Archivaris in een wereld van markt en strijd. Alles gratis op internet? Wie zal dat betalen?

Archivaris in een wereld van markt en strijd.Een berg aan archiefschatten, een groot publiek en nauwelijks inkomsten, René Spork (1955), voorzitter van de Sectie Kwaliteit van het Nederlandse archiefwezen, schetst de rol van de archivaris in een wereld van markt en strijd.Een charter uit de middeleeuwen, een atlas uit de tijd van de ontdekkingsreizen, een tekening uit de Gouden Eeuw, een wapenbrief van Napoleon, een dagboek uit de Tweede Wereldoorlog en bergen foto’s, archiefinstellingen zijn de schatkamers van onze wereld.Honderdduizenden mensen kunnen – als ze dat perse willen – de schatkamers bezoeken en zich op de studiezalen overgeven aan een ‘historische sensatie.’Miljoenen mensen nemen even zo vrolijk genoegen met de virtuele presentatie van onze schatten en bronnen op internet of andere media. Het gaat hen om de informatie.Miljoenen klanten, wie droomt er niet van! Een paar miljoen bestellingen, maal - laten we bescheiden stellen - 1 euro, dat is toch al gauw een omzet van, eh, een paar miljoen euro! Maar omzet is nog geen winst en winst is niet ons oogmerk. Een studiezaalmedewerker die een akte op bestelling print, factureert en verstuurt, voor 1 euro en 5 euro administratiekosten, levert de archiefdienst niet echt profijt op.Het archiefwezen doet in elk geval stevig mee op de informatiemarkt en dat is al heel wat.Internet is de wereld van de grote getallen en dus een wereld van markt en strijd. De markt moet worden veroverd en de strijd om aandacht is van levensbelang. Marketingstrategieën en doelgroepenbeleid overwoekeren sinds jaar en dag de bladzijden van menig bedrijfs- of jaarplan. Webstatistieken zijn heilig. Tegenover de opvatting dat je de wensen van je klanten door en door moet kennen om succesvol te kunnen zijn op internet, staat de opvatting dat er voor elk aanbod wel een vraag is. Beide opvattingen zijn ongetwijfeld waar en van die constatering hoef je alleen wakker te liggen als je van plan bent heel veel geld te verdienen.Archiefinstellingen verkeren in de luxe positie dat ze beschikken over veel en unieke content waar echt vraag naar is, zonder aandeelhouders die zich druk maken over de exploitatie van al die schatten. Wel - en dat is nieuw - zijn er bestuurders en subsidiënten die zich in toenemende mate afvragen of er wat kan worden terugverdiend aan al die internetklanten. Het Nederlandse ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen heeft dit zelfs als voorwaarde gesteld bij de subsidieverlening voor het samenvoegen van de grootste genealogische databases in Nederland. Gedacht wordt aan het doorverkopen van de licentie op het gebruik van de genealogische database aan een Amerikaanse internetonderneming. Op die manier krijg je inderdaad wat terug van je investeringen. Minstens één Nederlands gemeentearchief heeft die stap overigens al een paar jaar geleden gezet.Het aardige van internet is het democratische karakter: er is een ongekende spreiding van kennis en informatie en de klant bepaalt de vraag en draagt bij aan het aanbod. Betalen voor het raadplegen van informatie of het downloaden van muziek wil de klant, zeker de leeftijdsgroep tot 30 jaar, eigenlijk niet. Wat het downloaden van muziek betreft beschouwde de Nederlandse internetprovider Planet vorig jaar al die leeftijdgroep als hopeloos verloren. Alleen veertigers en vijftigers gebruiken uit angst voor virussen de officiële kanalen. Gratis muziek lijkt nu uiteindelijk voor iedereen in aantocht. De rekening gaat naar de adverteerders.Ons publiek wil wel betalen, voornamelijk voor het bestellen van foto’s, reproducties van archiefstukken en voor het laten doen van al dan niet uitgebreid onderzoek.Als overheidsinstelling, ik werk bij een gemeentearchief, moeten onze tarieven kostendekkend zijn. Het is nog maar de vraag of de tarieven voor bijvoorbeeld bestellingen van foto’s en reproducties dat zijn. De hoeveelheid bestellingen kun je schatten op grond van ervaringscijfers maar ze blijft een onzekere factor in de kostprijsberekening. Als je alle kosten die gemoeid zijn met digitaliseren en beschikbaar stellen afzet tegen de inkomsten uit bestellingen van akten en dergelijke, dan zijn we vermoedelijk niet erg slim bezig.Uit wat ik zojuist allemaal geschreven heb leidt u misschien af dat ik van mijn archiefdienst een profijtelijke beursgenoteerde onderneming wil maken en op zoek ben naar mogelijkheden om ruim voor mijn pensionering een forse duik te kunnen nemen in mijn eigen geldpakhuis. Niets is minder waar. Het non-profit beginsel heb ik hoog in het vaandel, maar ik zie wel wat moeilijkheden.Archiefinstellingen, in elk geval in Nederland, kunnen nog steeds een goed beroep doen op allerlei subsidieregelingen voor digitalisering. Hoe meer we digitaliseren hoe meer klanten we krijgen. Een aantoonbaar goed gebruik van onze websites bewijst dat de investeringen geen weggegooid geld zijn. Tegenover elke tienduizend studiezaalbezoekers staan een paar honderdduizend internetbezoekers. Bestuurders zijn blij met die grote getallen. Kennis en informatie worden veel breder verspreid dan voorheen en dat – zo zegt men nog steeds trots – 24 uur per dag, zeven dagen in de week, vanaf elk denkbare locatie. Hoera!Subsidiëring van digitalisering van archieven of verzamelingen strekt zich meestal uit over de directe kosten, soms met inbegrip van de salariskosten van de projectleider. De archiefdienst krijgt te maken met de indirecte kosten: het inrichten van het serverpark, het bouwen en hosten van de website, licentie- en onderhoudskosten voor applicaties, de zorg voor voldoende bandbreedte enzovoort. Er komen ook meer publieksreacties die ergens in de backoffice moeten worden behandeld. Kortom: incidentele kosten worden gesubsidieerd, maar hoe staat het met de structurele lasten? En kunnen die lasten geheel of gedeeltelijk worden gedekt door extra inkomsten?We hebben content, er is voldoende vraag, er is een zekere betalingsbereidheid, maar onze mogelijkheden tot exploitatie zijn beperkt. In de American Archivist verschenen in de winter van 2003 stelde Peter B. Hirtle deze kwestie al aan de orde: we have millions in capital assets, but lack money to hire staff, maintain the facility, or pay the utility bill.’ Een probleem is dat we niet de volledige eigendom hebben van de schatten die we beheren. Het copyright of auteursrecht berust vaak bij anderen en als op het materiaal geen rechten rusten, dan is het van iedereen. Heb je als archiefdienst zelf de rechten, dan kun je wat exploitatie betreft je gang gaan, maar willen en kunnen we dat?Een spectaculair voorbeeld van het te gelde maken van content, zij het geheel voor eigenbelang en tegen de openbaarheid- en privacyregels in, betreft de recente actie van een bankbediende en archivaris uit Liechtenstein. Hij verkocht digitale bankgegevens van Duitse belastingontduikers naar men zegt voor vier miljoen euro aan de Duitse geheime dienst. Speurders naar zwartgeld waren er bijzonder blij mee.Het is in dit licht bezien goed om ons nog eens rekenschap te geven waartoe wij archivarissen eigenlijk op aarde zijn. In de woorden van de International Records Management Trust is dat:1. ‘strengthening information systems as the basis for serving citizens’,2. ‘supporting accountability to citizens through evidence’ and3. ‘ helping to preserve the national collective memory.’Een goede administratie is het beste wapen tegen corruptie en draagt bij aan een controleerbare en betrouwbare overheid. Goede archiefvorming en adequaat archiefbeheer dragen bij aan het democratisch proces.Tegen de tijd dat archieven worden opgeslagen in de bewaarplaatsen van archiefinstellingen worden ze voer voor historici en andere onderzoekers en betreden we de wereld van het erfgoed en van het publieke domein, niet van commercie en exploitatie. Allerlei wet- en regelgeving verzet zich daar ook tegen.In Nederland is bovendien de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar een archiefbewaarplaats verkort. Sinds de Archiefwet van 1995 is die termijn 20 jaar in plaats van 50 jaar. Nu er archieven digitaal worden gevormd, zowel overheidsarchieven als particuliere archieven, zal de overbrengingstermijn vermoedelijk nog korter worden. Automatiseringsparken worden immers elke 4 tot 5 jaar vernieuwd en de kans op verlies van digitale bestanden die van belang zijn voor de controleerbare overheid en/of voor onze geschiedenis is groot. Deze bestanden zullen worden overgebracht naar een Elektronisch Depot en uiteindelijk beschikbaar worden gesteld via een Digitale Balie. Hoe jonger de archieven en verzamelingen, hoe groter de kans dat er rechten op rusten.Met de digitalisering van recente kranten bijvoorbeeld zijn er al auteursrechtkwesties geweest met freelance journalisten, fotografen en columnisten die in digitalisering een nieuwe vorm van openbaarmaking zien en dus betaald willen worden.Waar halen we dan meer inkomsten vandaan? Peter B. Hirtle ziet de volgende oplossingen om meer inkomsten te genereren:1. vraag voor kopieën en reproducties ‘wat de markt aan kan’,2. maak de informatie en diensten die de klant nergens anders kan krijgen te gelde,3. zorg voor een soepel lopend eenvoudig zoek- en bestelsysteem.Zijn conclusie: ‘The real assets in an archives are not the holdings, but the skills, talents, knowledge and abilities of its trained archival staff. It is these archival assets that archival repositories must promote.’ (American Archivist, vol. 66, fall/winter 2003, p. 247).Ik voel wel veel voor zijn zienswijze. Het gaat er dan niet om dat je bij een archiefinstelling een reproductie van een tekening kunt bestellen, maar de reproductie van die tekening (of archiefstuk, foto of film enzovoort) in combinatie met de juiste beschrijving. Daar betaal je als klant voor en dan mogen de kosten best wat omhoog. Een simpele zoekmachine en een soepel bestelproces zijn voorwaarden voor succes.De eerlijkheid gebied te zeggen dat de meeste archiefinstellingen juist de beschrijvingen van archiefstukken, boeken, beeld – en geluidmateriaal gratis op internet hebben staan. Alleen de afbeeldingen staan er in lage resolutie (of met een watermerk) op ter voorkoming van misbruik en kun je bestellen in een hoge resolutie. De belangrijkste producten van onze deskundigheid hebben we al weggegeven.Wat ons dan nog rest is: advisering op het gebied van archiefbewerking, adviezen over goede bewaring van particuliere archieven en verzamelingen, adviezen over restauratie, het maken van transcripties, het doen van onderzoek en verstrekken van inlichtingen en organiseren van maatwerk ontvangsten van bepaalde doelgroepen. Het kan allemaal bijdragen aan het verhogen van onze inkomsten. We maken onze ‘kwaliteiten’ en ‘specialismen’ te gelde.Ik voer vooral ‘advisering’ op en niet uitvoering van werkzaamheden, omdat anders onze reguliere werkzaamheden teveel in de verdrukking dreigen te komen.Wie de websites van archiefinstellingen bekijkt ziet wel tal van bestelmogelijkheden, maar niet of nauwelijks aanbod van onze deskundigheid en vaardigheden, met uitzondering van het beantwoorden van genealogische brieven en andere verzoeken om inlichtingen. Dat moet en kan dus anders.We zijn overheidinstellingen, maar op internet wel in een wereld van markt en strijd. Het is zaak daarin te overleven. Ons publiek wil meer, meer, meer! De simpelste oplossing is natuurlijk onbeperkte sponsoring door ons bestuur, maar dat zit er voor de meeste van ons niet in. Adverteerders werven lijkt voor overheidsinstellingen geen optie.Met onze unieke content, kennis, kunde en vaardigheden zullen we dus inkomsten moeten trekken om de hoger wordende structurele lasten het hoofd te kunnen bieden, zonder afbreuk te doen aan onze archiefbeginselen en dat vereist heel wat stuurmanskunst.Rene SporkArtikel verschenen in Archievenblad, juli 2008, gebaseerd op tekst lezing Luxemburg, mei 2008.