Wat is de bewaartermijn van de gesprekken met Copilot?

Reacties

• • Sjoerd Korsuize
  • 1750852366

  Hoi Peter, mijn antwoord zou zijn van niet. Selectielijsten zijn gebaseerd op processen cq zaken en worden toegepast op de dossiers die in de uitvoer daarvan opgebouwd worden. Van de chats die je met personen of AI voert zou je moeten bepalen in de context van welk proces deze worden gevoerd. De bewaartermijn uit de selectielijst die hierbij hoort is vervolgens van toepassing hierop. De archiefwet spreekt van archiefbescheiden ongeacht vorm, een chatbericht (van/met persoon danwel AI) is hier een voorbeeld van. De uitdaging zit hem natuurlijk in de praktijk van uitvoer/implementatie. Mijn advies zou zijn om primair, of misschien wel alleen iets te regelen voor chatberichten (al dan niet van of met AI) die écht relevant zijn. Bijvoorbeeld omdat het gaat om een genomen besluit. Kun je hier iets mee?

  
• • Steven Schulenberg
  • 1751378240

  Volgens mij is een organisatie verantwoordelijk voor de archiefbescheiden die uiteindelijk onderdeel worden van een werkproces. De werknemer die gebruik maakt van co-pilot om een besluit te schrijven is in mijn ogen alleen verantwoordelijk voor het eindresultaat in de vorm van een officieel document van zijn organisatie. De chatgeschiedenis is m.i. direct vernietigbaar.

  
• • Peter Witlox
  • 1751436151

  Dit staat op de site van Microsoft (Gespreksgeschiedenis in Microsoft Copilot - Microsoft Ondersteuning )

  Als u bent aangemeld, onthoudt Copilot eerdere gesprekken, kunt u deze openen en verder gaan waar u was gebleven. Copilot behoudt de laatste 18 maanden aan interacties in uw gespreksgeschiedenis.

  Maar dat staat los van ons eigen bewaarbeleid (dat we niet hebben voor copilot)

  
• • Vincent Hoolt
  • 1753283164

  Hoi Peter,

  Interessante vraag. Zoals Sjoerd al aangaf, in feite gelden de termijnen zoals die zijn opgenomen in je selectielijst. Wat je eerst moet vaststellen of de chat valt onder de definitie van archiefbescheiden. Deze stelt het volgende: alle documenten die door een overheidsorgaan worden opgemaakt of ontvangen en een relatie hebben met de uitvoering van de taken van een overheidsorgaan.

  Zoals je hierboven ziet wordt daar verschillende invulling aan gegeven. Er is geen duiding die zegt relevant of officieel. Het gaat erom is dit ontvangen of opgemaakt in het uitvoeren van een taak? Alles wat de werkplek van de ambtenaar niet verlaat valt niet onder de definitie en mag verwijderd worden.

  De vraag is dus, is copilot deel van de werkplek van de ambtenaar? Zo ja, dan hoeft deze niet bewaard te worden. Ik vermoed dat we dit zo kunnen stellen, maar dit is wel een nieuw vraagstuk met niet een makkelijk antwoord.