Wie informeert de b-organen? En bij wie kloppen ze straks aan?
- 4 sep
- Layla Hassan
- 7
- 743
Wij zijn hierin zoekend en horen graag hoe anderen dit aanvliegen.
Onder de Archiefwet 2026 is een privaatrechtelijke organisatie met openbaar gezag zelf het verantwoordelijke overheidsorgaan. Dat staat in artikel 2.5, met het opschrift Privaatrechtelijke verantwoordelijke overheidsorganen. De wetgever benoemt deze groep dus expliciet, met een eigen artikel en een eigen opschrift. In de wet zijn ze niet vergeten. In de uitvoering vaak wel.
En daar loopt het vast op één punt.
Ze vallen niet onder het nieuwe selectiebesluit, maar straks onder een groepsselectie
Het nieuwe selectie-instrument voor de gemeentelijke sector heeft een afgebakende reikwijdte: de gemeentelijke organen, en voor zover zij daar zelf toe hebben besloten de gemeenschappelijke regelingen. Een privaatrechtelijk b-orgaan valt daar niet vanzelf onder. Het is een eigen verantwoordelijk overheidsorgaan met een eigen verplichting, en het staat niet in onze reikwijdte.
Zonder vastgesteld selectiebesluit mag een overheidsorgaan niet vernietigen en niet overbrengen. Deze organisaties zitten dus straks in een positie waarin ze wettelijk verplicht zijn iets te doen wat ze zonder instrument niet mogen doen. En ze weten dat niet.
De route wordt een groepsselectie. Niet vijftig kleine stichtingen die ieder een eigen traject doorlopen met een eigen strategisch informatieoverleg en een eigen externe deskundige, want dat gaat niet gebeuren en dat moeten we ook niet willen. Eén instrument voor de groep, opgebouwd rond het type publieke taak dat zij uitvoeren.
Dan is de vraag: wie is hiervoor in lead?
Voor decentrale overheden bestaat de constructie van gezamenlijk vaststellen al, met één verantwoordelijk functionaris en één betrokken archivaris. Maar daar is altijd een bestuurslaag die het initiatief neemt. Hier gaat het om losse, zelfstandige, privaatrechtelijke organen zonder gemeenschappelijke bestuurslaag en zonder koepel. Er is geen partij die vanzelf opstaat.
Wie initieert het? Wie stelt het vast? Wie betrekt deze organisaties erbij, en hoe komen ze überhaupt in beeld? Zolang die vraag niet is belegd, gebeurt er niets, en loopt de tijd wel door.
Wat er in de praktijk gebeurt
Een stichting met vier medewerkers voert een taak uit die zij ooit van de gemeente heeft gekregen. Er komt een Woo-verzoek binnen, of een bezwaarprocedure waarin het dossier boven tafel moet komen. Dan blijkt dat er geen selectiebesluit is, geen bewaartermijn, geen overzicht van wat waar staat, en dat een deel van de correspondentie in een privé mailbox zit.
Die stichting zoekt geen contact met de rijksoverheid. Die belt met de gemeente of met de gemeenschappelijke regeling die de taak destijds heeft belegd, want dat is de enige overheid die zij kent.
En dan sta je daar. Formeel is die organisatie op grond van artikel 2.5 zelf verantwoordelijk en ligt het archieftoezicht niet bij de gemeente. Maar ga je tegen zo iemand zeggen dat hij bij het Rijk moet zijn, voor een taak die de gemeente hem heeft gegeven en waarover niemand hem ooit iets heeft verteld? Dat voelt niet goed, en volgens mij is het ook niet goed.
Deze organisaties worden straks overvallen. Niet uit onwil, maar omdat niemand het ze heeft verteld. Ze weten meestal niet eens dat ze een overheidsorgaan zijn. Ze denken dat ze een stichting of een bedrijf zijn dat iets nuttigs doet voor de gemeente.
Dat is bovendien geen kleine groep, en het overzicht is lastig te krijgen. De informatie zit verspreid over mandaatbesluiten, subsidiebeschikkingen, overeenkomsten en verordeningen, en soms alleen in het hoofd van een collega die er al twintig jaar werkt. Toch begint alles daarmee. Zonder overzicht is er geen groep om een groepsselectie voor te maken.
Waarom nu
Informatie die nu niet goed wordt vastgelegd is straks niet te repareren. Een verkeerd ingericht proces kun je bijsturen. Vernietigde of onvindbare informatie niet. Dat is het verschil tussen dit onderwerp en de meeste andere implementatievraagstukken.
Verantwoordelijkheid, toezicht en relatie liggen hier bij drie verschillende partijen. Niemand van de drie is in zijn eentje aan zet, en dus gebeurt er niets. Wat ontbreekt is een afspraak over wie wat doet.
Mijn vragen aan jullie
- Wie zou volgens jullie in lead moeten zijn voor een groepsselectie voor deze organisaties? En loopt daar al iets, landelijk of regionaal?
- Hoe zou zo'n groepsselectie moeten worden opgebouwd: naar type publieke taak, naar sector, of anders?
- Hebben jullie in beeld welke organisaties dit bij jullie betreft, en hoe hebben jullie dat overzicht opgebouwd?
- Wat doen jullie als zo'n organisatie belt met een vraag die formeel niet van jullie is? Verwijzen jullie door, of helpen jullie?
Ik deel graag wat wij tot nu toe hebben verzameld. Vooral ben ik benieuwd naar jullie oplossingen en getroffen of voorgenomen maatregelen. Ook aanpakken die niet werkten zijn welkom, want die besparen anderen tijd.
Verken
Nieuwe Archiefwet aangenomen: dit betekent het voor jou als professional
12 meiDe Eerste Kamer heeft op 12 mei ingestemd met de Archiefwet 2026. Daarmee zet de overheid een belangri...
Tijdelijk geen e-mailalerts voor overheidsdocumenten
23 aprDe Rijksoverheid is tijdelijk gestopt met het versturen van e-mailnotificaties over nieuw gepubliceerd...
Advies Raad van State over concept-Archiefbesluit 20xx gepubliceerd
mrt 2026De Afdeling advisering van de Raad van State heeft advies uitgebracht over het concept-Archiefbesluit...
Reacties
Maak je als gemeente niet gewoon afspraken over wie waar verantwoordelijk voor is en van welk overheidsorgaan het beleid en richtlijnen worden gevolgd? Die taken zijn toch vaak gemandateerd waardoor de betreffende gemeente verantwoordelijk blijft? Of is dat niet het geval?
Aangepast op 7 september
@wouterverdaas Dank, goed punt. Voor b-organen ligt het alleen net anders, en daar zit volgens mij de kern van het probleem.
Onder artikel 2.5 Archiefwet 2026 is een persoon of college met enig openbaar gezag van rechtswege zelf het verantwoordelijke overheidsorgaan, voor zover het die publieke taak betreft. Dat volgt uit de wet en niet uit een afspraak met de gemeente. Voor zover deze organisaties niet onder een decentrale bestuurslaag vallen, ligt het toezicht bij het Rijk. De wet wijst alleen niemand aan die hen hierover informeert.
Belangrijk onderscheid daarbij. Is de taak gemandateerd, dan blijft de bevoegdheid bij de gemeente op grond van artikel 10:1 Awb en blijft de gemeente ook verantwoordelijk overheidsorgaan. Dan is er geen b-orgaan. Het knelpunt ontstaat bij echte bevoegdheidsoverdracht, en in de praktijk lopen die constructies vaak door elkaar binnen één organisatie.
Afspraken helpen zeker, en ik ben er voor. Je kunt vastleggen wie wat beheert en welke richtlijnen worden gevolgd. Wat je er niet mee regelt, is de wettelijke verantwoordelijkheid zelf en ook niet de grondslag om te vernietigen of over te brengen. Die organisaties vallen buiten het gemeentelijke selectiebesluit en hebben een eigen basis nodig.
Mijn vraag aan jou is. Regelen jullie dit in het mandaatbesluit, de subsidiebeschikking of de overeenkomst, of vinden jullie dat hier een landelijke lijn voor moet komen?
Ha Layla,
BZK heeft ook met B-bestuursorganen te maken in het kader van de Wet open overheid (Woo). Daar vallen ook notariaten, deurwaarders en zelfs APK-keurders onder. Ik weet niet of het dezelfde groep betreft maar misschien goed om bij BZK te informeren hoe zij daar beleidsmatig mee omgaan.
Mvg, Peter
Een landelijke lijn heeft altijd de voorkeur! Dan hoef je als gemeente of b-orgaan niet zelf het wiel uit te vinden.
Zolang dat er niet is heb je volgens mij alleen de mogelijkheid voor een mandaatbesluit of een dvo o.i.d. (maar ik ben geen jurist ;-) ) En dan nog blijft het belangrijk dat je een afsprakendocument opstelt waarin je vastlegt wat je precies onder de gemandateerde of uitbestede taken verstaat en wie waar precies verantwoordelijk voor is.
@peterbont @wouterverdaasMooie aanvulling, dank jullie wel Peter en Wouter.. Ik wil benadrukken dat b-organen eigenlijk iedereen raken. Gemeenten, veiligheidsregio’s, waterschappen, omgevingsdiensten, samenwerkingsverbanden, de Rijksoverheid, uitvoeringsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen hebben er in verschillende vormen mee te maken. En zoals jij terecht aangeeft, reikt het bij de Woo ook tot bijvoorbeeld notarissen, deurwaarders en APK-keurders. De lijst is bijna eindeloos.
Juist daarom vind ik het interessant om te kijken hoe we hier beleidsmatig meer samenhang in kunnen aanbrengen. Ik neem je suggestie om BZK hierover te benaderen zeker mee. Dank voor het meedenken! Wellicht dat iemand uit de community hiermee kan helpen?
Ha Layla,
Net als de anderen neig ik ook dat BZK de eerste in lijn is om daar een landelijke richtlijn op te stellen en vast te laten stellen voor partijen die vanuit privaatrechtelijk orgaan publieke taken uitvoeren. Ik denk dat we in de selectie daarvan rekening moeten houden er privaatrechtelijke organen taken uitvoeren door het rijk (lees ministerie), de provincies en gemeenten. Daarbij geldt publieke taak en sector als een selectiecriteria want de processen die zij uitvoeren kunnen legio zijn onder die publieke taak die hen zijn toebedeeld.
Voor onze veiligheidsregio zou ik niet zo direct weten welke partij een publieke taak uitvoert namens ons. Wij hebben dan de GGD inbegrepen en daarvan zou ik mij voor kunnen stellen dat zijn van privaatrechtelijke organen gebruik maken die taken namens de GGD uitvoeren.
Als zou een partij bij ons aan zou kloppen, wordt deze partij toch geholpen dat ze worden doorverwezen naar informatiebeheer. Dus ja, ik zou ze zeker helpen, want uiteindelijk raakt het toch de organisatie als er bijvoorbeeld tijdens een Woo-verzoek blijkt dat er informatie ontbreekt.
Na een tip ben ik verder gedoken in de positie van b-organen onder de Archiefwet 2026. Wat ik vond, is belangrijker dan het op het eerste gezicht lijkt.
Wat zegt de wet?
B-organen zijn privaatrechtelijke personen of organisaties die met enig openbaar gezag zijn bekleed. Zij zijn zelf het verantwoordelijke overheidsorgaan voor hun documenten (artikel 2.5). Voor een groep gelijksoortige b-organen biedt artikel 5.2 een route: de minister van OCW kan een groepsselectiebesluit vaststellen, maar alleen op basis van een ontwerp dat een representatieve organisatie indient.
Let op voor gemeenten: voert een private partij een taak uit in mandaat (artikel 10:1 Awb), dan blijft het college verantwoordelijk voor de documenten. Pas als de bevoegdheid aan die partij zelf is toegekend, wordt zij een b-orgaan.
Wie doet wat?
Waar het knelt
Juridisch ligt de eindverantwoordelijkheid bij ieder b-orgaan afzonderlijk. Komt er geen groepsselectiebesluit, dan blijft de plicht uit artikel 5.1 staan: elk b-orgaan ontwerpt dan zelf een selectiebesluit. Zonder selectiebesluit is er geen grondslag om te vernietigen of over te brengen. Bestaande selectielijsten blijven gelden (artikel 12.2), maar voor wie er geen heeft, is dit een reëel gat.
In de praktijk lost één partij dit niet op. Het is geen taak van alleen BZK, OCW, het Nationaal Archief of de gemeente. Gemeenten kennen hun ketenpartners, het Nationaal Archief kent de selectiepraktijk, OCW stelt vast en brancheorganisaties kunnen de groep vertegenwoordigen. De plicht is individueel, de oplossing is gezamenlijk.
Mijn wens
Ik hoop dat het implementatieprogramma hier extra aandacht aan besteedt. Het is knap lastig om grip te krijgen. Wie telt als representatief? Wie neemt het initiatief? En hoe weten b-organen dat dit op hen afkomt?En wie betaalt het? De wet regelt geen financiering: de kosten liggen bij de b-organen zelf. Zonder afspraken daarover blijft iedereen wachten op een ander.