Jaarplannen en jaarverslagen
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Jaarplannen en jaarverslagen ...
Organisatie en bereikbaarheidsgegevens
- mei 2023
- Communicatie Open Overheid
- ·
- Aangepast 1 jul
- 5
- 19
- 289
Hartelijk dank voor alle reacties op de definitiedocumenten voor de Woo-informatiecategorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens! |
|---|
We hebben de reacties die we via deze KIA groep hebben ontvangen in een overzicht gezet en daarbij steeds aangegeven wat we met elke reactie hebben gedaan. Of, als het om een vraag ging, deze van een antwoord voorzien. Hieronder hebben we het overzicht en een nieuwe versie van de definitiedocumenten geplaatst. Let op: dit is nog niet de definitieve versie! De definitieve versies worden op open-overheid.nl geplaatst. Voor Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens zijn deze hier te vinden: Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Organisatie en werkwijze’ Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Bereikbaarheidsgegevens’ |
Na vaststelling worden deze documenten gebruikt als basis voor de werkdefinitie en wijze van openbaar maken van de Woo-informatiecategorieën Organisatie en werkwijze en Bereikbaarheidsgegevens. Het is de bedoeling dat bestuursorganen deze gaan gebruiken bij het openbaar maken van deze categorieën. Aanpassingen zijn nog steeds mogelijk, wanneer de ervaringen met het openbaar maken van de categorie daar aanleiding toe geven. De komende periode werken we uit hoe we bestuursorganen zullen ondersteunen in deze fase en hoe we hun ervaringen verzamelen en meenemen.
Meer informatie hierover volgt in deze KIA-groep en op open-overheid.nl!
|
De reactietermijn liep tot 30 juni en deze informele consultatie is nu gesloten. We kunnen nieuwe reacties helaas niet meer meenemen. Aan iedereen die gereageerd heeft: veel dank voor de moeite die jullie hierin hebben gestoken! |
|---|
Een overzicht van alle reacties en de daarop volgende acties komt medio juli beschikbaar in deze KIA-groep. Naar verwachting start dit najaar een informele consultatieronde voor nieuwe werkdefinities en hulpmiddelen. |
|---|
Bijgevoegde templates geven een omschrijving van deze categorieën en van de informatie die minimaal openbaar gemaakt moet worden. Dit betreft een conceptvoorstel, waar we graag feedback op ontvangen.
2023 04 21 template Woo IC definities_Organisatiegegevens_concept.pdf2023 05 10 Template_Woo IC definities_Bereikbaarheidsgegevens_concept.pdf
Vragen:
Is dit minimumniveau uitvoerbaar binnen jouw organisatie? Zo niet, wat zijn de knelpunten?
Of is het juist te minimaal? Welke gegevens zouden in dit geval nog meer onder de openbaarmakingsplicht moeten vallen?
Wat moet er eventueel nog verduidelijkt of aangevuld worden in het voorstel?
Goed voorbeelden van organogrammen of organisatiebeschrijvingen zijn welkom!
<< Terug naar de overzichtspagina Informatie categorieën WOO
Over het proces
De informele consultatie liep van 10 mei tot 30 juni 2023. Tijdens deze periode werd er niet gereageerd op inhoudelijke vragen. Aan het einde van deze periode verzamelen we de reacties en besluiten we hoe we deze verwerken. Medio juli plaatsen we een samenvatting van de reacties en een antwoord op de vragen in deze groep.
Verken
Woo-verzoeken en -besluiten (procesplaat en definitietemplate)
Hartelijk dank voor alle reacties op de procesplaat en het definitietemplate voor de informatiecategor...
Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken: werkdefinitie en hulpmiddel
Update - 5 april 2024 Op 27 maart zijn de werkdefinitie van de categorie Bij vertegenwoordigende organ...
Reacties
Dit is uitvoerbaar binnen onze organisatie. Mogelijk ter aanvulling betreffende het organogram: is dit met namen bij de betreffende functies of alleen de functies?
Zeker uitvoerbaar voor (Zevenaar).
Het zou waardevol zijn om een template (bijv. voor Versio) of voorbeeld van een organogram beschikbaar te maken. Daarmee zouden we de communicatie over de structuur van overheidsorganisaties naar burgers toe min of meer kunnen standaardiseren.
Overigens staan organogrammen over het algemeen als afbeelding (bijv. PNG of JPEG) op een pagina (HTML) waar meestal ook meer informatie op staat. Wat dat betreft is het misschien niet noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen organogram en webpagina.
Bij de bereikbaarheidsgegevens mis ik nog de aanwezigheid van organisaties op sociale media. Misschien is het mogelijk om vanaf ROO rechtstreeks te linken naar platformen zoals Twitter en LinkedIn, of om die informatie op een eigen webpagina te plaatsen. Een nummer voor WhatsApp zou hier ook onder kunnen vallen.
In de bereikbaarheidsgegevens worden verschillende namen gebruikt, waar wij uitgaan dat dezelfde persoon/functie bedoeld wordt. Het gaat om de Woo-contactpersoon/functionaris. Om het voor iedereen duidelijk te houden, lijkt me het goed om de term Woo-contactpersoon aan te houden. Dat is de term die in de Wet zelf gebruikt wordt. Dat in de toelichting op de wet deze term ook door elkaar gebruikt wordt, maakt het verwarrend. Sommige organisaties hebben namelijk aparte Woo-contactpersonen, -functionarissen, - coördinatoren en anderen zien het als één en dezelfde persoon.
Goed uitvoerbaar voor de gemeente Nijkerk. Rekening houdend met de opmerking van Miep klein Gebbink. Persoonsnamen zou ik alleen vermelden indien verplicht. Dit vooral om vanuit privacy en onderhoudsperspectief.
De definitie van de de organisatie zoals de organisatie deze zelf hanteert: Dit lijkt me essentieel, organisaties moeten de ruimte hebben om organisatieonderdeel te definiëren passend bij de wijze waarop de organisatie is ingericht.
Het uitwerken van de taken zou echt op hoofdlijnen moeten gebeuren. Op detailniveau is dit niet te doen en dat heeft bovendien ook geen meerwaarde.
Graag aandacht voor de definitie van bereikbaarheidsgegevens. Is dit een algemene mailbox? Moet er een contactpersoon worden aangewezen.
Goed uitvoerbaar. Het lijkt mij ook verstandig om de wettelijke term 'Woo-contactpersoon' aan te houden.
Onze inschatting is dat dit uitvoerbaar is. We hebben nog wel enkele vragen:
1. Is het mogelijk twee links op te nemen in het ROO indien de organogram en taken en bevoegdheden op twee verschillende webpagina’s zijn gepubliceerd (en/of i.p.v. of)?
2. In het document wordt gesproken over de Woo-contactfunctionaris en de Woo-contactpersoon. Uniformiteit in termen is gewenst.
3. In de bijlage van het document zit een duidelijk overzicht. Kan bij het onderdeel/kopje Woo een opsomming worden gegeven van de verplichte contactgegevens? Betreft dit Emailadres Woo-contactfunctionaris en bereikbaarheid Woo-contactfunctionaris niet digitaal (telefoon)?
4. In de bijlage wordt de naam van de Woo-functionaris als verplicht gegeven wat toegevoegd moet worden getypeerd. Dit zien we echter niet terug in het voorstel in paragraaf 2.3 van het document.
5. In de bijlage van het document wordt onder het kopje Woo aangegeven dat URL’s Woo-informatie categorieën lokaal + categorie + optionele toelichting (optioneel) kunnen worden toegevoegd. Een toelichting van wat hiermee bedoeld wordt vinden we niet terug in hoofdstuk 2.
Definitie Woo-informatiecategorie “Organisatiegegevens” Artikel 3.3 lid 1 sub d
Uitgangspunten:
toegevoegd grondslag ROO. Besluit opnieuw jaarlijks uitgeven van een Staatsalmanak, Het Loo, 16 julij 1859. 2 artikelen. 1 opgave werkzame personen in verschillende takken staatsbestuur werkzaam. 2 min BZK belast met uitvoering.
Organisatiegegevens vanaf eigen website koppelen aan ROO met URL, mits de URL verwijst naar een document, zodat het is te downloaden en geschikt voor hergebruik. Beter verwijs naar PDF U-A, duurzaam digitaal toegankelijk en uiteraard in OCR. Niet alleen HTML bij documenttype 10, HTML is geen document, een plek waar ‘het’ staat.
5. Toegevoegd bij ‘korte omschrijving’, ‘na taken ‘en bevoegdheden’ is van belang voor het nemen van besluiten en staat ook in Woo. (Het gaat om functionarissen met rollen en niet om namen. Belangrijk dat de contactpersoon Woo erin staat).
6. Reikwijdte (art 2.2) toegevoegd, Bestuursorganen of de daaraan gelijkgestelden).
10. Stukken, niet alleen HTML zie bij organisatiegegevens, dan nl geen document. Dus PDF U-A en HTML kan wel.
Definitie Woo-informatiecategorie “Bereikbaarheidsgegevens” Artikel 3.3 lid 1 sub e
toegevoegd grondslag ROO (Register van Overheidsorganisaties). Besluit opnieuw jaarlijks uitgeven van een Staatsalmanak, Het Loo, 16 julij 1859. 2 artikelen. 1 opgave werkzame personen in verschillende takken staatsbestuur werkzaam. 2 min BZK belast met uitvoering.
gebruik contactpersoon en niet functionaris die in de memorie van toelichting wordt genoemd. Art. 4.7 = contactpersoon. Wellicht kan Woo-contactpersoon of contactpersoon Woo ook van toegevoegde waarde zijn.
Wij hebben enkele vragen:
1 Onze gemeente is verantwoordelijk voor het archiveren van de eigen website. Door het opnemen van gegevens in het ROO worden er gegevens op een (voor ons) externe website geplaatst. Wie is eigenaar van die gegevens en wie is er verantwoordelijk voor het archiveren van die website? Hoe verhoudt zich dit tot elkaar?
2 Hoe wordt de eenduidigheid en gebruiksvriendelijkheid geborgd bij het tonen van de gegevens in het ROO? Denk bijvoorbeeld aan de organisatiegegevens; is iedere organisatie vrij om een eigen vorm te hanteren? Hoe duidelijk is dat voor burgers?
3 Wat zijn de (rechts-)gevolgen van eventuele verschillen in informatie in het ROO en op onze website? Moet er bijvoorbeeld een link naar een webformulier worden opgenomen? Dat is nogal bewerkelijk en en risico bestaat dat het niet overeenkomt. Wat is leidend?
Goed uitvoerbaar indien niet alle velden verplicht ingevuld moeten worden. Om een voorbeeld te geven. De Woo-contactpersoon is bereikbaar via de mail. Het postadres is voor ons in dit geval overbodig.
Onze inschatting is dat dit voor gemeente Hengelo (o) goed uitvoerbaar is. We publiceren nu al een organogram. Daarbij kan gespecificeerd worden welke organisatieonderdelen met een loketfunctie er zijn. Zo zien we geen meerwaarde in het vermelden van bijv. de afdelingen HR, communicatie en ICT. Maar wel hoe het KCC bereikt kan worden, en welke bijzondere loketfuncties er zijn (bijv. het zorgloket). Daarbij ook de beschrijving hoe een Woo verzoek ingediend kan worden en hoe de Woo contactpersoon bereikbaar is.
Organisatiegegevens: dit is zeker haalbaar voor de gemeente Roosendaal. Voor ons blijft de vraag of het om een overzicht gaat met of zonder namen nog wel van belang dus daar zouden we graag een antwoord op zien. Ook kunnen wij ons vinden in de onderstaande opmerking dat het fijn zou zijn om een voorbeeld/template te hebben, bij voorkeur meerdere zelfs voor verschillende organisatietypen om zo enigszins de informatie richting inwoners te standaardiseren.
Bereikbaarheidsgegevens: er wordt gesproken over bereikbaarheid van het bestuursorgaan. Wordt hier dan ook bedoeld dat per bestuursorgaan bereikbaarheidsgegevens gespecificeerd moeten zijn? Dus ook voor de burgemeester en gemeenteraad?
Hallo collega's in het land, ik heb een vraag: moet straks het calamiteitenplan actief worden geopenbaard, en zijn er bezwaren tegen om dat nu al via de eigen website te doen? Ik stel deze vraag vanuit het perspectief van een waterschap.
Volgens artikel 3.3, eerste lid, onderdeel d van de Woo zijn wij straks wettelijk verplicht om inzicht te geven in onze organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen.
In de Memorie van Toelichting van de Waterwet, waarin staat dat wij verplicht zijn een calamiteitenplan op te stellen, kan het volgende worden gevonden: "Het calamiteitenplan is te karakteriseren als een organisatieoverzicht en een waarschuwings- en afsprakenschema met betrekking tot het optreden in situaties van gevaar. Het is een hulpmiddel voor de beheerder en diegenen die met de calamiteitenbestrijding en de coördinatie daarbij zijn belast."
Hieruit kan de conclusie worden getrokken dat volgens artikel 3.3, eerste lid, onderdeel d van de Woo het calamiteitenplan straks actief openbaar moet worden gemaakt, omdat we inzicht moeten geven in onze organisatie en werkwijze (ook bij calamiteiten).
Hier bij HHSK zijn we benieuwd hoe anderen staan tegenover het publiceren van het calamiteitenplan. Los van de Woo, denk ik, hebben andere waterschappen dit inmiddels gedaan. Een voorbeeld is Rijnland. Zij hebben het calamiteitenplan integraal openbaar gemaakt: Calamiteiten voorkomen en bestrijden - Hoogheemraadschap van Rijnland
Of Brabantse Delta. Zij geven inzicht in hun calamiteitenorganisatie: Calamiteitenorganisatie | Waterschap Brabantse Delta. En hebben hun calamiteitenplan openbaar gemaakt: Calamiteitenzorg | Waterschap Brabantse Delta.
Graag horen we vanuit het land hoe jullie in deze ‘wedstrijd’ staan. Alvast dank voor jullie tijd! Ons idee is om alvast het calamiteitenplan van HHSK openbaar te maken via de eigen website.
Reactie namens RDW.
Eerst een aantal punten die gelden voor alle voorgelegde categorieën:
Algemene opmerkingen
Niet alle documenten hebben dezelfde opstelling, dat is niet eenduidig. Het zou fijn zijn als voor elke categorie een zelfde template wordt gevuld m.b.t. definiëring categorie.
In zijn algemeenheid wordt in de definitiedocumenten/keuzehulp zaken genoemd die verder gaan dan wat in de wettekst wordt benoemd. Wanneer de definitiedocumenten onder de ministeriële regeling vallen moet een bestuursorgaan zich hieraan houden.
Bereikbaarheidsgegevens
Eigen website voldoet niet volgens de tekst, maar op de eigen website staat wel specifiekere informatie. Waar is de burger bij gebaat, om op de website van de organisatie uit te komen of bij het ROO, zodat de burger het juiste ingangskanaal kiest?
Gaat de burger straks met een afdeling contact opnemen bij een vraag, of via het juiste ingangskanaal (bijvoorbeeld een webformulier)?
Wanneer wordt het ROO aangepast, zodat je kan voldoen aan onderdeel 8 (definitie voor niet jurist), om informatie op te voeren per onderdeel?
Onder 8 is de tekst redelijk vrijblijvend, terwijl als de relatie in 9 wordt gelegd met organisatiegegevens de tekst een veel verplichtender karakter heeft.
Organisatiegegevens
Er bestaat een duidelijk verband tussen organisatiegegevens en bereikbaarheidsgegevens. In onze locaties is niet één-op-één een organisatieonderdeel gevestigd. Hierdoor hebben de organisatieonderdelen geen specifieke contact-/bereikbaarheidsgegevens.
10 Annotatie hoe breed of smal moet die annotatie zijn?
We beschikken op onze website over een organogram, dat feitelijk deel uitmaakt van het vastgestelde Organisatiebesluit en Organisatieplan. Organisatiebesluit en Organisatieplan zijn al formeel gepubliceerd via Drop. Kunnen we hier gewoon verwijzen naar de url's waar deze documenten al staan. Mijn stelling is eigenlijk dat onze organisatiegevens door middel van die documenten al openbaar gemaakt zijn.
Bij de definities-bereikbaarheid wordt gezegd Openbaarmaking op de eigen website is niet voldoende om aan de verplichting uit de Woo te voldoen. Voorgesteld wordt om ook in ROO de info te zetten. Dit gaat voorbij aan de principe 1x de gegevens vastleggen en meermalen gebruiken.
Voorstel met URL naar de eigen website ook te accepteren. Bijvoorbeeld als minimale eis.
Scheelt namelijke aan administratieve lasten.
@theamolenaar
Eens met deze opmerking. Voor mij staat het uitgangspunt voor de bereikbaarheids gegevens dan ook haaks op het uitgangspunt voor de organisatiegegevens; daar is wel voldoende dat er een url op het ROO wordt gezet. lijkt mij zinvol de uitgangspunten voor deze twee onderdelen gelijk te houden en te volstaan met url als minimale eis.
Bij organisatiegegevens wordt er gesproken over uitwerking tot tenminste directieniveau. Wat is hier de definitie van directie? Bij bereikbaarheidsgegevens wordt een algemeen emailadres verplicht gesteld, wat als een bestuursorgaan dit wil vervangen door een contactformulier op de website? De ervaring leert dat vragen via algemene mail vaak slecht te beantwoorden zijn.