MDTO ontologie - linked data vraag ivm TMLO

Waarom wil je trouwens MDTO herbuiken voor TMLO? Ik snap dat je soms archief ontvangt met een mix, maar de aangeraden werkwijze lijkt mij dan je TMLO naar MDTO omzetten.

Hoi Rijnder, bedankt voor je vraag. We hebben al aardig wat opgenomen in ons E-depot in TMLO, ToPX-RIP. Voor nu lijkt het dat onze organisatie niet alle opgenomen batches opnieuw wilt opnemen, om het dan in MDTO te hebben. Ook zou je kunnen beargumenteren dat het de authenticiteit kan aantasten van de opgenomen archieven (de metadataschema is dan niet meer door/met de archiefvormer gemaakt en is veranderd ten opzichte van de eerste aanlevering). Verder weten we niet of er in de toekomst een nieuwe metadataschema standaard komt. Is het dan de bedoeling om elke keer alles wat ooit is opgenomen in het E-depot weer opnieuw op te nemen maar dan met het meest recente/actuele metadataschema? Hoe werkbaar is dat op de lange termijn?

Hoe ons E-depot nu werkt, is dat je alles moet downloaden en opnieuw moet ingesten met de gewenste metadataschema. Hoe gaat dit proces bij jullie als ik vragen mag?

Groetjes, Dyana

Aangepast op 6 juli

Geïmporteerde TMLO blijft bij ons TMLO. Dat allemaal opnieuw doen is teveel werk, inderdaad, (als het überhaupt al perfect mogelijk is), met te geringe meerwaarde. Zodoende bestaat er in ons eDepot zowel TMLO als MDTO, maar het aandeel MDTO is nu al groter en zal de komende jaren verder groeien.

Als we onverhoopt nieuwe archieven in TMLO zouden ontvangen zouden we die omzetten in MDTO, alhoewel die situatie tot dusver niet is voorgekomen. Ik dacht dat je misschien meer op dat soort situaties doelde, dat wil zeggen, situaties waar je werk moet verrichten de ene standaard naar de ander te om te zetten. Als je dat dan toch moet doen, zou ik dat naar de meest duurzame standaard doen. En dat is MDTO. (TMLO zou ik zelf bestempelen als een "dode" standaard, waar, gezien het ontstaan van een nieuwe standaard, lastig overbrugbare problemen in zaten, zo neem ik aan)

De vraag wat je met je huidige metadata moet doen als er een nieuwe standaard uitkomt is wel een interessante vraag. Ik heb alle indruk dat het Nationaal Archief niet met een compleet nieuwe standaard zal komen, maar je kan er wel op rekenen dat er op een dag een nieuwe versie van MDTO komt (bijv. een 1.2 of 2.0 versie).

Op basis van de documenten die naar forum standaardisatie zijn gestuurd begrijp ik dat de meerwaarde van bestaande MDTO "upgraden" afhangt van het soort nieuwe versie. Bij sommige soorten releases (o.a. bij een 2.0.0 of een 3.0.0 versie) kunnen er nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Als die functionaliteiten echt specifieke meerwaarde hebben voor een bepaald archief, bijvoorbeeld omdat ze de toekomstige interpreteerbaarheid verhogen, dan zou ik denken over upgraden.

Zo niet, dan is upgraden denk ik niet zo aantrekkelijk. Zodra MDTO 1.0.1 door de aanmeldingsprocedure bij forum standaardisatie heen is, geldt die versie namelijk al als een geaccordeerde duurzame metagegevens standaard, en zal die dat ook blijven.

Als jullie beide standaarden (TMLO en MDTO) hebben opgenomen in het E-dept, hoe worden de metadata van deze TMLO/MDTO elementen naar de velden binnen jullie Collectiebeheersysteem en website doorgevoerd? Denk bijvoorbeeld aan het element openbaarheid of bestandsnaam, worden die van TMLO en MDTO naar het zelfde veld binnen het collectiebeheersysteem geplaatst? Of zit er echt onderscheid tussen de velden voor TMLO en MDTO binnen het collectiebeheersysteem (zoals een apart TMLO sjabloon en MDTO sjabloon binnen collectiebeheer). Mijn aanname ging uit van dat je de zelfde velden voor beide TMLO en MDTO mogelijk wilt gebruiken. En als er gebruik wordt gemaakt van Linked Data, dan ben ik benieuwd of je dan de MDTO ontologie ook kan herbruiken voor TMLO.

Ook interessant wat je verteld over de MDTO versies en dat MDTO 1.0.1 de geldende versie zal zijn op de pas-toe-leg-uit standaarden lijst. Ben benieuwd wat het verschil uiteindelijk zal zijn tussen de versies en of we daar makkelijk naar toe kunnen schalen, als we de meerwaarde daarvan ook inzien.

Beste Dyana,

Bij mijn vorige werkgever heb ik geëxperimenteerd met het opnemen van archieven met MDTO-metadata naast archieven met TMLO-metadata in het e-depot. Dat leverde problemen op bij het geavanceerd zoeken in de beheeromgeving (Preservica). Je moest dan zoeken op een specifiek metadataveld in een specifiek schema. Je kon bijvoorbeeld niet zoeken op een identificatiekenmerk, maar moest kiezen tussen het TMLO-identificatiekenmerk of het MDTO-identificatiekenmerk. Als ik me goed herinner kon je in de publiekswebsite wel een gezamenlijke schil voor beide metadataschema's maken.

Ik denk dat het interessant is om eens te kijken wat het OAIS-model zegt over metadata. Het OAIS-model gaat er vanuit dat we de originele metadata opslaan in de Archival Storage als onderdeel van de Archival Information Package (AIP). De metadata in die AIP mogen we niet aanpassen, want dan ontstaat er volgens het OAIS-model een nieuwe versie van het archiefstuk. De authenticiteit van de originele metadata in de AIP wordt zo gegarandeerd. Bij de Ingest in het e-depot wordt van de originele metadata een afgeleide gemaakt die we gebruiken voor het beheren van het archiefstuk: de Descriptive Information (DI). Deze DI wordt opgeslagen in Datamanagement en wordt daar gebruikt voor het beheren van de AIP's en voor het maken van een inventaris voor de gebruikers (Access Aid). Die Access Aid kunnen we in de loop van de tijd steeds weer opnieuw aanpassen aan de veranderende behoeften van de Consumers. Het OAIS-model gaat er dus vanuit dat we altijd een vertaling maken van het originele metadatamodel naar een model dat bruikbaar is voor de beheerders en gebruikers van nu, en dat we daarnaast altijd een authentiek exemplaar van de originele metadata bewaren in ons e-depot.

Iedereen roept altijd dat de wereld van digitaal archief totaal anders is dan de papieren wereld, maar volgens mij is dat niet helemaal waar. Ik vind het persoonlijk altijd heel leerzaam om te vragen: Hoe deden we dat bij papier? Wat het OAIS-model hier beschrijft is eigenlijk precies wat we vroeger deden met met papieren archief waarvan de metadata ook op papier stonden. We hadden eigentijdse toegangen, zoals dossierinventarissen (klappers) en postregistratieboeken. Die bewaarden we op als onderdeel van het archief waar ze bij hoorden. Voor het beheer en voor vindbaarheid voor het publiek maakten we een inventaris. De afgelopen decennia is er veel papieren archief ontstaan met digitale metadata die oorspronkelijk werd beheerd in een DMS/RMA of een zaaksysteem. Bij het overbrengen wordt de export van de oorspronkelijke metadata aangepast aan het metadataschema van het collectiebeheersysteem. Zodra dat klaar is, is het archief toegankelijk voor het publiek. Daarbij wordt gemakkelijk vergeten dat de originele metadata (inclusief postregistratie!) onlosmakelijk bij het archief horen en dus permanent bewaard moeten blijven bij dat archief.