6. Referentiemodel ontwerpproces

Het scrumteam 'archiving by design' werkt aan een referentiemodel voor het ontwerpproces aan de hand van de volgende user story:
'Als adviseur informatiebeheer wil ik een referentiemodel voor het ontwerpproces van een informatiesysteem zodat ik kan bepalen op welk moment en op welke manier ik binnen dat proces mijn bijdrage kan leveren als adviseur informatiebeheer.'

Het eindproduct zal zowel het generieke ontwerpproces beschrijven als de aspecten op het vlak van informatiebeheer binnen dat proces.

De sprint van 30 april 2020 heeft een tweede iteratie opgeleverd, die is hier alvast beschikbaar voor review:

In deze versie zijn de algemene activiteiten, inclusief bijbehorende rollen, voor een aantal fases uitgewerkt en gekoppeld aan specifieke activiteiten op het vlak van informatiebeheer. Hierdoor wordt zichtbaar welke positie 'archiving by design' in het grote geheel heeft.
Op de backlog staat nog het uitwerken van de overige fases, het toevoegen van een definitielijst voor de genoemde rollen en het beschrijven van 'bondgenootschappen' door per archving-by-design-activiteit te benoemen welke andere rol(len) belang heeft(hebben) bij die activiteit.

Waarom is het gemaakt en wat is het?
Het is geen vanzelfsprekendheid dat bij het (her)ontwerpen van informatiesystemen vooraf bepaald wordt welke kaders, eisen en normen betreffende informatiebeheer toegepast kunnen worden. In het referentiemodel zijn processtappen geïnventariseerd en uitgewerkt wanneer een expert op het gebied van informatiebeheer betrokken moet zijn en welke bijdrage geleverd moet worden. Door tijdig in de verschillende processtappen te acteren kan “archiving by design” plaats vinden.

Het gaat om IT-trajecten waar informatiesystemen worden geïntroduceerd, vervangen of verbeterd ter ondersteuning van een bedrijfsproces. Het referentiemodel is te gebruiken voor oplossingen die gegund worden, zij het koop of maak.

Het is niet bedoeld als een blauwdruk, maar als een hulpmiddel. Per organisatie zullen verschillende modellen in gebruik zijn.

Voor wie is het?
Dit referentiemodel is bedoeld voor de expert(s) op het gebied van informatiebeheer die archiving by design toepast.

Waar is het van op toepassing?
Met het referentiemodel maken we inzichtelijk waar en wanneer in het proces iets van de expert verwacht wordt. Het geeft een overzicht van de activiteiten en producten per processtap als onderdeel van archiving by design.

Hoe pas ik het toe en hoe is het tot stand gekomen?
Het referentiemodel benoemt stappen die vaak zullen voorkomen bij een proces voor het ontwikkelen van een informatiesysteem. Bij elke processtap worden een aantal activiteiten vermeld die een informatiebeheerder (met een adviserende rol of functie) helpen bij het bepalen van input die hij of zij kan leveren in het traject. Het referentiemodel helpt ook om duidelijk te maken bij het project welke bijdragen verwacht kan worden van Informatiebeheer om te kunnen voldoen aan kaders, wet-
en regelgeving op het gebied van archivering.

Het referentiemodel is tot stand gekomen bij een bijeenkomst van het KIA-scrumteam Archivering by Design met vertegenwoordigers van verschillende overheden.