Zaakgericht werken met clientdossiers Budgetbeheer en Schuldhulpverlening

Hoi Jolanda!
Ik werk niet met de applicaties die jij noemt, noch ben ik bekend met schuldhulpverlening specifiek, maar hopelijk kan ik je toch helpen. Zaakgericht werken (duidelijk begin en eind) en clientgericht werken (alles van één client bij elkaar) zijn lastig te combineren, zeker als ze niet met jaardossiers/facturen willen werken. Is het nog een mogelijkheid om dit toch met trainingen en weerstand wegnemen in te richten? Zo niet, kun je anders niet in Streatch/perspectief de termijnen inrichten per document na verstrijken van de jaren in de selectielijst en dit signaal laten doorzetten naar Join? Misschien kun je het ook via de metadata inregelen dat het lijkt alsof er geen 'jaarmappen' zijn, maar als ze wat invullen het daar toch terecht komt? Je kunt ook nog overwegen om hier een handmatige slag op te zetten, dat je zelf die jaarmappen/facturen maakt en hen alleen vraagt om goed in de naamgeving en metadata te noteren van welk jaar het was. Wij hebben het bij onze gemeente steeds meer losgelaten om alles over te hevelen naar het zaaksysteem, en richten nu veel meer de taakapplicaties zelf in dat de bewaartermijnen worden ingericht

goedemorgen, waarom is er een koppeling tussen de applicaties?
Net als Ilona kijken we of koppelen nodig is.

Ilona en Jack, bedankt voor jullie reactie. Ik weet dat zaakgericht werken en clientgericht werken niet goed samen gaan. Toch proberen we het zo goed mogelijk op te lossen als het in de vakapplicatie niet mogelijk is om het selectie en vernietigingsproces toe te passen. Ik neem in ieder geval de suggesties mee, aangezien we overgaan van een on premise vakapplicatie naar een saas applicatie.

Hou de facturen bij de bron en maak een koppelvlak voor inzage zonder dat alle informatie van applicatie A naar applicatie B wordt overgezet. Andere varianten:

1. de facturen komen ook in de financiële administratie met kenmerken -> is er een inzage/koppelvlak te maken hiernaar?
2. is er een centraal datawarehouse in jullie applicatieomgeving? Daar een view/inzage maken op de facturen?

Een goede architect / ontwerper zou dit voor je moeten kunnen oplossen.

Er zijn teveel koppelvlakken waar informatie van A naar B wordt overgezet omdat gebruikers graag alles in B willen doen. De oplossing is om vanuit B een inzagekoppeling te maken naar A. Dit ontlast de koppelvlakken, voorkomt dubbele opslag en geeft actueel / direct inzicht in de situatie (veel koppelingen waar data wordt uitgewisseld doen dat periodiek bv 1x per dag of soms zelfs 1x per week).