Digitaal informatiebeheer in de steigers – HvA-scriptie Dick de Heer

Collega's,

Door Christian is mijn scriptie toegevoegd aan de Archief 2.0-bestandenbox. Het verhaal is bereikbaar via de link https://www.box.net/shared/if5btr72qxzyphdx77b4

In het kader van "een keertje afstuderen" heb ik sinds november 2009 informatie verzameld over de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en het informatiebeheer daarbij.Van belang is het Omgevingsloket Online (OLO), het landelijk ICT-systeem dat burger, ondernemers en bevoegd gezagen faciliteert bij het elektronisch aanvragen, ontvangen en behandelen van een Omgevingsvergunning. Dit en andere ontwikkelingen, maken een instrumentarium noodzakelijk waarmee gemeenten digitaal vastgelegde informatie, adequaat en in samenhang kunnen beheren.Onderzoeksvraag was of gemeente Utrecht daartoe voldoende toegerust is.

Vooreerst heb ik bij een aantal gemeenten een werkbezoek afgelegd. Tijdens dit deelonderzoek begreep ik het belang van de items “lange termijn informatiebeleid” en “informatiearchitectuur”.

In een tweede deelonderzoek is onderzocht of en hoe, deze twee onderwerpen in gemeente Utrecht aan de orde zijn geweest. Om aanbevelingen te kunnen doen is het goed te weten, waar de gemeente staat en hoe deze situatie is ontstaan. Aan de hand van openbare documenten is de gang van zaken onderzocht over de jaren 2006-2010.

Een derde deelonderzoek betreft de vraag wat voor digitaal informatiebeheer eigenlijk nodig is. Aan de hand van het “Recordkeeping Framework” van de staat Queensland, Australië, is de recordkeeping piramide voor gemeente Utrecht uitgewerkt.De piramidetop, de bestaande wetgeving, wordt krijgt vorm in informatiebeleid. Uitvoering van het beleid, ondersteund door standaarden, leidt tot best practices. Het grondvlak van de piramide wordt gevormd door de in te zetten operationele middelen. De strekking van het beeld is dat een adequaat recordkeeping regime alleen tot stand kan komen in een omgeving waar alle facetten van de piramide, goed zijn ontwikkeld.

Tenslotte is beschreven hoe gemeente Utrecht de uitwisseling van informatie feitelijk georganiseerd heeft bij de Wabo-vergunningverlening.

De algemene conclusie uit de vier deelonderzoeken is, dat gemeente Utrecht niet voldoende toegerust is om digitaal vastgelegde informatie, adequaat te beheren.Omdat het realiseren van de nodige voorzieningen (hardware, software, procedures, opleidingen, cultuuromslag), waarschijnlijk niet zomaar soepel en vlot zal verlopen, zal de gemeente nog geruime tijd risico lopen vanwege niet-adequaat, of niet in samenhang beheerde digitale informatie.Mogelijk geven de geformuleerde aanbevelingen, voldoende houvast bij het bouwen aan het nodige instrumentarium.

Jullie wens ik veel leesplezier. En ik zie uit naar sympathieke, inhoudelijke of anderszins leerzame reacties!!