Wout van der Reijden over het DUTO-raamwerk, het internationaliseren ervan en de rol van het Nationaal Archief

Wout van der Reijden, Coördinerend adviseur Recordkeeping, is de afgelopen jaren betrokken geweest bij het opzetten van het DUTO-raamwerk. Dit raamwerk biedt een gestructureerde aanpak om Archiveren by design te implementeren, waarbij in de ontwerpfase van systemen al rekening wordt gehouden met eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Een onderwerp met veel haken en ogen. Wout geeft ons een kijkje achter de schermen van het DUTO-raamwerk, de rol hierin van het Nationaal Archief en de uitbreiding ervan naar internationale context.

Een nieuwe weg richting toegankelijk archiveren
Allereerst, goed om even bij stil te staan: wat is het DUTO-raamwerk? De kernfilosofie achter het DUTO-raamwerk is dat informatie vanaf het moment van creatie of ontvangst duurzaam toegankelijk moet zijn, en dat bij het ontwerp van systemen rekening wordt gehouden met eisen op dit gebied. Het DUTO-raamwerk biedt informatieprofessionals duidelijke handvatten voor het waarborgen van duurzame toegankelijkheid, en bevat verschillende onderdelen - zoals modellen, functies, eisen - die organisaties helpen bij het inrichten van systemen en processen. Ook om op meer strategisch niveau uit te leggen wat duurzame toegankelijkheid van informatie is en waarom het belangrijk is. Om duurzaam toegankelijk te zijn, moet overheidsinformatie voldoen aan de volgende zes kenmerken: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, te interpreteren, betrouwbaar en toekomstbestendig.

Wout licht toe: "Het DUTO-raamwerk is meer dan een norm; het is een middel om Archiveren by design daadwerkelijk handen en voeten te geven. Het is belangrijk om vooraf na te denken over de eisen die aan informatie worden gesteld, om zo de toegankelijkheid op lange termijn te waarborgen.”

Van DUTO-eisen naar DUTO-raamwerk
Het DUTO-raamwerk is gebaseerd op eerdere ‘DUTO-eisen’ en is herzien om beter aan te sluiten bij de actuele behoeften van informatieprofessionals. Onder andere veranderingen in wet- en regelgevingen hebben ertoe geleid dat in 2021 werd besloten dat er een update nodig was. Deze nieuwe opzet biedt meer duidelijkheid over randvoorwaarden en model-eisen. Wat essentieel is voor de praktische toepassing in de archiefsector. “Bij randvoorwaarden kun je denken aan het hebben van beleid, bijvoorbeeld voor preservering, het hebben van een selectielijst en voldoende mensen en middelen om informatie te kunnen beheren”, licht Wout toe.

Een brede samenwerking
Het tot stand laten komen van het DUTO-raamwerk omvat aardig wat organisatie. Het Nationaal Archief heeft hier als expertisecentrum een rol in te vervullen en werkt hard om die expertise te laten landen, in bijvoorbeeld de vorm van kennisproducten. Het DUTO-raamwerk is daarin een van de belangrijkste. Het Nationaal Archief heeft een cruciale rol in de ontwikkeling en het bevorderen van de implementatie ervan, maar zij doen het niet alleen. Wout is betrokken geweest bij het projectteam dat dit raamwerk heeft opgesteld. Hij benadrukt het belang van samenwerking met experts uit het veld: "We werken nauw samen met andere organisaties en experts, zoals gemeenten en politie, om ervoor te zorgen dat het ook echt aansluit op de praktijk”.

Theoretisch én praktisch toepasbaar
Om de werking van het raamwerk goed te laten aansluiten op de praktijk, is een onderdeel van het proces geweest om feedback te krijgen van de doelgroep, een ‘publieke review’. Dit zorgt ervoor dat het DUTO-raamwerk niet alleen theoretisch goed in elkaar steekt, maar ook praktisch toepasbaar is. Hoe uit zich dat? Gedurende het ontwerpen van het raamwerk werden conceptteksten van de verschillende modules geplaatst op op KIA. “Zo gaven we potentiële gebruikers de ruimte om er binnen een aantal weken commentaar op te geven, dit konden wij weer meenemen in het verdere ontwerp. We zijn best druk geweest met het verwerken van het commentaar, want we kregen ongeveer 30 reacties binnen met meer dan 800 opmerkingen. We zijn ontzettend blij dat zoveel mensen hierbij betrokken waren.”

Het document met verantwoording over of en waarom ieder commentaar wel of niet is toegevoegd is in een document gepubliceerd op KIA.

DUTO-raamwerk vliegt internationaal
Een interessant aspect van het DUTO-raamwerk is de internationalisering ervan. Wout legt uit dat het al op Europese schaal wordt opgepakt. "Er wordt gewerkt aan een ‘referentiearchitectuur voor e-Archivering’ binnen de Europese Unie, waarin elementen van het DUTO-raamwerk zijn geïntegreerd." Dit geeft blijk van de waarde en relevantie van het DUTO-raamwerk niet alleen in Nederland, maar ook erbuiten. Wout is actief in internationale werkgroepen die zich bezighouden met Archiveren by design. Samen met collega Vincent Hoolt zit hij bijvoorbeeld een Europese werkgroep voor die zich richt op het uitwisselen van kennis en ervaringen over Archivering by design tussen verschillende landen. Met als doel het concept breder toepasbaar te maken. “Wat wij proberen is om het gedachtegoed van Archiveren by design in de Europese context te plaatsen, onder meer via een white paper. En bijvoorbeeld de methode zoals wij die hebben, de DUTO-scans, te vertalen naar iets dat binnen de Europese context toegepast zou kunnen worden.” Het is volgens Wout belangrijk te begrijpen dat niet alle landen op hetzelfde tempo digitaliseren. “Nederland en Noorwegen zijn voorlopers, maar veel andere landen moeten een groot deel van de fases nog doorlopen. In een aantal landen, zoals Roemenië, werken ze voor een groot deel nog met papier. We moeten ook rekening houden met de verschillende contexten waarin landen zich bevinden.”

Hulpmiddelen voor managers
Het DUTO-raamwerk werd gelanceerd op 1 april 2024. De vervolgvraag was: hoe gaan informatieprofessionals aan de slag met de implementatie ervan? Er komt heel wat bij kijken; als organisatie is het van belang vast te stellen welke maatregelen nodig zijn voor welke informatie. Want niet alle informatie dient op dezelfde manier te worden beheerd. Wout legt uit: “Je moet onderzoeken welke risico's je loopt als organisatie op het moment dat informatie niet meer toegankelijk is of op straat komt te liggen, en dat doe je op basis van risicobeoordeling. Dat is niet geheel toevallig een onderwerp waar een nieuw kennisproduct voor wordt gemaakt.” Om organisaties goed te ondersteunen in het gebruiken van het raamwerk, zet het Nationaal Archief zich actief in voor implementatieondersteuning. Er worden stappenplannen en informatieproducten ontwikkeld om organisaties te helpen het raamwerk toe te passen. "Wij denken ook na over DUTO voor managers, zodat zij weten welke stappen ze binnen hun organisaties moeten nemen om de toegankelijkheid van informatie te waarborgen.”

Een duurzaam toegankelijke toekomst
Het DUTO-raamwerk vertegenwoordigt een belangrijke stap in de richting van duurzaam toegankelijk archiveren. De organisatie ervan is een heel eind op weg. Dankzij de inspanningen van het Nationaal Archief en partners - en Nederland als koploper in Europa - kan dit raamwerk niet alleen nationale, maar ook internationale impact hebben. Hierbij speelt kennisdeling een belangrijke rol. Wout stelt daarom de vraag aan lezers: “Ben jij met je organisatie in de praktijk al met het DUTO-raamwerk aan het werk, en heb je al een best practice die kan worden gedeeld?” Deel het in de comments hieronder of neem contact op met het Nationaal Archief via info@nationaalarchief.nl, om samen te onderzoeken hoe dit praktijkvoorbeeld met andere leden van KIA gedeeld kan worden.

Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door AI