Wie informeert de b-organen? En bij wie kloppen ze straks aan?

Wij zijn hierin zoekend en horen graag hoe anderen dit aanvliegen.

Onder de Archiefwet 2026 is een privaatrechtelijke organisatie met openbaar gezag zelf het verantwoordelijke overheidsorgaan. Dat staat in artikel 2.5, met het opschrift Privaatrechtelijke verantwoordelijke overheidsorganen. De wetgever benoemt deze groep dus expliciet, met een eigen artikel en een eigen opschrift. In de wet zijn ze niet vergeten. In de uitvoering vaak wel.

En daar loopt het vast op één punt.

Ze vallen niet onder het nieuwe selectiebesluit, maar straks onder een groepsselectie

Het nieuwe selectie-instrument voor de gemeentelijke sector heeft een afgebakende reikwijdte: de gemeentelijke organen, en voor zover zij daar zelf toe hebben besloten de gemeenschappelijke regelingen. Een privaatrechtelijk b-orgaan valt daar niet vanzelf onder. Het is een eigen verantwoordelijk overheidsorgaan met een eigen verplichting, en het staat niet in onze reikwijdte.

Zonder vastgesteld selectiebesluit mag een overheidsorgaan niet vernietigen en niet overbrengen. Deze organisaties zitten dus straks in een positie waarin ze wettelijk verplicht zijn iets te doen wat ze zonder instrument niet mogen doen. En ze weten dat niet.

De route wordt een groepsselectie. Niet vijftig kleine stichtingen die ieder een eigen traject doorlopen met een eigen strategisch informatieoverleg en een eigen externe deskundige, want dat gaat niet gebeuren en dat moeten we ook niet willen. Eén instrument voor de groep, opgebouwd rond het type publieke taak dat zij uitvoeren.

Dan is de vraag: wie is hiervoor in lead?

Voor decentrale overheden bestaat de constructie van gezamenlijk vaststellen al, met één verantwoordelijk functionaris en één betrokken archivaris. Maar daar is altijd een bestuurslaag die het initiatief neemt. Hier gaat het om losse, zelfstandige, privaatrechtelijke organen zonder gemeenschappelijke bestuurslaag en zonder koepel. Er is geen partij die vanzelf opstaat.

Wie initieert het? Wie stelt het vast? Wie betrekt deze organisaties erbij, en hoe komen ze überhaupt in beeld? Zolang die vraag niet is belegd, gebeurt er niets, en loopt de tijd wel door.

Wat er in de praktijk gebeurt

Een stichting met vier medewerkers voert een taak uit die zij ooit van de gemeente heeft gekregen. Er komt een Woo-verzoek binnen, of een bezwaarprocedure waarin het dossier boven tafel moet komen. Dan blijkt dat er geen selectiebesluit is, geen bewaartermijn, geen overzicht van wat waar staat, en dat een deel van de correspondentie in een privé mailbox zit.

Die stichting zoekt geen contact met de rijksoverheid. Die belt met de gemeente of met de gemeenschappelijke regeling die de taak destijds heeft belegd, want dat is de enige overheid die zij kent.

En dan sta je daar. Formeel is die organisatie op grond van artikel 2.5 zelf verantwoordelijk en ligt het archieftoezicht niet bij de gemeente. Maar ga je tegen zo iemand zeggen dat hij bij het Rijk moet zijn, voor een taak die de gemeente hem heeft gegeven en waarover niemand hem ooit iets heeft verteld? Dat voelt niet goed, en volgens mij is het ook niet goed.

Deze organisaties worden straks overvallen. Niet uit onwil, maar omdat niemand het ze heeft verteld. Ze weten meestal niet eens dat ze een overheidsorgaan zijn. Ze denken dat ze een stichting of een bedrijf zijn dat iets nuttigs doet voor de gemeente.

Dat is bovendien geen kleine groep, en het overzicht is lastig te krijgen. De informatie zit verspreid over mandaatbesluiten, subsidiebeschikkingen, overeenkomsten en verordeningen, en soms alleen in het hoofd van een collega die er al twintig jaar werkt. Toch begint alles daarmee. Zonder overzicht is er geen groep om een groepsselectie voor te maken.

Waarom nu

Informatie die nu niet goed wordt vastgelegd is straks niet te repareren. Een verkeerd ingericht proces kun je bijsturen. Vernietigde of onvindbare informatie niet. Dat is het verschil tussen dit onderwerp en de meeste andere implementatievraagstukken.

Verantwoordelijkheid, toezicht en relatie liggen hier bij drie verschillende partijen. Niemand van de drie is in zijn eentje aan zet, en dus gebeurt er niets. Wat ontbreekt is een afspraak over wie wat doet.

Mijn vragen aan jullie

1. Wie zou volgens jullie in lead moeten zijn voor een groepsselectie voor deze organisaties? En loopt daar al iets, landelijk of regionaal?
2. Hoe zou zo'n groepsselectie moeten worden opgebouwd: naar type publieke taak, naar sector, of anders?
3. Hebben jullie in beeld welke organisaties dit bij jullie betreft, en hoe hebben jullie dat overzicht opgebouwd?
4. Wat doen jullie als zo'n organisatie belt met een vraag die formeel niet van jullie is? Verwijzen jullie door, of helpen jullie?

Ik deel graag wat wij tot nu toe hebben verzameld. Vooral ben ik benieuwd naar jullie oplossingen en getroffen of voorgenomen maatregelen. Ook aanpakken die niet werkten zijn welkom, want die besparen anderen tijd.