Datagovernance en archiefwet en -regelgeving

  • 23 jan
  • Gijs van Breda
  • 13
  • 1033
  • 3
Gijs van Breda
Informatiehuishouding Overheden
  • Willem van 't Spijker
  • Marjolein de Kroon
  • Hooijdonk Sjoerd van
  • Floris Janssens-Andrejew (Nationaal Archief)
  • Barbara Roozen
  • Olivier Giraud
  • Marjan Dik
  • Stéphanie Gautier
  • Simone Hensen
  • Ad van Heijst
  • Arjan Berkhoff
  • Jeroen van Oss
  • marcel van dijk
  • Rens Ouwerkerk
  • Kees-Jan Vermeulen

Goedemiddag,

Ik ben op zoek naar overheden, die beleid hebben of aan het maken zijn op het gebied van data en archiveren. Ik ben namelijk bezig met een onderzoek naar de archiveringsaspecten van data? Vragen die hierbij zijn hoe lang bewaar je data, wat doe je met data die voor de eeuwigheid bewaard moet worden.

groet

Gijs van Breda

waterschap Hollandse Delta

Reacties

13 reacties, meest recent: 18 februari

  • Hallo Gijs,

    voor de nieuwe selectielijst voor waterschappen zijn we, als VHIC, dit onderwerp aan het uitwerken. De selectielijst zal ergens in maart (vermoed ik) door de UvW gedeeld met de individuele waterschappen om feedback te verzamelen.

    Kees-Jan Vermeulen

  • Waarom zou je daar beleid voor maken? Dat is toch al in wetgeving vastgelegd?

    Hoe lang je data bewaart, is vastgelegd in de selectielijst (AW, art. 5).
    Data die voor de eeuwigheid bewaard moet worden, brengen je na uiterlijk 20 jaar over naar een Archiefdienst (AW, art. 12).

    Rens Ouwerkerk

  • @rensouwerkerk en @keesjanvermeulen Bedankt voor jullie reacties. Het klopt dat de bewaartermijnen zijn vastgelegd in de selectielijst. In de casus die ik onderzoek gaat het om hoofdstuk 2 werken van het waterschap. Bewaartermijnen zijn bewaren voor groot onderhoud en klein onderhoud vernietigen na 5 jaar. Dat is op zich duidelijk. Ik ben op zoek naar overheden die de bewaartermijnen toepassen op data in databases en hoe dit is opgenomen in de data governance en hoe de overdracht van de te bewaren data naar een e-depot is geregeld.

    @keesjanvermeulen Ter info, dit onderzoek voer ik uit ikv de eindopdracht van de Larm opleding van VHIC.

    Gijs van Breda

  • Hallo Gijs,

    bewaartermijnen voor data in databases zijn er eigenlijk niet. Veel gemeenten verwijzen naar resultaat 19.1 of 19.1.1 (21.1 en 21.1.1 in de toekomstige selectielijst voor waterschappen) maar dat past gewoon weg niet voor een heleboel soorten data. We zijn nu bezig om te kijken of we daar wat beter richting aan kunnen geven, maar het is een puzzel.

    Daarnaast: die data overbrengen naar een e-depot levert nog weer een hele andere set van de vragen op waar op dit moment geen antwoord voor is.

    Kees-Jan Vermeulen

  • Oké helder, je vraag gaat dus eigenlijk niet over beleid, maar over uitvoering.

    Je stelt eigenlijk best wel veel vragen in één:

    • Welke overheidsorganisaties zijn er die bewaartermijnen toepassen op data in databases?
      • In principe zouden alle overheidsorganisaties dat moeten doen. Maar ik vermoed dat je eigenlijk niet op zoek bent naar een lijst van overheidsorganisaties die met data werken, maar dat je gewoon wil weten hoe je e.e.a. praktisch doet. Klopt dat?
      • Inhoudelijk: het meest gangbaar is om e.e.a. 'by design' te regelen o.b.v. het datamodel. Ofwel door bewaartermijn als data-element op te nemen, ofwel door queries te formuleren op basis van data-elementen waarmee je bewaartermijn kunt berekenen (soms is een creatiedatum al voldoende). Belangrijk dus dat je aan de voorkant betrokken bent bij ontwerp en inrichting.
    • Hoe is het toepassen van bewaartermijnen op data in databases opgenomen in de data governance?
      • Governance is nogal een containerbegrip. De vraag is dus even wat je precies zoekt? Gaat het je om rollen en verantwoordelijkheden? Gaat het je om monitoring en sturing? Gaat het je om de borging van de uitvoering?
    • Hoe is de overbrenging naar een e-depot geregeld?
      • Dat verschilt per archiefdienst. Ik zou bij je eigen archiefdienst aankloppen om te vragen welke voorwaarden en specificaties zij hanteren. Zou bijvoorbeeld kunnen dat je e.e.a. moet converteren naar de SIARD-standaard (internationale archiveringsstandaard voor databases) - in dat geval handig om 'by design' er al rekening mee te houden dat dit t.z.t. mogelijk is. Zou ook kunnen dat ze er bij jouw archiefdienst simpelweg nog geen vastgestelde eisen voor hebben. Dat komt gek genoeg anno 2025 nog steeds wel eens voor.
    Rens Ouwerkerk

  • @rensouwerkerk Bedankt voor de scherpe herformulering van mijn vraag.

    • Ik zou in contact willen komen met een overheidsorganisatie die hier praktisch handen en voeten aan heeft gegeven. Alle overheden werken met data. Maar bij welke overheden wordt rekening gehouden met de bewaartermijnen en hoe doen ze dat dan concreet?
    • Idd is governance een containerbegrip. Ik merk dat bij het waterschap waar ik werk al veel is geborgd qua beheer van de data. Rollen en verantwoordelijkheden zijn belegd. De data wordt up to date gehouden en er zijn afspraken over het functioneel en inhoudelijk beheer, echter alleen niet over bewaren of vernietigen. Met andere woorden het archiefbeheer van de data is niet geregeld. De recordmanager en DIV hebben geen rol bij het beheer van data.
    • Ik ga maandag op bezoek bij een e-depot en deze vragen stellen.
    Gijs van Breda

  • Ik denk dat we tot op zekere hoogte redelijk in staat zijn te bedenken hoe dit ingericht zou moeten en kunnen worden, maar het ook doen is nog een heel ander verhaal. Ook ik ben daarom heel benieuwd naar praktijkvoorbeelden. Zijn er organisaties waar daadwerkelijk bewaartermijnen worden meegegeven aan datasets, waar op dataplatforms vernietiging wordt toegepast o.b.v. formele termijnen, en/of die datasets hebben geprepareerd of overgebracht voor blijvende bewaring? Ik hou me (net als Gijs, en ik denk vele anderen) aanbevolen.

    marcel van dijk

  • Nog even in reactie op @rensouwerkerk: het meegeven van bewaartermijnen kan technisch/functioneel natuurlijk, maar het bepalen ervan is waar m.i. de hoofdbrekens zitten. Welke versies van welke datasets hebben tot wanneer welke functies gehad in welke contexten en dus vanaf wanneer zijn ze niet meer nodig voor reconstructie en verantwoording?

    marcel van dijk

  • Hallo Gijs,

    Via de onderstaande link vind je de nodige info over het beleid bij de gemeente Rotterdam (misschien had je die al gevonden). Wij zitten op de lijn van informatiebeheer inrichten bij het ontwerp van databases/informatieproducten, zoals Rens ook al noemde. De focus ligt bij ons sterk op archivering van informatieproducten in het datawarehouse, dus hergebruik. Dat is wellicht anders dan bij jullie. Ook bij ons is de daadwerkelijke uitvoering en borging van het beleid nog een punt van aandacht.

    Verslag Symposium Informatiebeheer in een wereld van data - KIA community

    Jeroen van Oss

  • Ik zie het. Heb net even een berichtje aan de community manager gestuurd @ingebaars met de vraag of het opgelost kan worden.

    Jeroen van Oss

Trefwoorden

Verken