Bewaartermijnen inrichten in AFAS

Reacties

• • Jolanda Hof
  • 1739258348

  Ik lees graag mee aangezien wij ook met AFAS gaan werken

  
• • Sandra Sip
  • 1739258625

  Ik volg ook graag aangezien wij ook met AFAS werken, en niet enkel met de HRM module maar ook wordt het ingezet als ERP (wij zijn een Participatie bedrijf ) systeem. (denk hierbij aan orders / facturatie etc)

  
• • Juliëtte Bos (Informatiebeheerder en privacy officer)
  • 1739260809

  Ik volg dit met belangstelling, want volgens onze functioneel beheerders heeft AFAS geen functionaliteit voor dit soort zaken, behalve dat je bij de workflow inricht dat iemand na X periode een notificatie krijgt om bestanden handmatig te verwijderen. Dat lijkt mij, gezien de omvang van wat er in AFAS mogelijk is, te veel handwerk. Mochten er andere inzichten en praktijken in de wereld bestaan, dan houd ik me van harte aanbevolen.

  
• • Gerard Gaasendam (Recordmanager en adviseur informatiemanagement)
  • 1739261885

  En ik ben ook zeer benieuwd.

  
• • Jack Smits
  • 1739265278

  Provincie Zeeland heeft de bewaartermijnen in AFAS ingericht op documentniveau. Hierdoor is het mogelijk om de daarvoor in aanmerking komende documenten te selecteren voor vernietiging. Ook zijn we in de afrondende fase om het doorlopen van het vernietigingsproces middels een workflow in AFAS te automatiseren.

  Wij hebben een inrichtingsdocument gemaakt in excel met als de basis de provinciale selectielijst (Provisa) die is anders dan de gemeentelijke selectielijst, maar qua bewaartermijnen zal dit wel veel overeenkomen denk ik.

  
• • Mariam Meziani
  • 1739283396

  Ik ben ook benieuwd.

  
• • Gerard Gaasendam (Recordmanager en adviseur informatiemanagement)
  • 1739285616

  @jacksmits: Als je iets kunt en mag delen over jullie aanpak van de inrichting op documentniveau en over het vernietigingsproces, dan houd ik me aanbevolen!

  
• • Frank Smeets (Adviseur kennisproducten)
  • 1739367067

  Een paar jaar gelden toen ik bij de gemeente Amsterdam werkte, heb ik ook meegewerkt bij het inrichten van bewaartermijnen in AFAS. Net als @Jack Smits hebben wij de bewaartermijnen ook ingericht op basis van documenttypen. Aandachtspunt is wel, dat je geen context van een zaak hebt met een duidelijke einddatum, al kun je daaromheen werken in bepaalde gevallen. Als de documenten bijvoorbeeld van belang zijn gedurende de hele loopbaan kun je de datum van uitdiensttreding kan nemen als trigger voor een bewaartermijn. Als het processen zijn die heel kort lopen, zoals aanvragen verlof of declaraties dan kun je weer kijken naar de creatiedatum kijken en maakt de zaakcontext of einddatum niet zoveel uit om een vernietigjaar te kunnen berekenen. Bij een proces zoals i.h.k.v. Wet Poortwachter was het wel weer lastig meen ik me te herinneren.

  
• • Jolanda Hof
  • 1739432711

  @jacksmits: Wil je 1. de workflow mbt vernietigingsproces en 2. het inrichtingsdocument met me delen?

  
• • Annemarie Zentveld
  • 1739868693

  De Omgevingsdienst Midden-Holland heeft de bewaartermijnen in AFAS ingericht op documentniveau. AFAS heeft dit, op basis van onze wensen, zelf ingericht. Kan AFAS deze kennis niet met jullie delen?

  
• • Emma Hout
  • 1739953972

  Ik lees ook al een tijdje met belangstelling mee. Zouden jullie documenten m.b.t. op inrichting op documentniveau met me willen delen als dat mag?

  
• • Annemarie Zentveld
  • 1739954169

  Uit nieuwsgierigheid: Afas heeft de informatie. Geven zij niet thuis als jullie deze vragen aan hen voorleggen?

  
• • Alla Chtcherbakova
  • 1739955098

  Goedemorgen iedereen,

  Allereerst wil ik jullie bedanken voor alle reacties die ik heb mogen ontvangen. Ik ben nog volop bezig met onderzoek, het naast elkaar leggen van informatie en het in kaart brengen van de situatie. Daarnaast heb ik de leverancier benaderd voor een gesprek.

  Zodra ik meer weet, lijkt het me handig om een uurtje af te spreken met geïnteresseerden om jullie bij te praten. Heb je interesse? Laat het me dan per mail weten.