Schenking persoonskaarten, in 1942 vervreemd van burgerlijke stand. Hoe te archiveren?

  • 21 mrt
  • Lois Muller
  • 7
  • 477
Lois Muller
KIA Community
  • Jannis Lootens
  • Theo Vermeer
  • André Clement
  • Joost Salverda

Recent hebben we bij Archief Eemland 5 persoonskaarten van een particulier ontvangen die in de oorlog door haar vader achterover zijn gedrukt. Hij werkte destijds bij de afdeling Burgerlijke stand van de gemeente Baarn en heeft de persoonskaarten van zijn eigen gezin én die van Prins Bernhard meegenomen. Ook nam hij het dossier mee met adres + persoonsgegevens van dienstplichtigen uit Baarn, ter voorkoming dat zij opgeroepen konden worden. Later tijdens de oorlog is hij ontslagen en te werk gesteld in de gaarkeukens. Het gezin had onderduikers in huis, zoon dook onder om te voorkomen dat hij naar Duitsland moest en tienerdochter (ook schenker hiervan) bracht illegale krantjes rond.

Het bijzondere is dat op de persoonskaart van prins Bernhard alleen prinses Beatrix op de achterkant staat, terwijl prinses Irene toch in 1939 al is geboren. Later is een nieuwe persoonskaart voor hem opgesteld waarvan we de archiefkaart in ons depot hebben, die van het gezin in kwestie missen.

Vraag is nu hoe we deze bijzondere persoonskaarten het beste kunnen archiveren. Officieel hoort het in het gemeentearchief van Baarn uit die tijd. Maar iets 80 jaar na dato zomaar toevoegen in de dozen met persoonskaarten is niet juist, want de kaarten ze missen een hoop informatie en dan zouden we van prins Bernhard twee kaarten hebben. Eén met dit bijzondere verhaal en één 'normale'. Andere optie is het opnemen als los archiefstuk in een tweede wereldoorlog collectie, maar hoe neem je dit verhaal daarin mee? En wat zal dan de openbaarheidstermijn worden, de dochter van het gezin is nog in leven, de andere personen achter de kaarten niet. Trek je het geheel dan uit elkaar..?

Is zoiets eerder voorgekomen bij een ander archief? Hoe gingen jullie ermee om? Ik hoop dat iemand ons kan helpen bij hoe we deze kaarten met het verhaal het beste kunnen archiveren.

Reacties

7 reacties, meest recent: 1 april

  • Hallo Lois,

    Het gaat hier om afgedwaalde archiefstukken die wel degelijk deel uitmaken van het persoonskaartenbestand. Ik zou ze daar dus wel degelijk aan toevoegen en daarbij de context goed beschrijven. Dus: waarom zijn er twee kaarten en wat is de historie achter beide? Openbaarheid is iets van de langst levende natuurlijk, maar in de tijd van scans zou je er voor kunnen kiezen om alleen de voorkant beschikbaar te stellen (en de achterkant niet), al heb je in deze met een publieke persoon te maken van wie de persoonsgegevens die op de kaart staan waarschijnlijk al in heel veel verschillende openbare bronnen te vinden zijn. In dat geval zou ik er niet te veel bokkesprongen voor gaan maken.

    Ik hoop dat je daar iets aan hebt. Succes met beschrijven 👍!

    Joost Salverda

  • Ik sluit mij hierbij aan, je zou ze kunnen inventariseren als aanvulling en daar heb je dan de ruimte om uitleg te geven waarom deze stukken zijn afgedwaald. Enige jaren geleden werkte ik bij het Drents Archief en daar is een melkbus aangeboden waar ook allemaal gezinskaarten inzaten die tijdens de bezetting ontvreemd waren en diep onder de grond waren begraven. https://historiek.net/bevolkingsregister-uit-1942-gevonden-in-melkbus/84107/

    André Clement

  • Jazeker, dit komt wel vaker voor. Altijd in context beschrijven op de plek waar ze horen, is mijn advies

    Theo Vermeer

  • Dank allen voor de input! Vorige week was ik vrij, vandaar nu pas weer een reactie. @andreclement. Wat bedoel je met 'inventariseren als aanvulling'? Aanvulling als los archiefstuk in een 'gewone' toegang/collectie over de tweede wereldoorlog? Op de website van het Drents Archief kan ik dit verhaal niet vinden. Als zij dat wel zo hebben gedaan toen, waar kan ik het vinden op hun website?

    En @theovermeer of @joostsalverda, zouden jullie dus eigenlijk de persoonskaarten gewoon stoppen tussen de andere persoonskaarten met een briefje of iets erbij met de context? Dan zijn ze inderdaad wel waar ze horen maar zul je ze alleen vinden als je toevallig een keer die doos opent. Is dat erg? Scans maken en online zetten of beschikbaar stellen doen we voor persoonskaarten zoiezo niet, alleen op aanvraag en met toestemming van betrokkene of bewijs van overlijden. Vraag is dus eigenlijk: hoe bewaar je dit bijzondere contextverhaal zodat het ook online/digitaal vindbaar blijft?

    Lois Muller

  • Aangepast op 31 maart

    @loismuller, nee, dat is niet (alleen) wat ik bedoel. Ja, ik zou de kaarten er tussen stoppen en ja, een toelichting op papier kan nooit kwaad (zowel in het blokdossier als bij de kaart zelf), maar vooral en bovenal zou ik de context beschrijven in je collectiebeheersysteem en tonen aan je bezoeker. Hoe, dat hangt af van de manier waarop je je index hebt opgebouwd, dus hoe de betreffende kaart gevonden kan worden. Andere optie is in de inleiding (maar die wordt notoir niet gelezen).

    Joost Salverda

  • @loismuller Het verhaal is te volgen in de link die ik meestuurde.

    De persoons- en gezinskaarten staan m.i. in Drenthe niet online, alleen de bevolkingsregisters. Een aanvulling wordt altijd in de desbetreffende toegang bijgeschreven. Maar je kunt ze er ook gewoon tussen stoppen en in de inleiding, die inderdaad nooit gelezen wordt, vermelden hoe en wanneer je ze hebt gekregen. Dit kan niet zomaar met bijvoorbeeld reeds overgedragen (bestuurs)archief, als dan een paar jaar later een ambtenaar nog iets onder in de la vindt dan moet dat officieel mee in een volgende overdrachtsronde. Officieel hè ;-)

    André Clement

Trefwoorden

Verken