Bewaartermijn correspondentie opsturen dubbelen Burgerlijke Stand
- 22 apr
- Reinout Stegenga
- 5
- 406
Hallo,
Onze collega's van Burgerlijke Stand sturen jaarlijks dubbelen van aktes naar de "Centrale Bewaarplaats voor de dubbelen van de Burgerlijke Stand" in Zutphen. We willen de correspondentie hierover (begeleidende brief bij het verzenden, en de ontvangstbevestiging) inboeken in ons zaaksysteem.
De vraag is nu, hoe lang we deze correspondentie moeten bewaren. Gaat het hier om grondslag 19.1, en dus 5 jaar? Of valt het toch onder vervreemding van archieven (grondslag 19.1.14), en moeten we het blijvend bewaren?
Ik ben benieuwd naar jullie kijk hierop.
Groeten,
Reinout
Verken
Duurzaam archiveren van leggers uit Arcgis Online
apr 2025Voor de zomervakantie 2025 willen we onze leggers (Legger Waterstaatswerken en de Onderhoudslegger) ge...
Bewaartermijn Bossche stadspas
aug 2024Graag leg ik jullie het volgende voor: In dit najaar gaan we binnen onze gemeente ('s-Hertogenbosch) e...
Ervaringen en voorbeelden gezocht innemen netwerkschijven als archief
feb 2025De Gemeente Amsterdam stapt over naar werken in Teams, OneDrive en Sharepoint. Dat betekent dat de net...
Reacties
Dag Reinout,
Bij Gemeente Dronten houden wij de i-Navigator aan. Deze hanteert grondslag 19.1.14 voor dit proces, dus het is inderdaad te bewaren.
Mvg,
Bart
Dag Reinout,
Maken jullie gebruik van I-Burgerzaken?
Mvg,
Myrthe
Hallo Myrthe,
Nee de collega's gebruiken Key2Burgerzaken. We zetten de correspondentie over het versturen van de dubbelen in ons zaaksysteem Rx.Enterprise.
Groeten,
Reinout
Dag Reinout,
Bedankt voor je reactie! Wij gebruiken zelf I-burgerzaken en het zaaksysteem Corsa. Bij ons zit we zover kunnen zien de correspondentie met betrekking tot dubbelen verwerkt in een andere zaak met andere documenten en die staat in zijn geheel op grondslag 19.1. Echter gaan we door jouw vraag hier dat nog eens een keer bekijken of we dat wel zo moeten doen.
Succes met je vraag!
Hallo Bart en Myrthe,
Bedankt voor jullie antwoorden. Op basis hiervan hebben we besloten om ook grondslag 19.1.14 te hanteren, en dus te bewaren. Ik ben benieuwd wat jullie nog besloten hebben, Myrthe!
Groeten,
Reinout