TMLO-inrichting van een bouwvergunningenarchief

Reacties

• • Joost Salverda (Adviseur Informatiebeheer)
  • 1544083380

  Beste Cynthia,
  
  Ik kan voor wat betreft bouwdossiers geen praktische ervaring delen, maar zie wel mogelijkheden voor een oplossing.
  
  Ik denk niet dat je dossiers uit elkaar hoeft te gaan trekken. TMLO staat meer lagen toe dan archief, dossier en archiefstuk. Is het niveau serie hier bruikbaar voor het bouwblok? Of is er onderscheid in een dossier en subdossiers (subsubdossiers, subsubsubdossiers enz.) te maken? Zie hierover ook:
  - de voorwaarden export die het Nationaal Archief hanteert (weliswaar voor hun e-Depotoplossing, maar voor andere oplossingen is deze kennis zeker herbruikbaar), met daarin uitleg over de niveaus en het onderscheid daartussen
  - het concept informatiemodel TMLO (geïntegreerd in concept TMLO 1.2) .
  
  Zijn alle adressen noodzakelijkerwijs ook metadata (moeten ze voor de gebruiker beschikbaar zijn om te kunnen aggregeren, zoeken)? En heb je diezelfde rijkheid aan metadata na overbrenging ook nodig om je klanten de weg te wijzen naar hun stukken? Kun je in het geval van een gebied eventueel voor de afbakening qua metadata gebruik maken van een ander gegeven (bv geo-coördinaten) in element 9.2?
  
  Laat het weten als je een keer wil sparren.
  Succes met het vinden van een passende oplossing!
  
  Groeten,
  Joost Salverda
  

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1544102820

  In West-Brabant wordt een soortgelijk vervangingstraject gestart voor de digitalisering van bouwdossiers. Deze zullen ook in het e-depot van het West-Brabants Archief opgenomen worden. Ook hierin komen bouwblokken voor. Wij adviseren hierin zo min mogelijk lagen (aggregatieniveau's) te gebruiken, series laten we dan ook niet toe. Bij voorkeur voor iedere verbouwing één dossier. Dus één adres kan meerdere dossiers bevatten. Mocht een wijk of appartementencomplex als één dossier zijn opgebouwd dan is dit sowieso niet handig voor een goede toegang (in de papieren situatie). Wij adviseren dan om dit grote dossier per adres als individuele dossiers te metadateren. Als je dan zoekt op één adres dan worden naast de dossiers per verbouwing (dakkapel, gevelaanpassing e.d.) ook één dossier van oprichting getoond. Deze oprichting zal dus 'geknipt' moeten worden in alle losse adressen.
  
  Kortom één archief (gemeente X), daaronder per verbouwing van alle adressen één dossier (bv Markt 20 - dakkapel), daaronder per verbouwing een document (bv vergunning) en daaronder per document één of meer bestanden (email, tekening e.d.).
  
  Vanuit de dossiers oprichting, die dan i.p.v. één keer van een bouwblok voorkomt, gesplitst wordt naar bv 300 adressen, moet dan een relatie vanuit ieder dossier naar dat ene document (oprichting bouwblok) gelegd worden. Je kunt er ook voor kiezen dit ene document 300 x te dupliceren en geen gebruik te maken van relaties onderling.

  
• • Verwijderde gebruiker
  • 1544515380

  Hoi Cynthia,

  BHIC.jpg

  Bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) hebben we ervaring met dit soort dossiers. Van Uden, Veghel en Oss zitten de bouwvergunningen in het e-depot. We zijn nog bezig met andere gemeenten. Elk archief is weer heel anders en ook binnen één serie bouwvergunningen zie je wijzigingen. Persoonlijk zou ik zo dicht mogelijk bij de bestaande dossierindeling blijven.
  
  Binnen het e-depot en ook bij de ontsluiting voorzie ik geen problemen. Je kan de zoekmachine instellen op welk aggregatieniveau die moet zoeken (zie voorbeeld).
  
  Mocht je meer willen weten, dan kan je een berichtje sturen.

  

  
• • Tom Derks
  • 1544708640

  Beste Cynthia, bij het Nationaal Archief hebben we wel ervaring met het maken van een metdatamapping voor een syteem met heel veel lagen. Dit was wel is waar geen archief met bouwdossiers maar het principe kan je mischien wel helpen.
  Ons e-depot kent de volgende niveaus: Archief, Serie, Dossier, Record en Bestand. Bij de metadatamapping wordt op elk niveau metadata meegeven volgens het TMLO/Topix model.
  Op het Bestandsniveau wordt eigenlijk allen de technische metadata van de bestanden weergegeven.
  Hierbij is het belangrijk dat er zowel Series in series kunnen voor komen als Records in Records
  Een van de eerste dingen die ik samen met een archiefvormer doe is het vaststellen van het Dossier niveau. Wat wij in het e-Depot als dossier krijgen is in bijna alle gevallen hetzelfde als wat de opdrachtgever een dossier noemt. Alle niveaus boven het Dossier worden dan een Serie en alle niveaus tussen Dossier en Bestand worden een Record. Er is altijd minimaal één Record namelijk het niveau van een archiefstuk (document).
  
  Schematisch kan het zo uit zien:

  • Archief (metadata beschrijft archief en is vaak afhankelijk van afspraken en niet van bronsysteem)

  • Serie A

    • Serie A1

    • Dossier A (beschrijft het dossier, metadata is afkomstig uit bronsysteem)

    • Dossier B

    • Record A

    • Record C (beschrijft het document met al zijn versies, metadata is afkomstig uit bronsysteem )

    • Bestand-versie1 (beschrijft bestand, gegevens afkomstig uit bronsysteem)

    • Bestand-versie2

    • Record 3

    • Serie A2

  • Serie B

  Hierbij hebben de series A en B dezelfde set aan eigenschappen. De series A1 en A2 hebben ook dezelfde set eigenschappen maar die hoeven niet overeen te komen met de series A en B.
  
  Helaas staat deze website me niet toe om meer lagen aan te brengen annders had je ook nog Records in Records kunnen zien.
  
  Overigens hebben we hier metadatamappings met minimaal twaalf lagen waarbij sommige lagen (met steeds dezelfde eigenschappen) ook nog in elkaar genest kunnen zijn en waar ook nog workflow informatie op een eigen laag voorkomt.
  Aangezien het stadsarchief in Den Haag en het Nationaal Archief niet ver bij elkaar vandaan zitten is het misschien een idee dat ik je eens een paar van onze metadatamappings laat zien.