Visie op document- en bestandsmanagement Nijmegen

Deze visie moet in relatie tot andere Nijmeegse beleidsdocumenten bekeken worden, zoals het digitaal informatiebeleid, het privacy- en het informatiebeveiligingsbeleid. Het is geen "archiveringsbeleid", maar een visie op hoe we om willen gaan met documenten en bestanden in het digitale tijdperk. Want "het document" is niet meer hetzelfde als 50 jaar geleden, het heeft in het digitale tijdperk een andere waarde gekregen. Het document is vooral nog een communicatie en verantwoordingsmiddel en veel minder een informatiebron. Het moet meer dan ooit in de context gezien worden van de gegevens en de geautomatiseerde procesgang waar het document uit voortvloeit.

Op hoofdlijnen hanteren we in deze visie de volgende uitgangspunten:

1. Het beheer van documenten en bestanden is ieders verantwoordelijkheid

2. We verdelen rollen en taken in de PDCA-cyclus (Deming kwaliteitscirkel)

3. We verbeteren de kwaliteit van onze sturingsinstrumenten continu

4. We verbeteren de kwaliteit van onze document- en bestandshuishouding continu

5. We beheren onze documenten en bestanden in een bestandsomgeving

6. We kiezen een bestandsomgeving op basis van archiveren by design-eisen

7. We ondertekenen documenten en bestanden niet (tenzij..)

8. We labelen onze documenten en bestanden op een standaard manier

9. We stellen onze documenten en bestanden centraal beschikbaar

10. We beschermen documenten en bestanden tegen ongeoorloofde toegang

11. We bewaren en vernietigen op basis van landelijke standaarden

12. We vernietigen documenten en bestanden op verantwoorde wijze

13. We dragen documenten en bestanden over na 10 jaar (indien nodig)

Deze uitgangspunten worden in de visie verder uitgewerkt met uitleg, specifieke punten en een voorbeeld. Maar het blijft een visie op hoofdlijnen.