2. Beschrijving van rol, kennis en competenties voor het toepassen van archiving by design

Het scrumteam is aan de slag gegaan met de volgende user story:
Als adviseur of lijnmanager wil ik weten wat de rol van een adviseur is bij het toepassen van archiveren by design en welke kennis en competenties deze rol vereist zodat ik [als adviseur] weet welke kennis en competenties ik moet ontwikkelen, of zodat ik [als lijnmanager] weet wat voor soort medewerkers ik moet werven of ontwikkelen.

Er zijn als uitwerking twee producten opgeleverd:
1) Beschrijving van de rol: Wat houdt de rol in van de adviseur archiving by design?
2) Overzicht van benodigde kennis en competenties voor archiving by design

1. Beschrijving van de rol: Wat houdt de rol in van de adviseur archiving by design?
In deze rol adviseer je over inrichtingskeuzes om duurzame toegankelijkheid van informatie te regelen. Het gaat om inrichtingskeuzes voor processen, systemen en governance. Tevens heb je een rol bij de implementatie van maatregelen die eventueel voortvloeien als gevolg van de gemaakte inrichtingskeuzes.

De inrichtingskeuzes en de geïmplementeerde maatregelen vormen samen de “passende maatregelen” (dat wil zeggen: maatregelen die op maat geschikt zijn gemaakt naar de specifieke omstandigheden).
Daaruit volgt:

• Onderzoeken en analyseren van de waarde van de informatie op elementen als:

• Bewaartermijnen

• Hoe informatiestroom in proces verloopt

• Welke gebruikers(groepen) en hergebruikers(groepen)

• Openbaarheid

• Risico’s

• Op basis daarvan initiatief nemen door voorstellen te doen voor inrichtingskeuzes op onderwerpen als:

• Metadata

  • Beheerprocessen (zoals operationalisering vernietiging)

  • Integriteit en authenticiteit

  • Ordeningsprincipe

  • Autorisatiematrix

  • Eventuele koppelingen (bijv. met publicatieplatform, documentopslagvoorziening, opendataplatform, zoekportaal etc.)

• Afstemmen over deze voorstellen met relevante collega’s zoals privacy officer, security officer, architect, proceseigenaar, DIV’er/informatiebeheerder, functioneel beheerder etc - bijvoorbeeld in het Strategisch Informatie Overleg (SIO) of door het organiseren van bijeenkomsten/workshops/bila’s of participeren in projectbijeenkomsten waar het onderwerp duurzame toegankelijkheid kan worden ingebracht;

• Zorgen dat, indien van toepassing, de voorstellen bij de beslisser(s) terechtkomen en afdwingen dat er een beslissing wordt genomen;

• Bijdrage leveren aan projectproducten van anderen (zoals projectplan, business case, architectuurdocument, programma van eisen);

• Bij complicaties en onmogelijkheden alternatieve scenario’s en/of risicomitigerende maatregelen voorstellen (pragmatisch en realistisch);

• Goede balans vinden tussen enerzijds bewaken vakinhoudelijk belang en anderzijds in staat zijn om concessies te doen op basis van pragmatisme en realisme (maatregelen in balans tot organisatorische, brede belang). Dat wil zeggen: enerzijds accepteren dat een 6 ook voldoende is (en soms het best haalbare), maar anderzijds oppassen dat het geen 4 of 5 wordt;

• Bewaken dat ontwerpkeuzes ook daadwerkelijk worden geïmplementeerd, getest en getoetst en waar nodig worden aangepast op basis van bevindingen.

Bovenstaande gaat ervan uit dat ‘archiving by design’ in de organisatie een gangbare werkvorm is. Soms is dat nog niet het geval, dan is er eerst nog werk aan de winkel om in positie te komen:

• Het herkennen van activiteiten in de organisatie waarvan het zinvol is om op te anticiperen;

• Het kennen van de belanghebbenden (zoals opdrachtgevers, projectleiders, informatiemanagers) waarmee je in gesprek gaat om op tijd aangehaakt te worden;

• Het gesprek aangaan en overtuigen van opdrachtgevers, projectleiders en informatiemanagers van de toegevoegde waarde van archiving by design.

2. Overzicht van benodigde kennis en competenties voor archiving by design
In de plaat zijn verschillende competenties en kennisgebieden opgenomen die van belang zijn bij het uitvoeren van de activiteiten die hierboven zijn benoemd.

Er is bewust niet uitgewerkt in welke mate deze aspecten van belang zijn (beginner, gevorderde, expert) omdat dit per organisatie of zelfs per project kan verschillen. Ook is er een verschil tussen grote organisaties waar kennis en kunde wellicht over meerdere personen verdeeld kunnen worden en kleine organisaties waar dat niet kan.

Hoe moet je de plaat lezen? In het midden staat de 'vakkennis informatiebeheer' centraal. De adviseur archiving by design is inhoudelijk deskundig op het vlak van informatiebeheer, maar heeft daarnaast kennis nodig van gerelateerde onderwerpen. Die staan in de buitenste ring. In sommige gevallen zal conceptuele kennis voldoende zijn, soms wordt meer gevraagd. Daarnaast zijn competenties benoemd die nodig zijn om effectief de activiteiten te kunnen uitvoeren die horen bij de rol.

Aan de hand van de plaat kan een inschatting worden gemaakt of de belangrijkste kennis en kunde aanwezig is en waar wellicht nog ruimte voor ontwikkeling zit. Dit kan zowel op individueel niveau worden bezien voor een adviseur die zichzelf wil ontwikkelen als op organisatieniveau voor een manager die een team of afdeling wil versterken.

Download de afbeelding hier als .pdf-bestand:

kennisencompetentiesabd.pdf

De competenties zijn gebaseerd op de Competentiegids Rijksoverheid en de Competentiegids Gemeente Amsterdam.

Deze plaat is een eerste versie. Als je input wil leveren, of een vraag/opmerking hebt, dan kun je een bericht sturen naar de Product Owner Erik Saaman, de scrummaster Gerard Koster of initiatiefnemer Rens Ouwerkerk.