld .
Voor jou en andere geinteresseerden:
ik heb intussen bijgaand model opgesteld. Per paragraaf staat in het kort: het huidige proces en de producten daarvan; het gewenste toekomstige proces en de producten daarvan; de actiepunten om van het huidige naar het toekomstige poces te komen. Om technische redenen is registreren en (dynamisch) archiveren per documenttype uitgesplitst. De subs archiveren bevatten de stappen van proces naar dynamisch archief; 7 Archiveren bevat de stappen van dynamisch archief naar semi-statisch en statisch archief.
Jan Kuipers zei:
Boeiend dat hier na ruim 2 weken geen antwoord op is gekomen.
Ik denk dat het probleem is, dat het lastig is om een algemeen antwoord te geven. Welke gegevens je vast wilt leggen over de status van het proces, de status van de digitalisering van het stuk en over het stuk zelf, hangt van je eigen situatie af.
Belangrijk is om deze gegevens van elkaar te scheiden. Wat wil je vastleggen van:
het stuk (analoog of digitaal);
het digitaliseringsproces;
het proces waarin het stuk betrokken is.
Misschien kun je je vraag meer specifiek maken.
Mooi dat je reacties hebt gehad. Bedankt voor je terugkoppeling.