Europese referentiearchitectuur duurzame toegankelijkheid vernieuwd

Dit jaar is er onder regie van de Europese Commissie een update van de Europese referentiearchitectuur voor archivering verschenen. Waar de oude versie nog uitsluitend ging over naar een archiefdienst overgebrachte informatie, slaat de nieuwe versie voor het eerst een brug naar informatieproducerende organisaties (of “archiefvormers” in archivarisjargon). Met archivering by design als insteek Het is een mooie stap naar meer standaardisatie op Europees niveau. Vanuit Nederland zijn Antal Posthumus van de Belastingdienst en ikzelf vanuit gemeente Utrecht hierbij aangesloten.
In deze blog vertellen we wat de veranderingen inhouden, waarom en hoe ze tot stand zijn gekomen en welke ideeën er zijn voor verdere doorontwikkeling. Je kunt natuurlijk ook hier stoppen met lezen en direct zelf een kijkje nemen: https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/news/earchiving-initiative-announces-version-20-earchiving-reference-architecture.

Wat is er veranderd?

Er zijn meerdere onderdelen van de oude referentiearchitectuur bijgewerkt, maar ik beperk me in deze blog tot de nieuwe onderdelen over archiveren by design. Het belangrijkste doel was om de hele informatieketen, van ontwerp tot vernietiging of eeuwigdurende bewaring, in de architectuur onder te brengen. Voor de informatieproducerende kant is het Nederlandse DUTO-raamwerk als basis gebruikt. DUTO is op dit moment namelijk binnen Europa de enige bestaande standaard voor archivering by design. De architectuur heeft de vijf hoofdprocessen voor duurzame toegankelijkheid uit DUTO overgenomen: registration, destruction, migration, keeping/retention, access. Per proces zijn de daarvoor benodigde functies benoemd. Een functie is een brokje functionaliteit in een informatiesysteem: om te kunnen vernietigen heb je bijvoorbeeld een verwijderingsfunctie nodig. Omdat DUTO een Nederlandse term is, zijn de DUTO-functies op Europees niveau AbD-functies genoemd. AbD staat voor archiving by design. De gedachte is immers dat deze functies by design worden geïmplementeerd in de informatiesystemen van de overheid.

Voor de erfgoedsector is de internationale OAIS-standaard leidend. Er is in de architectuur een plaat opgenomen waarin alle DUTO-functies worden geplot op het OAIS-model. Zo zie je in één oogopslag dat er best wat overlap tussen DUTO en OAIS zit. Tegelijkertijd wordt zichtbaar dat DUTO ook functies bevat die niet in OAIS zitten. Dit zijn functies die wel van belang zijn voor het informatiebeheer bij overheidsinstellingen, maar die na overbrenging eigenlijk niet meer van toepassing zijn.

Waarom ontwikkelt de Europese referentiearchitectuur zich deze kant op?

Niet alleen in Nederland worstelen we met een informatielandschap dat niet op orde is. Dit is eigenlijk overal het geval. Archiveren by design wordt internationaal gezien als een strategie die kan helpen om meer grip te krijgen. Om die reden publiceerde de Europese Commissie vorig jaar een white paper over archiveren by design. Deze white paper is vooral een oproep aan de lidstaten om met archiveren by design aan de slag te gaan. Architectuur is een van de instrumenten die kan helpen om dit handen en voeten te geven.

Met de nieuwe versie is een eerste stap gezet om de werelden van informatiebeheer en archiefbeheer samen in één architectuur op te nemen. Het werk is nog lang niet klaar. Op dit moment denkt de werkgroep na over drie vervolgstappen. Deze licht ik toe in de volgende paragrafen.

Pilots uitvoeren

Een eerste vervolgstap is het idee om de huidige versie in de praktijk te toetsen aan de hand van een aantal concrete projecten. Het idee is om in meerdere Europese landen pilots te doen. Er vinden momenteel verkennende gesprekken plaats met een mogelijke eerste pilotpartner (niet in Nederland).

Het is te simpel om klakkeloos de Nederlandse aanpak naar Europa te kopiëren omdat er tussen lidstaten onderling verschillen zijn in wetgeving, cultuur en mate van digitalisering. Europese kaders en richtlijnen moeten geschikt zijn voor landen die voorop lopen, maar ook voor landen die juist achterlopen. Daarom is een praktijktoets belangrijk. Het perspectief van andere landen kan ons in Nederland ook weer nuttige nieuwe inzichten opleveren.

Methode van archiveren by design uitwerken

Een tweede beoogde doorontwikkeling, is de methode van archiveren by design onderdeel te maken van de architectuur. Op Europees niveau is er op dit moment slechts één beschreven aanpak, namelijk de zogenaamde AbD-scan. In de Europese referentiearchitectuur wordt hier al naar verwezen. De AbD-scan is een soort samensmelting van twee nationale methodes: de “sandbox” van het Noorse Nationaal Archief en de DUTO-scan van het Nederlands Nationaal Archief.
Beide methodes hebben als nadeel dat ze eigenlijk meer een adviesdienst van een archiefinstelling zijn dan een beproefde aanpak voor archivering by design. Een tweede nadeel is dat deze aanpak resulteert in een adviesrapport en nog niet in geïmplementeerde maatregelen. Ik ken in Nederland veel organisaties die archiveren by design toepassen, maar voor zo ver ik weet is er niet één die daarvoor de DUTO-scan gebruikt als intern proces. In Zweden worden momenteel pilots gedaan met de AbD-scan. En hoewel het principe van archiveren by design erg aanslaat, met name bij Zweedse gemeenten, blijkt de AbD-scan ook daar niet goed aan te sluiten bij de manier waarop overheidsinstellingen veranderingen doorvoeren. Op het gebied van methodes valt er dus nog wat te ontwikkelen.

Doelstellingen verfijnen

Tot slot heeft de werkgroep stilgestaan bij de doelstellingen waaraan de architectuur bijdraagt. De architectuur bevat een onderdeel met “drivers, goals & principles” waarin deze zijn beschreven. Hierin lopen doelen, middelen en omgevingsfactoren een beetje door elkaar. Een voorbeeld: “waarde creëren door hergebruik van informatie” is een doel. “Bruikbaarheid (usability)” is een middel om dat doel te bereiken. “Technologische ontwikkelingen” hebben invloed op hoe zich dat ontwikkelt. De architectuur bevat weliswaar alle drie deze aspecten, maar de onderlinge hiërarchie daartussen is niet uitgewerkt.

Daarnaast zijn sommige doelstellingen wat eenzijdig vanuit het perspectief van archiefdiensten geformuleerd. En mogelijk ontbreken er nog elementen.

Vragen, opmerkingen, suggesties?

Nederland heeft twee deelnemers in de werkgroep die zich specifiek richten het op het onderdeel archiveren by design. Mocht je vragen, opmerkingen of suggesties hebben dan zijn die van harte welkom. Plaats een reactie op deze blog of neem rechtstreeks contact met ons op:

• Antal Posthumus
• Rens Ouwerkerk