Archiefwet en AVG in de praktijk
- gisteren
- Esmée Langenhof
- 1
- 69
Mijn vraag voor KIA Community is de volgende casus:
Hoe gaan jullie om met afgesloten (in dit geval) subsidiezaken waarin persoonsgegevens - zoals financiële gegevens - zitten die na besluitvorming niet langer noodzakelijk zouden zijn voor de uitvoering van de taak.
Worden de bestanden achter documentregistraties verwijderd, omdat deze persoonsgegevens na besluitvorming niet langer noodzakelijk zouden zijn voor de uitvoering van de taak. Daarbij blijft de documentregistratie wel bestaan. Of worden zowel de documentregistraties en de bestanden behouden en wordt de lijn van de selectielijst gevolgd voor vernietiging?
Welke werkwijze is verenigbaar met de Archiefwet, de gemeentelijke selectielijst en de AVG? Onder welke voorwaarden mogen bestanden met persoonsgegevens vóór afloop van de bewaartermijn uit een zaakdossier worden verwijderd of geanonimiseerd?
Verken
Back ups en de Archiefwet.
feb 2026Onze service manager is bezig met de back ups vanwege wijziging leverancier. Van de grote hoeveelheid ...
Verbeteren OCR-tekst met een lokale AI / LLM
14 aprOnze online krantencollectie omvat 500.000 pagina's. Ze zijn doorzoekbaar met Elasticsearch. De tekst ...
Discussiegroep (beheer van) collectiebeheersystemen
okt 2025Is er op het KIA platform ook een groep voor discussie over het gebruik van collectiebeheersystemen? E...
Reacties
Hallo Esmee,
Je beschrijft een van de vele casus die kunnen voorkomen in het 'grijze gebied' tussen AVG en Archiefwet!
Zoals we in Weten of Vergeten (editie 2020) beschrijven, is er vaak niet één juiste oplossing, maar zijn er meerdere mogelijkheden. Belangrijk is dat je overlegt met je privacy- en beveiligingscollega's en dat jullie de diverse belangen afwegen. Wat zijn de risico's voor de privacy en hoe ernstig zijn die? Wat zijn de risico's op gegevensverlies en hoe ernstig zijn die? Weeg de belangen tegen elkaar af en bedenk hoe je de risico's kunt verminderen of teniet doen. Documenteer welk besluit je neemt en waarom.
In Weten of Vergeten staat op pag. 17 een voorbeeld dat hier op lijkt.
Er is ook een Handout Weten of Vergeten (2024), waarin de achterliggende waarden van beide wetten worden beschreven, plus tien veelgesctelde vragen en antwoorden. In de Handout worden op pag. 9 ook verschillende voorbeelden gegeven waar je iets aan kunt hebben.
Graag hoor ik ook van collega's hoe jullie een dergelijk geval in de praktijk zouden oplossen!
In de eerste maanden van 2027 hopen we te komen met een nieuwe versie 2.0 van Weten of Vergeten, die onder meer is aangepast aan de nieuwe Archiefwet. Daarmee verandert er overigens niet veel aan de praktijk: het is geen wiskunde en een belangenafweging in elk individueel geval blijft nodig.