Wat is de bewaartermijn van de gesprekken met Copilot?
- 25 jun
- Peter Witlox
- 10
- 1434
- 1
Microsoft hanteert een standaardtermijn van 18 maanden voor het bewaren van gesprekken ( Gespreksgeschiedenis in Microsoft Copilot - Microsoft Ondersteuning ). Kan iemand mij vertellen of dit ook een grondslag vindt in de Selectielijst?
Verken
Ervaringen en voorbeelden gezocht innemen netwerkschijven als archief
feb 2025De Gemeente Amsterdam stapt over naar werken in Teams, OneDrive en Sharepoint. Dat betekent dat de net...
Voorbeelden van procedures bij auteursrechtclaims?
sep 2024Zijn er collega-instellingen die een (ontwerp)procedure hebben voor als er een auteursrechtclaim binne...
Reacties
Hoi Peter, mijn antwoord zou zijn van niet. Selectielijsten zijn gebaseerd op processen cq zaken en worden toegepast op de dossiers die in de uitvoer daarvan opgebouwd worden. Van de chats die je met personen of AI voert zou je moeten bepalen in de context van welk proces deze worden gevoerd. De bewaartermijn uit de selectielijst die hierbij hoort is vervolgens van toepassing hierop. De archiefwet spreekt van archiefbescheiden ongeacht vorm, een chatbericht (van/met persoon danwel AI) is hier een voorbeeld van. De uitdaging zit hem natuurlijk in de praktijk van uitvoer/implementatie. Mijn advies zou zijn om primair, of misschien wel alleen iets te regelen voor chatberichten (al dan niet van of met AI) die écht relevant zijn. Bijvoorbeeld omdat het gaat om een genomen besluit. Kun je hier iets mee?
Volgens mij is een organisatie verantwoordelijk voor de archiefbescheiden die uiteindelijk onderdeel worden van een werkproces. De werknemer die gebruik maakt van co-pilot om een besluit te schrijven is in mijn ogen alleen verantwoordelijk voor het eindresultaat in de vorm van een officieel document van zijn organisatie. De chatgeschiedenis is m.i. direct vernietigbaar.
Dit staat op de site van Microsoft (Gespreksgeschiedenis in Microsoft Copilot - Microsoft Ondersteuning )
Als u bent aangemeld, onthoudt Copilot eerdere gesprekken, kunt u deze openen en verder gaan waar u was gebleven. Copilot behoudt de laatste 18 maanden aan interacties in uw gespreksgeschiedenis.
Maar dat staat los van ons eigen bewaarbeleid (dat we niet hebben voor copilot)
Hoi Peter,
Interessante vraag. Zoals Sjoerd al aangaf, in feite gelden de termijnen zoals die zijn opgenomen in je selectielijst. Wat je eerst moet vaststellen of de chat valt onder de definitie van archiefbescheiden. Deze stelt het volgende: alle documenten die door een overheidsorgaan worden opgemaakt of ontvangen en een relatie hebben met de uitvoering van de taken van een overheidsorgaan.
Zoals je hierboven ziet wordt daar verschillende invulling aan gegeven. Er is geen duiding die zegt relevant of officieel. Het gaat erom is dit ontvangen of opgemaakt in het uitvoeren van een taak? Alles wat de werkplek van de ambtenaar niet verlaat valt niet onder de definitie en mag verwijderd worden.
De vraag is dus, is copilot deel van de werkplek van de ambtenaar? Zo ja, dan hoeft deze niet bewaard te worden. Ik vermoed dat we dit zo kunnen stellen, maar dit is wel een nieuw vraagstuk met niet een makkelijk antwoord.
Copilot is de tool voor de chatberichten. De inhoud bepaalt hoe de selectielijst moet worden gehanteerd voor deze chats. Afhankelijk van de werkprocessen waar deze chats aan gerelateerd zijn vindt selectie plaats voor bewaren of vernietigen. Het resultaat van de chats zijn in ieder geval archiefbescheiden.
Bedankt voor jullie reacties. Die zijn in de lijn van de verwachting. Zoals jullie eigenlijk allemaal zeggen: de chats horen bij een werkproces en horen daar te worden opgeslagen. De anderen zijn slechts communicatie ter afstemming zoals je ook via de telefoon zou doen.
Vraag is niet alleen of dit soort informatie een rol speelt in een werkproces (dat is bijna altijd zo, tenzij de ambtenaar op het werk met privézaken bezig is) en in welk werkproces, maar vooral welke rol dat dan is. Anders gezegd, hebben we de gegevens nodig om het uitgevoerde werkproces te kunnen reconstrueren en verantwoorden? Elk ander antwoord dan nee zorgt meteen voor heel lastige vraagstukken en maatregelen, dus postuleer waar mogelijk dat we het hebben over een hulpmiddel a la een kladblok of rekenmachine (in de lijn dus van wat Vincent zegt). Z.s.m. te vernietigen, dus een bewaartermijn van 18 maanden is dan weer veel te lang.
Dit nog even los van de vraag of je Co-Pilot überhaupt wilt toestaan in de werkomgeving (het vraagstuk is uiteraard breder en gaat over de bewaartermijn van prompts/chats uit dit soort toepassingen).
We willen (en moeten) kunnen reconstrueren hoe een besluit tot stand gekomen is. In dat licht lijkt het mij ook van belang te weten dat in dat proces een chatbot gebruikt is, welke dat is geweest en ook wat de uitkomst (de chat) van het gebruik daarvan is. De techniek kent naast de vele voordelen, immers ook nog de nodige nadelen (zoals antwoorden die mede afhankelijk zijn van de trainingsdata en algoritmen), maakt (nog) fouten en is in sommige gevallen black box. Daar zou ik denken: bewaren van de chat in het proces waarin deze is gevoerd en dus volgens de geldende selectielijst.
Eelco en anderen, even doorredenerend: dan ken je die chatbot, waarvan we zelf vaststellen dat die onbetrouwbaar en intransparant is, dus een formele rol toe in de totstandkoming van besluiten. D.w.z. wat die chatbot uitspuugt is echt van invloed op wat er in het besluit staat, daarom moeten we dat bewaren. Begrijp ik dat goed?
Het resultaat van de chatbot kan je beschouwen als een concept die door de betreffende medewerker wordt aangepast en gecorrigeerd tot een concept-besluit. De chatbot is een hulpmiddel om een concept te genereren. De voorbereiding tot besluitvorming is niet relevant en is in principe vernietigbaar. De formele besluitvorming is te bewaren of te vernietigen afhankelijk van het onderwerp.