Persoonsgegevens in een verenigingsarchief

Reacties

• • Joost van Koutrik
  • 1363856640

  Volgens het Vrijstellingsbesluit Wbp wel, dat behoort bij de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Zie art. 5 (lid 6) van het Vrijstellingsbesluit: http://wetten.overheid.nl/BWBR0012461#Hoofdstuk2_Paragraaf2_Artikel5Nou is het Vrijstellingsbesluit Wbp er niet expliciet in dat het "verwijderen" van de persoonsgegevens ook het vernietigen van de archiefbescheiden inhoudt. (Dat hangt van de definitie van "verwijderen" af.) Het CBP legt het volgens mij in dit geval wel uit als het vernietigen van de archiefbescheiden: http://www.cbpweb.nl/Pages/inf_va_bewaartermijnen.aspx#5 (Zie vooral de tekst eromheen.) De huidige Wbp is wel vastgesteld in 2001, dat valt midden in de genoemde periode van de sollicitatiebrieven. Ik weet eerlijk gezegd niet of vóór dat jaar de Wet persoonsregistraties nog van toepassing is op deze bescheiden en wat daar dan in bepaald wordt. Ik zou ze eigenlijk gewoon op dezelfde manier behandelen.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1363865820

  @Joost: Bedankt voor de nuttige verwijzingen. Volgens het Vrijstellingsbesluit hadden de gegevens inderdaad verwijderd moeten zijn. Ik ben het met je eens dat in dit geval 'verwijderen' uitgelegd kan worden als 'vernietigen'. Deze Handleiding Wet bescherming persoonsgegevens geeft dezelfde richtlijnen aan. Hierin staat ook iets over de overgang van de Wet persoonsregistraties naar de Wet bescherming persoonsgegevens. Gegevensverwerkingen die reeds plaatsvonden op het moment dat de Wbp in werking trad, moesten binnen een jaar in overeenstemming gebracht worden met de Wbp. Als ik dat goed interpreteer, moet ik de bescheiden van voor 2001 inderdaad op dezelfde manier behandelen als die van na 2001.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1363944240

  Het lijkt mij discutabel of de Wet bescherming persoonsgegevens hier wel van toepassing is. De stukken zitten in een serie ingekomen stukken. Het is de vraag of dat wel onder het begrip "bestand" valt. Zie art. 1 onder c in combinatie met artikel 2 lid 1 van de Wbp.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1363956780

  Ik ben zelf ook bezig met de bewerking van een groot verenigingsarchief. Daarin verwijder (lees: vernietig) ik alle sollicitatiebrieven en CV's. In principe hebben die geen meerwaarde voor historisch onderzoek. De enige persoonsgegevens die ik bewaar zijn ledenlijsten, donateursoverzichten en de stamkaarten van de vrijwilligers (de overige bescheiden uit de vrijwilligersdossiers vernietig ik ook).

  In principe bewaar je sollicitatiegegevens voor de periode dat ze van belang zijn. Is de procedure afgerond, dan moeten die gegevens van de afgewezen kandidaten zo snel mogelijk vernietigd worden. Ze zijn immers niet meer van belang om te bewaren. Van de kandidaat die de functie gekregen heeft zijn de brief en cv van belang voor het personeels/vrijwilligersdossier. Zodra de functionaris vertrekt vervalt de waarde daarvan weer voor de organisatie en kunnen deze vernietigd worden.

  Bij de gemeentelijke overheid bewaren we een personeelsdossier in complete vorm tot 10 jaar na uitdiensttreding bij een normaal dienstverband. Bij functionarissen die blootgesteld worden aan gevaarlijke stoffen (bijvoorbeeld milieu-ambtenaren of brandweerlieden) bewaren we die gegevens 40 jaar.

  Alleen bij beleidsbepalende functionarissen (burgemeester, wethouders, gemeentesecretarissen, directeuren van diensten) worden gegevens uit personeelsdossiers blijvend bewaard, maar dan ook alleen die bescheiden die voor historisch onderzoek interessant zijn (benoeming, bevordering, ontslag, eventueel correspondentie over nevenfuncties, onderscheidingen, etc.).

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1364387340

  Arina,

  dat had zeker moeten gebeuren. Persoonlijke gegevens mogen nooit langer worden bewaard dan het doel waarvoor ze verzameld zijn. Erg slordig van deze vereniging.

  Cees de Groot

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1364387940

  Henk,

  ik denk niet dat je met deze redenering weg komt. Naast de Wet persoonsgegevens zijn er diverse protocollen i.v.m. de omgang met stukken bij een sollicitatie en die stellen allemaal verplicht dat de stukken bij niet benoeming vernietigd moeten worden of worden teruggezonden. Een organisatie die dit soort stukken bewaard bij de ingekomen stukken weet duidelijk niet hoe ze met Persoonlijke gegevens om moeten gaan. Als werkgever zijn ze verplicht een privacy reglement een sollicitatie protocol te hebben. Ik ben benieuwd of ze die hebben en zo ja wat er instaat.

  Cees   Henk van der Meer zei:

  Het lijkt mij discutabel of de Wet bescherming persoonsgegevens hier wel van toepassing is. De stukken zitten in een serie ingekomen stukken. Het is de vraag of dat wel onder het begrip "bestand" valt. Zie art. 1 onder c in combinatie met artikel 2 lid 1 van de Wbp.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1364478120

  Henk, Of de serie ingekomen stukken onder de definitie "bestand" vallen, valt inderdaad te bezien.

  Het lijkt mij discutabel of de Wet bescherming persoonsgegevens hier wel van toepassing is. De stukken zitten in een serie ingekomen stukken. Het is de vraag of dat wel onder het begrip "bestand" valt. Zie art. 1 onder c in combinatie met artikel 2 lid 1 van de Wbp.

  Maar ik acht het van groter belang dat het specifiek om sollicitatiegegevens gaat. En dat die na het afsluiten van de procedure al vernietigd hadden moeten worden. Daarmee sluit ik me dus bij Erik (en Cees) aan.

  In principe bewaar je sollicitatiegegevens voor de periode dat ze van belang zijn. Is de procedure afgerond, dan moeten die gegevens van de afgewezen kandidaten zo snel mogelijk vernietigd worden. Ze zijn immers niet meer van belang om te bewaren.

  Of er bij de vereniging nu protocollen of reglementen worden toegepast weet ik niet. Goed punt om naar te gaan kijken.

  Als werkgever zijn ze verplicht een privacy reglement een sollicitatie protocol te hebben. Ik ben benieuwd of ze die hebben en zo ja wat er instaat.