Archief2.0 Vervanging facturen - data betaalproces mèt de factuur in archive information packages OAIS

Reacties

• • Verwijderde gebruiker
  • 1294730640

  Dick,

  Wat bedoel je met "het scannen is het prbleem niet" ? Scannen jullie al ? Is dat een intelligente scan (OCR) ?

   

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1294740360

  Beste Jules,

  Er wordt inderdaad met intelligente scansoftware gewerkt.

  Bij het scannen wordt gebruik gemaakt van: = Kofax Capture 8.00.1424 (SP4), en = Kofax Transformation Modules 4.5. KC is voor het scannen en KTM is hierop een extra module voor factuurherkenning. Tijdens het scannen doorloopt de software een aantal modules. De meeste bewerkingen verlopen automatisch. Bij sommige modules wordt een handeling van de scanmedewerker verwacht.

  Na het scannen (of importeren) worden alle facturen aan de server aangeboden voor validatie. Dit is een automatisch verlopend proces. De validatiesoftware kan worden "getraind". De software geeft (in groen) aan over welke gevonden waarde het systeem zeker is. In rood wordt aangegeven voor welk veld geen waarde gevonden is, of wel gevonden maar niet met zekerheid. De scanmedewerker  kan daarop het veld, resp. de waarde aangeven en de combinatie bevestigen. Bij een volgende keer valideren van dezelfde factuur, zal het veld herkend worden. Het zal echter niet met zekerheid worden aangegeven. Een factuur moet meerdere malen "getraind" worden, voordat het systeem zeker is van de locaties van alle factuurkenmerken op een "nieuwe" factuur. Na validatie worden de bestanden naar PDF-formaat geconverteerd en vervolgens in het financiële systeem geladen.

  Omdat de facturen op termijn mogen worden vernietigd, heeft het college van B&W de bevoegdheid te beslissen tot vervanging. Wel moet de gemeentearchivaris worden gehoord. De vraag aan de gemeentearchivaris om advies over het concept-besluit tot vervanging, gaat vergezeld van een nota waarin Sc DIV de in acht genomen zorgvuldigheidsaspecten beschrijft. Het format voor deze nota is gegeven in Bijlage 3 van de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Utrecht 2008. Aan de hand van dit format is vrij eenvoudig de scanprocedure te beschrijven. Vandaar de formulering "het scannen is het probleem niet". In mijn ogen blijft de technische inrichting lastig, vooral nu vanwege de uitspraak van de Haarlemse rechter de Provinciale Archiefinspectie bij een verzoek om machtiging tot vervanging, het archiefbeheer in brede zin daarbij mag betrekken. Dus niet alleen de scanprocedure maar ook de voorzieningen die zijn getroffen voor een controleerbare wijze van overlevering, bewaring en raadpleging van de bestanden.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1294742400

  Dick,

   

  Jullie uitdaging is volgens mij iets wat niet zo 1-2-3 in een forumdiscussie kan worden opgelost. Je zou het in elk geval projectmatig moeten oppakken, want het omvat nogal wat:

  - een e-depot voor gescande fakturen met metadata t.b.v. 7 jaar bewaring en vernietiging na 7 jaar

  - raadpleegbaar houden van 2 jaar fakturen via SAP en de overige 5 jaar via het door jou gewenste systeem

  - de context van de fakturen: het betaalproces, dat begint bij een (al dan niet als zodanig in het financiële systeem geregistreerde) verplichting, de levering en de acceptatie daarvan en de betaalbaarstelling en uiteindelijk betaling, rekening houdend met diverse uitzonderingen als creditfakturen, bestreden fakturen en deelbetalingen.

   

  Ik weet dat de gemeente Ede een paar jaar gelden begonnen is met fakturen scannen (incl. OCR). Die gebruiken weliswaar andere software, maar dat maakt voor het proces in het algemeen niets uit. Wel voor de technische realisatie natuurlijk. Ik meen te weten dat er daar geen sprake is van vernietiging van de analoge originelen, maar je zou bij hun afdeling financiën kunnen navragen hoe ze er momenteel mee omgaan.

   

  Ik denk dat het opppakken van het e-depot vanuit alleen deze optiek niet de voorkeur verdient. Wel zou financiën aanjager kunnen zijn. Ik denk overigens dat ook de visie van de concerncontroller hierbij van belang is.

   

  Wil je meer weten, neem dan rechtstreeks met mij contact op.

   

  Dick de Heer zei:

  Beste Jules,

  Er wordt inderdaad met intelligente scansoftware gewerkt.

  ...
  In mijn ogen blijft de technische inrichting lastig, vooral nu vanwege de uitspraak van de Haarlemse rechter de Provinciale Archiefinspectie bij een verzoek om machtiging tot vervanging, het archiefbeheer in brede zin daarbij mag betrekken. Dus niet alleen de scanprocedure maar ook de voorzieningen die zijn getroffen voor een controleerbare wijze van overlevering, bewaring en raadpleging van de bestanden.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1294773780

  Beste Jules, andere collega's,

   

  Het is niet mijn bedoeling in een forumdiscussie e.e.a. soepel op een rijtje te laten zetten.

  => Het gaat mij om namen van organisaties en/of personen, met wie ik contact kan opnemen. Ik zal dus contact opnemen met Ede. Al lijkt de situatie daar anders te zijn, want onze insteek is over te gaan tot vervanging (dus vernietiging van de papieren originelen).

  Dat ik een soortement e-depot voor ogen heb, weet ik. Over de voorkeursroute naar een gemeentelijk e-depot, verschillen waarschijnlijk de meningen. Zoals de aanpak in Rotterdam, in Amsterdam en bij het NA ook van elkaar verschilt. Naast het intern organiseren van de verschillende betrokkenen, start ik hier (en elders) een discussie om de kennis en ervaring die "in het land" aanwezig is, te verzamelen:

  => Kennis en ervaring die met het OAIS-concept is opgedaan: Alle data van het betaalproces, met de factuur in archive information packages (AIP's) gecombineerd, per factuur opslaan in een "open" systeem. Dank alvast voor jullie reactie. Groeten, Dick de Heer