I-Navigator

Hoi Anita,

Wij hebben per team een Exceloverzicht gemaakt met hun processen. De velden waarvan wij de benodigde informatie hadden hadden we al voor ze ingevuld. Dit is daarna gedeeld met de teamleiders en daarin de vraag om per team een collega aan te wijzen met wie de invulling kon worden besproken.

Samen met de teamvertegenwoordiger hebben wij het bestand verder aangevuld zodat dit als directe input kon worden gebruikt om I-Navigator te vullen. Dan gaat het om zaken als:

• Welke informatiesystemen worden gebruikt
• Waar wordt in gearchiveerd
• Wordt er een afwijkende (proces)naam gebruikt tov. de modelnaam
• Worden er persoonsgegevens gebruikt
• Welke soort persoonsgegevens
• Wat is de herkomst van de persoonsgegevens
• Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
• Wie zijn er betrokken
• Overige opmerkingen

Wij hebben de i-navigator al enige tijd en grotendeels gevuld. Wij gaan juist de data uit de i-navigator gebruiken om per proces inzichtelijk te maken welke systemen worden gebruikt, welke afdelingen hiervan gebruik maken, persoonsgegevens, BVI-classificatie etc. Deze informatieplattegrond geeft ons de basis voor het doen van kwaliteitscontroles op risicovolle processen.

Bedankt voor jullie reactie. Wij hadden de mogelijkheid van Björn in gedachten, maar van Marcel is ook nog een optie.

Hoi Anja,

Dit is zo’n moment waarop je de fundering legt voor jaren aan grip op informatie. Als je nu de juiste vragen stelt, voorkom je later digitale archeologie met een zaklamp en een Excelbestand.

Op hoofdlijnen zou ik het niet alleen zien als een “vragenlijst”, maar als een gestructureerd intake- en volwassenheidskader. Je wilt drie dingen tegelijk bereiken: inzicht, risicobeheersing en bewustwording. Dat vraagt om vragen in vijf strategische domeinen.

Eén: informatie-inventarisatie en eigenaarschap.
Welke informatie wordt gecreëerd en ontvangen? Wat is de functie/doel van deze informatie in het primaire proces? Wie is proceseigenaar en wie is informatieverantwoordelijke? Zonder expliciet eigenaarschap blijft beheer vrijblijvend.

Twee: opslag, systemen en architectuur.
In welke systemen of omgevingen wordt de informatie opgeslagen (netwerkschijven, Teams, vakapplicaties, zaaksysteem, mailboxen, lokale opslag)? Is er sprake van koppelingen of dubbele opslag? Wat is het leidende systeem (single source of truth)? Hier leg je de basis voor governance en rationalisatie.

Drie: bewaartermijnen, vernietiging en compliance.
Wordt gewerkt met vastgestelde bewaartermijnen? Hoe wordt vernietiging uitgevoerd en vastgelegd? Zijn er uitzonderingen (juridische procedures, Woo-verzoeken, audits)? Dit raakt direct aan Archiefwet, AVG en accountability.

Vier: toegankelijkheid, beveiliging en continuïteit.
Wie heeft toegang en op basis van welke autorisatiestructuur? Is informatie geclassificeerd? Hoe wordt geborgd dat informatie overdraagbaar is bij uitdiensttreding of reorganisatie? Dit gaat over risicobeperking én bedrijfscontinuïteit.

Vijf: procesinbedding en gedrag.
Hoe wordt informatie geregistreerd in het werkproces? Wordt het zaaksysteem daadwerkelijk gebruikt zoals bedoeld? Waar wijkt men af en waarom? Dit is vaak de spannendste categorie, want hier ontdek je de praktijk achter het beleid.

Er bestaan zeker voorbeeldvragenlijsten (bijv. vanuit VNG, VNG Realisatie, NEN-ISO 15489, NEN 2082, Baseline Informatiehuishouding Overheid), maar mijn advies is om die niet één-op-één over te nemen. Gebruik ze als referentiekader en vertaal ze naar jullie organisatiedoelen en risicoprofiel. I-Navigator wordt pas waardevol als de input strategisch gefilterd is.

Praktisch zou ik werken met:

• Een kernvragenlijst (maximaal 25–30 vragen) voor alle afdelingen.

• Een verdiepende module voor afdelingen met verhoogd risicoprofiel (juridisch, HR, financiën).

• Een scoringsmodel (bijvoorbeeld laag/middel/hoog volwassenheidsniveau) zodat je niet alleen informatie verzamelt, maar ook stuurinformatie genereert.

Dit is bovendien direct een strategische stap in je kwaliteitszorg. Door nu gestructureerd informatie op te halen, leg je de basis voor latere borging, interne controles en audits. Wat je vandaag inventariseert en vastlegt in I-Navigator, vormt straks het fundament onder je aantoonbare beheersing.

En misschien nog belangrijker: positioneer het gesprek niet als controle, maar als gezamenlijke optimalisatie van informatiekwaliteit en procesondersteuning. Zodra teams zien dat goed informatiebeheer hun werk efficiënter en veiliger maakt, verandert de dynamiek fundamenteel.

Hopelijk heb je hier wat aan :-). Goed weekend :-)!

Hartelijke groet,

Layla