Bewaartermijnen inrichten in AFAS

Ik lees graag mee aangezien wij ook met AFAS gaan werken

Ik volg ook graag aangezien wij ook met AFAS werken, en niet enkel met de HRM module maar ook wordt het ingezet als ERP (wij zijn een Participatie bedrijf ) systeem. (denk hierbij aan orders / facturatie etc)

En ik ben ook zeer benieuwd.

Provincie Zeeland heeft de bewaartermijnen in AFAS ingericht op documentniveau. Hierdoor is het mogelijk om de daarvoor in aanmerking komende documenten te selecteren voor vernietiging. Ook zijn we in de afrondende fase om het doorlopen van het vernietigingsproces middels een workflow in AFAS te automatiseren.

Wij hebben een inrichtingsdocument gemaakt in excel met als de basis de provinciale selectielijst (Provisa) die is anders dan de gemeentelijke selectielijst, maar qua bewaartermijnen zal dit wel veel overeenkomen denk ik.

Ik ben ook benieuwd.

@jacksmits: Als je iets kunt en mag delen over jullie aanpak van de inrichting op documentniveau en over het vernietigingsproces, dan houd ik me aanbevolen!

Een paar jaar gelden toen ik bij de gemeente Amsterdam werkte, heb ik ook meegewerkt bij het inrichten van bewaartermijnen in AFAS. Net als @Jack Smits hebben wij de bewaartermijnen ook ingericht op basis van documenttypen. Aandachtspunt is wel, dat je geen context van een zaak hebt met een duidelijke einddatum, al kun je daaromheen werken in bepaalde gevallen. Als de documenten bijvoorbeeld van belang zijn gedurende de hele loopbaan kun je de datum van uitdiensttreding kan nemen als trigger voor een bewaartermijn. Als het processen zijn die heel kort lopen, zoals aanvragen verlof of declaraties dan kun je weer kijken naar de creatiedatum kijken en maakt de zaakcontext of einddatum niet zoveel uit om een vernietigjaar te kunnen berekenen. Bij een proces zoals i.h.k.v. Wet Poortwachter was het wel weer lastig meen ik me te herinneren.

@jacksmits: Wil je 1. de workflow mbt vernietigingsproces en 2. het inrichtingsdocument met me delen?

De Omgevingsdienst Midden-Holland heeft de bewaartermijnen in AFAS ingericht op documentniveau. AFAS heeft dit, op basis van onze wensen, zelf ingericht. Kan AFAS deze kennis niet met jullie delen?

Ik lees ook al een tijdje met belangstelling mee. Zouden jullie documenten m.b.t. op inrichting op documentniveau met me willen delen als dat mag?

Uit nieuwsgierigheid: Afas heeft de informatie. Geven zij niet thuis als jullie deze vragen aan hen voorleggen?

Goedemorgen iedereen,

Allereerst wil ik jullie bedanken voor alle reacties die ik heb mogen ontvangen. Ik ben nog volop bezig met onderzoek, het naast elkaar leggen van informatie en het in kaart brengen van de situatie. Daarnaast heb ik de leverancier benaderd voor een gesprek.

Zodra ik meer weet, lijkt het me handig om een uurtje af te spreken met geïnteresseerden om jullie bij te praten. Heb je interesse? Laat het me dan per mail weten.

Beste allemaal,

Ik heb even niet meer gereageerd omdat ik afwezig was wegens ziekte. Deze week ga ik onze documentatie nog intern bespreken met een collega om te bekijken of we het ook kunnen delen.

Beste allemaal,

Ik plan op 26 maart een overleg in om belanghebbenden bij te praten over mijn bevindingen. Mocht je nog willen aansluiten, dan hoor ik het graag.

Daarnaast wil ik jullie meegeven dat AFAS op 8 april een Inspiratiedag organiseert voor AFAS-klanten bij overheidsorganisaties. Na een gesprek met AFAS werd ons aangeraden om hieraan deel te nemen. Dat gaan wij dan ook doen.

Mocht je voor het einde van de dag nog geen uitnodiging van mij hebben ontvangen, maar wel hebben aangegeven dat je bij het praatmoment aanwezig wilt zijn, laat het mij dan even weten.

Bedankt allemaal voor het meedenken en het delen van informatie!

Ik plan op 26 maart een overleg in om belanghebbenden bij te praten over mijn bevindingen. Mocht je nog willen aansluiten, dan hoor ik het graag. Top, kan dit svp in de middag :-)

Ik sluit ook graag aan

Ik wil ook wel aansluiten op 26 maart