Gesplitste dossiervorming BOPA

Hi allemaal!

Wij hebben de processen voor het Fysiek domein in Rx.Mission zitten, en de generieke processen in het zaaksysteem. Bestuurlijke besluitvorming is in Djuma ingericht, maar niet als zelfstandig proces, maar als onderdeel van de dossiervorming in de relevante processen. Er is dus geen los proces voor bestuurlijke besluitvorming, maar het wordt altijd gestart vanuit een zaak in Djuma. Meestal gaat dit goed.

Nu is er een buiten omgevingsplanse activiteit bij een omgevingsvergunningsaanvraag. Hierop heeft de gemeenteraad bindend adviesrecht. De bestuurlijke besluitvorming hiervoor moet vanuit Djuma, maar het proces zelf zit in Rx.Mission. Zoals we het nu zien zijn er dan twee opties:

1. ofwel we trekken in dit specifieke geval het proces verlenen omgevingsvergunning helemaal naar Djuma, en doen de archivering daarin. In dat geval ga je wel omgevingsvergunningen behandelen in twee verschillende applicaties, wel hou je de bestuurlijke besluitvorming op één plek.
2. ofwel we doen in dit geval het bestuurlijke proces in een soort 'BOPA-advies'-zaaktype en verplaatsen de stukken na afronding terug naar Rx.Mission. Dan hangen we een korte archieftermijn aan het 'kopie'-archief in Djuma en doen we de volledige dossiervorming in Rx.Mission. In dat geval heb je wel ineens bestuurlijke besluitvorming in twee applicaties zitten, maar je houdt de vergunningverlening op één plek

Hebben jullie vergelijkbare situaties meegemaakt en zo ja, hoe zijn jullie hier mee omgegaan?