Hoe zien jullie de functie van een pre-depot?

Ik herken wat je hier schrijft over pre-depots. Ik ken ook verschillende synoniemen die eigenlijk over hetzelfde gaan, bijvoorbeeld het digitale atelier. Waar je in je blog voor mijn gevoel aan voorbij bent gegaan is dat veel overheden bij de aanbesteding van applicaties en systemen vaak niet helder hebben welke functies nodig zijn om te kunnen voldoen aan de archiefwet. Binnen de meeste overheden zijn er maar enkele applicaties die kunnen vernietigen (volgens de bewaartermijnen van de selectielijst) en zijn lang niet alle applicaties geschikt om langdurig (tot 20 jaar na afsluiting of straks 10 jaar na creatie) documenten te kunnen bewaren.

Daarbij kan het nog steeds voorkomen dat in een applicatie waarin alleen (op termijn) te vernietigen documenten worden gevormd zich documenten bevinden waarvan de archivaris of de organisatie zegt die moeten we toch bewaren vanwege de uitzonderingsgronden uit de selectielijst. Deze documenten zullen naar alle waarschijnlijkheid niet voldoen aan de eisen die gesteld worden aan te bewaren materiaal (dit onderscheid maakt de Archiefwet 2026 ook). De functionaliteit om deze documenten te verrijken zal dan waarschijnlijk gezocht worden in een pre-depot. Ik zie het voornamelijk als extra ondersteuning die functionaliteiten biedt voor onderdelen van het informatiebeheer die niet zijn voorzien of die zijn gemist.

Mijn persoonlijke verwachting is dat de Common Ground beweging hier idealiter een oplossing voor kan bieden. Data wordt losgekoppeld van specifieke applicaties, maar bevindt zich in een opslagomgeving en waarop verschillende applicaties ingeplugd kunnen worden. Mijn grootste zorg daarbij is dat bij het moment van overbrenging er geen document met context meer is, maar dat er alleen de data is die op enig moment in een specifieke representatie de basis is geweest voor beleidskeuzes. Als er geen documenten meer gemaakt kunnen worden met specifieke metadata en context in een structuur dan zijn ze voor mijn gevoel niet of nauwelijks bruikbaar.

Hallo Michiel, bedankt voor je commentaar. Heel welkom.

Ik herken zeker wat je schrijft over pre-depots. Je noemt terecht verschillende synoniemen zoals het digitale atelier, die vaak hetzelfde bedoelen. Wat in veel discussies onderbelicht blijft, is dat overheden bij de aanbesteding van applicaties en systemen vaak onvoldoende scherp hebben welke functionaliteit eigenlijk nodig is om te voldoen aan de Archiefwet.

Binnen de meeste overheden zijn er maar weinig applicaties die documenten conform de bewaartermijnen uit de selectielijst kunnen vernietigen. Nog minder systemen zijn geschikt voor langdurige bewaring (tot 20 jaar na afsluiting, of straks 10 jaar na creatie). Bovendien komt het regelmatig voor dat in een applicatie die eigenlijk alleen voor vernietiging bestemde documenten bevat, toch stukken opduiken die bewaard moeten blijven op basis van uitzonderingsgronden. Die documenten voldoen vaak niet aan de eisen voor duurzaam te bewaren materiaal — een onderscheid dat de Archiefwet 2026 ook expliciet maakt. Precies daar kan een pre-depot een waardevolle aanvullende rol spelen: als extra laag die functionaliteiten biedt voor wat in de primaire systemen is gemist of nog niet is voorzien.

Mijn eigen stelling is: hoe eerder je documenten archiefwaardig maakt, hoe beter. Zodra een document onveranderlijk is geworden, is het in principe gereed om te archiveren.

In dat kader ben ik betrokken bij ArQiver, een nieuw ontwikkelde applicatie die direct is ontstaan uit de problemen die aan het licht kwamen bij de Toeslagenaffaire. Niet gearchiveerde documenten waren over departementen en organisaties heen niet (vrij) beschikbaar voor dossiervorming. Door documenten al vroeg te archiveren en ze uit de primaire document- en zaaksystemen te halen, worden ze wel breed inzichtelijk. Hiermee doorbreek je in feite de informatie-silo’s die zijn ontstaan door artikel 44 van de Grondwet (de informatie-soevereiniteit van departementen). Samen met de bestaande archiefachterstanden vormt dit een groeiend probleem.

ArQiver maakt het mogelijk om documenten in een gereguleerde workflow compliant te metadateren en volledig te laten voldoen aan de eisen van de Archiefwet. Dit gebeurt op een HCP-platform dat op Nederlandse bodem staat, in een co-locatie met Nederlandse UBO. Door pre-depot en e-depot (of een andere archiefvorm) functioneel en logisch te scheiden op hetzelfde technische platform, en ArQiver daar ook op te installeren, ontstaat een geïntegreerd systeem dat aan alle wettelijke eisen voldoet.

Daarnaast heeft ArQiver ingebouwde functionaliteit om documenten te doorzoeken en metadata automatisch te destilleren. Daardoor kunnen ‘onbekende’ documenten snel worden geclassificeerd: van ‘beslist te archiveren’ tot ‘beslist te vernietigen’, met alle nuances daartussen. Dit maakt het mogelijk om archiefachterstanden veel sneller in te lopen. AI, met de juiste LLM’s, biedt hierbij enorme nieuwe mogelijkheden — waar ArQiver specifiek voor is ontworpen.

Er gebeuren mooie ontwikkelingen op dit vlak. Gezien de omvang van het achterstallige werk pleit ik ervoor om dit in open samenwerking te doen met alle organisaties die de capaciteit en competentie hebben. Ik steek graag mijn hand uit voor bredere samenwerkingen.