Cijfers substitutie of vervanging
Heeft iemand een idee waar ik een totaal overzicht kan zien van de verleende machtigingen ter vervangi...
wat is een digitaal dossier?
- aug 2009
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 12
- 92
Ik kreeg van een collega het verzoek om de definitie te geven van een digitaal dossier. Een korte speurtocht op internet levert niets bruikbaars op.Daarom zoek ik mijn heil bij de vakgenoten op dit forum. Wat verstaan we onder een digitaal dossier? Gechargeerd: x-documenten vormen een zaak. x-zaken vormen een dossier. Een dossier is dus een verzameling zaken?. Of is de term dossier nog überhaupt wenselijk? Denk ook aan zaakgericht werken en het ontstaan van een zaaktypencatalogus.Ik ben benieuwd naar jullie reacties!
Verken
Over Open Data / linked Data
Vooralnog is het aantal reacties op 'Hoe open / transparant is jouw archief ?' beperkt. Nu lees ik net...
Vacature medewerker archief en publiek m/v
Voor 32 uur per week Streekarchief Midden-Holland beheert de archieven van de gemeente Gouda, Krimpen ...
Reacties
Volgens mij (en volgens de ArchiefWiki) is een dossier1. Archiefbestanddeel bestaande uit alle archiefbescheiden in één archief, die dezelfde zaak betreffen. 2. Logisch geheel (aggregaat) van documenten die betrekking hebben op een zaak of een object. Wat dat betreft lijkt me jouw uitgangspunt dat een dossier een verzameling van zaken is, dus niet correct. Dossier = zaak. Er bestaat wel zoiets als een verzameldossier (niet gedefinieerd in de Archiefwiki), waar dus verschillende zaken in verzameld worden. Met andere woorden Digitaal dossier = 1. digitaal archiefbestanddeel bestaande uit alle digitale archiefbescheiden in één archief die betrekking hebben op één zaak. 2. Logisch geheel (aggregaat) van digitale documenten die betrekking hebben op een zaak of een object Waarom zouden deze omschrijvingen niet voldoen?
Ik ben misschien ouderwets, maar ik volg Ingmar in zijn redenering dat een klassieke definitie van dossier perfect toepasbaar is op een digitaal dossier. Verschillende documenten betreffende een zaak vormen één dossier. Voor meerdere dossiers die gegroepeerd zijn op basis van hun typologie (persoonsdossiers, gerechtsdossiers, etc.) gebruiken we doorgaans ook de term dossier, al bestaat hier wel het alternatief "verzameldossier", dat itt wat Ingmar zegt, wel in de ArchiefWiki voorkomt, maar niet als apart lemma, wel als verwijs lemma naar de "toelichting" bij dossier. Daar omschrijft men het als: "Eén omslag dat meer dan één zaak bevat heet een verzameldossier. Persoonsdossiers, die meestal meer zaken betreffende een persoon, personeelslid of cliënt bevatten, zijn in feite meestal verzameldossiers."
Beste Eric-Jan, Volgens de Archiefterminologie is een dossier de 'fysieke' (zowel papier als digitaal) verschijningsvorm van een zaak. Wat dat betreft blijft de term "dossier" nog wenselijk. Ik sluit me daarbij geheel aan bij Ingmar en Tom. Daarnaast wordt dossier ook gebruikt in termen als verzameldossier, persoonsdossier of objectdossier. (De eerste 2 worden overigens wel genoemd in de dossier-definitie van de Archiefterminologie.) Ik vermoed dat die in een geautomatiseerde, digitale omgeving vooral gevormd gaan worden door zoekvragen en niet als zodanig (hoeven te) bestaan. Die - in mijn ogen gehypte - zaaktypencatalogus is volgens mij een thesaurus en, vanuit de zaak geredeneerd, niet meer dan een stukje metadata behorende bij die zaak. Samengevat en kort door de bocht: de definitie van dossier blijft hetzelfde. De manier van vorming / logisch beheren is bij de verzameldossiers e.d. gewijzigd in het definiëren en faciliteren van een goede zoekvraag.
Beste Eric-Jan, Tom noemde zich misschien ouderwets in zijn redenering om Ingmar te volgen, maar mijns inziens is het juist een vooruitziende blik om "het dossier" als zodanig te laten bestaan. uiteindelijk komt er een moment van afsluiting en overdracht naar een archiefbewaarplaats van archiefstukken. Volgens mij is het bijzonder onwenselijk om dan geconfronteerd te worden met een digitale berg records waar noodzakelijkerwijs een systeem bij hoort om de stukken, waar een zaak of dossier uit bestaat, weer bij elkaar te brengen tot een logisch geheel. Verstandiger is het dan om te zorgen voor een logische ordening in een boomstructuur, waar je vervolgens door het volgen van logische naamgevingen het "dossier" terug kan vinden.
Dag Eric-Jan, je aanvulling verduidelijkt je vraag inderdaad. Iets waar ik toch even over moet nadenken!
Beste Eric-Jan. Volgens mij draai je de benadering om, de vragen mogen dan wel steeds wijzigen maar de beantwoording zal altijd plaatsvinden vanuit bevroren documenten waar de betreffende antwoorden in opgesloten liggen. Je archiveert uiteindelijk niet de vragen maar de broncollecties. De gedachte om de oorspronkelijke zorginstellingen eeuwigdurend verantwoordelijk te laten blijven voor beheer en onderhoud lijkt mij eerlijk gezegd geen haalbare kaart. Tenminste niet met de huidige infrastructuren, de over het algemeen beperkte middelen van de zorginstellingen en de beperkte houdbaarheid van de hedendaagse technologieën. Ik denk dat ook digitale archivering zo veel als mogelijk onafhankelijk behoort te zijn van technieken en persoonlijke voorkeuren.
Ik denk dat er een verschil is tussen het dossier als neerslag van een zaak en dossier als misbruikt in verzamel- object- personeels- of patiëntendossier. Dat laatste is, zoals Eric-Jan met mooie voorbeelden beschrijft, een zoekvraag. Het eerste dient echter ook als de verantwoording van het (formele, primaire) proces. Het kan zijn dat alle stukken betreffende een zaak niet allemaal in één digitaal mapje zijn gestopt, maar ze hebben wel allemaal hetzelfde zaaknummer (bijvoorbeeld) als metadata toegevoegd gekregen. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar in z'n algemeenheid kan je stellen dat je bij een zoekvraag naar een dossier (een zaak) alle stukken over die zaak wil zien, ook al worden ze niet helemaal gedekt door de zoekvraag. Terwijl je bij een verzameldossier wellicht alleen die zaken daaruit te zien krijgt die relevant zijn voor je zoekvraag. Zo wil een bouwinspecteur uit het objectdossier van object X alleen de laatste bouwvergunning zien en niet de onroerend zaakbelastingstukken. Maar dan wel álle stukken van die vergunning (de zaak). Een voordeel van het behouden van de term dossier kan zijn dat je zo voor anderen die zich met de inrichting van zaken en informatiestromen bezighouden (zoals IT-ers, informatiearchitecten en bedrijfskundigen), een onderscheid kunt aanbrengen tussen de zaak (het proces) en de stukken/informatie voortkomend uit de zaak (de neerslag / het dossier).
Dat dossiers virtueel bijeengezocht kunnen worden middels een zoekvraag, wil natuurlijk niet zeggen dat ieder resultaat van een zoekvraag een dossier is. Dat zou inderdaad een omkering van de definitie zijn. De definitie van een dossier verandert niet in een digitale wereld. De hierboven aangehaalde definitie volstaat inderdaad nog steeds. Dossiervorming is ook nog steeds zeer gewenst. Zowel voor de proceseigenaar als alle andere gebruikers heeft een document alleen waarde binnen de context van zijn dossier. Het is dan ook niet de nakende overbodigheid van de entiteit ‘dossier’ die een uitdaging vormt, maar juist de dreigende veelvormigheid ervan: procesdossier, archiefdossier, zaakdossier, projectdossier, om maar enkele voor de hand liggende varianten te noemen. Idealiter zijn dit synoniemen, en is er één systeem dat alle gebruikers faciliteert en garandeert dat er geen licht zit tussen deze varianten. In werkelijkheid zijn er doorgaans meerdere systemen actief (processystemen, een zakenbank, een DMS, een e-depot), die ieder hun eigen interpretatie van ‘dossier’ kunnen hanteren, zonder dat wordt afgedwongen dat het in alle gevallen om exact hetzelfde dossier gaat. Niet de definitie is het meest spannend, maar de implementatie er van in een digitale omgeving...
Beste Eric-Jan, Als je die vraag 10 jaar geleden gesteld had, was je waarschijnlijk zeer tevreden geweest met het antwoord dat je digitale dossier het resultaat is van de juiste (dossiervormende) zoekvraag/query. We zijn er inmiddels wel achter (wisten we toch wel) dat er ook in een digitale omgeving veel informatie is die wij als archiefvormers (dossiervormers?) NIET vastleggen (capturen), zoals in de fysieke omgeving ook maar een beperkt percentage van alle relevante informatie betreffende een zaak in ons (totale) archiefsysteem geregistreerd wordt en dus ook maar een beperkt percentage in een dossier terecht komt. Ik denk dat het percentage dat we missen in een digitale omgeving nog groter is dan het percentage dat we in de fysieke omgeving misten! Alleen al vanwege het steeds maar groeiende aantal informatiebronnen/informatiemedia. (bloggen, twitteren, smsjes, webcams, etc..) Tevens echter is de informatiewaarde van al deze gegevens steeds kleiner. M.a.w. een calamiteit die in 1910 maandenlang wereldnieuws was, krijgt anno 2010 amper een plekje op laatste pagina van de krant. Hoewel er waarschijnlijk door duizenden over getwitterd wordt, is er morgen weer nieuwe gesprekstof. Wat heeft dit alles met je originele vraag te maken? Volgens mij is een digitaal dossier inderdaad niet meer dan een goede query, maar is het van cruciaal belang om deze zoekvraag te personaliseren (profileren). Als bijvoorbeeld de nieuwe eigenaar van een klein boerderijtje op zoek is naar alle bestaande hinderwetvergunningen om te onderzoeken welke activeiten in het verleden werden uitgevoerd op zijn grondgebied is dat voornamelijk als aardigheidje bedoelt. De ambtenaar milieuzaken óf een buitengewoon opsporingsambtenaar óf een lid van de Commissie Algemene Zaken óf de wethouder Ruimtelijke Ordening verwachten andere, en vanuit meerdere bronnen, relevante resultaten te vinden. Dus niet alleen WAT (goede zoekvraag), en WAAR (informatiebronnen) , maar ook WIE (profiel), is bepalend voor de uikomst van een digitaal dossier. Dit soort taken mag je verwachten van een goede DIV-er, maar we kunnen onmogelijk nog alle (digitale) informatie registreren en toegankelijk maken. Misschien moeten we wel de term "dossier" laten zoals deze is en koppelen aan fysieke archivering. Op het moment dat we begonnen zijn met digitalisering van informatie verliest informatie zijn fysieke verschijningsvorm en is de term "dossier" niet meer volledig dekkend voor datgene dat we zoeken. Of zoekvraag of query de juiste term is geloof ik ook niet. Zijn we misschien toe aan een nieuw goed dekkende term voor alle relevante informatie (WAT),ongeacht de gegevensbron (WAAR), betreffende een (zoek)vraag(WIE)?
Hoi Eric-Jan, Misschien moet je deze discussie ook eens voeren op Breed ? Groet Yvonne Welings
Dag Erik-Jan, We zijn het allemaal meer met elkaar eens dan we beseffen. Het begrip dossier met je abstract zien en loskoppelen van fysieke begrippen als mappen. Deze staan ook los van elkaar. Er kunnen zich meerder dossiers/zaken binnen een map bevinden (verzameldossier/seriedossier), maar een dossier kan ook uit een of meerder mappen/dozen bestaan. Wanneer je dat dus loslaat maakt het helemaal niet meer uit vanuit welke vraag, behoefte of doel je dit dossier vormt, en ook niet of dat binnen een analoge of digitale omgeving plaatsvindt. Het begrip dossier geeft geen waardeoordeel of de aard van het doel, maar heeft alleen betrekking op die logische samenhang tussen de documenten. Voor de een is de logische samenhangbehoefte overeenkomstig werkproces, voor de ander is dat een samenhang die subjectiever van aard is. Doet ook helemaal niets af aan de definitie van het begrip dossier. De meest eenvoudige definitie van een dossier luidt: het geheel van archiefbescheiden betreffende een zaak. Essentie van de dossiergedachte is dat je deze archiefbescheiden ook met elkaar in een logische samenhang brengt. Analoog doe je dat door deze archiefbescheiden fysiek bij elkaar te plaatsen in een bepaalde logische structuur. In een digitale omgeving waarborg je die samenhang door middel van metadata. Voor de een is de meest gewenste structuur overeenkomstig het werkproces, je kan het even zo goed zaakproces noemen. Momenteel is dit als het veel geprezen zaakgericht werken (her)ontdekt. Voor de ander is dat een logische samenhang op subjectieve voorkeuren. Vaak ook nog eens eenmalig en vluchtig van aard en belang. Dit in tegenstelling tot organisaties die zich voor hun handelen ook achteraf moeten kunnen verantwoorden. Wat is nu de relatie zaak versus dossier? De definitie van een zaak luidt: een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel. Deze handelingen generen documenten waarvan een dossier wordt gevormd. Een dossier is dus de gestolde neerslag van een zaak. Dan kennen we nog enkelvoudige dossiers en meervoudige dossiers. Een meervoudige dossier is opgebouwd uit meerdere op zichzelf staande zaken/dossiers die wel een gemeenschappelijke (keten?)samenhang hebben. Deze worden ook wel object- of subjectdossiers genoemd. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een exploitatiedossier van een gebouwencomplex of een personeelsdossier (aanstelling, bevordering, etc), cliëntendossier SoZa, medisch dossier. Wanneer je het begrip dossier dus loskoppelt van materiele vorm blijft dit onverkort een krachtig en eenduidig begrip om samenhangbehoefte te typeren.
Zouden archiefcodes dan in jouw uitleg gezien kunnen worden als voorgedefinieerde zoekvragen? Cees de Groot zei:
Beste Eric-Jan, Je vraagt heeft al heel wat reacties los gemaakt, maar ik kan het niet laten om ook te reageren. Je hebt een punt als je aangeeft dat elke zoekvraag eigenlijk een nieuw dossier oplevert. Daar tegenover staat dat je niet elke zoekvraag hoeft te archiveren. Vasthoudend aan de definitie dat een dossier de neerslag is van een zaak, zou je voor een digitaal dossier kunnen opnemen dat het hier gaat om een vooraf vastgelegde zoekvraag. We archieven alleen digitale documenten in een digitaal dossier als die nuttig zijn voor de (vooraf) gedefinieerde zoekvraag. Die kunnen we dan mooi aanvullen met bewaarlijsten die weer vertaald worden in Work Flow systemen, Document Managment systemen én de protocollen van een E-depot.