1. Wat is archiving by design?

Wat is archiving by design?
De definitie van 'archiving by design' is als volgt:
'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.'

Met 'duurzaam toegankelijk' wordt bedoeld:

• Vindbaar;

• Beschikbaar;

• Leesbaar;

• Interpreteerbaar;

• Betrouwbaar;

• Bestand tegen veranderingen, voor zolang als nodig.

Voorbeelden van design-vraagstukken zijn:

• Welke metagegevens zijn minimaal nodig?

• Hoe richten we vernietiging in?

• Regelen we documentopslag door middel van koppeling met een DMS, doen we dat in de applicatie zelf of kiezen we een andere oplossing?

• Welke mate van automatisering kiezen we?

Het uitgangspunt bij deze methodiek is dat er een bredere verandercontext is, waarvan het inrichten van duurzame toegankelijkheid van informatie slechts één onderdeel uitmaakt. Andere onderdelen kunnen bijvoorbeeld zijn: werkafspraken, governance, architectuur, privacy, informatiebeveiliging, ethiek en/of contract- en licentiebeheer.

Wat is archiving by design niet?
Archiving by design is niet het ontwerpen van het archiefproces als op zichzelf staand proces of het inrichten van een informatiesysteem dat bedoeld is voor archiveren.
Het is ook niet het opleggen van een blauwdruk of het nalopen van een checklist.

Het is ook niet hetzelfde als 'archiveren in de bron', hoewel dat wel een ontwerpkeuze kan zijn die binnen het concept van 'archiving by design' gemaakt kan worden.