Gebruik van OneNote binnen overheidsdiensten

Reacties

• • Gerard Koster
  • 1560321060

  Hallo Lien. Bij deze een gedachtenstroompje; Ik ben slechts beperkt bekend met OneNote. Bij de organisatieonderdelen waarvan ik weet dat zij het gebruiken, wordt het met name gebruikt voor het bijhouden van agenda's en actielijsten voor structurele overleggen die voor de rest opgeslagen worden op de netwerkschijf in een geordende mappenstructuur. Ik snap enigzins de huiver voor het omgaan met een nieuw format zoals OneNote, met de extensieve functionaliteiten op het gebied van versiebeheer en het feit dat het een soort database op zich kan worden, á la Excel, dat steeds verder groeit in de tijd, maar de vraag die gesteld kan worden of dat terecht is? Enerzijds is het onmogelijk om gebruik van nieuwe formats tegen te gaan, zeker als zij gebruikersgemak vergroten, anderzijds: Containerbestanden zijn niets meer dan een verzameling records. Het feit dat de informatie gepresenteerd wordt vanuit 1 viewer staat daar los van. Er valt te sturen op gebruik van containerbestanden door het maken van procesfaspraken, bij het gebruik van het format voor het bijhouden van hulpadministraties kunnen tijdsafbakeningen afgesproken worden; b.v. maximaal een periode per container administreren. Als het gebruikt wordt om een proces te ondersteunen kunnen afspraken gemaakt worden om per zaak of equivelent gegevens te administreren. Vanuit het oogpunt van vernietigen; naar gelang het proces dat gedient wordt kan ofwel een langste bewaartermijn aangehouden worden, óf; behandel de container als een applicatie en vernietig, naar gelang het proces dat gediend wordt, individuele records binnen de container. Probeer creatief om te gaan met nieuwe formats. Het is mij overigens niet helemaal duidelijk welk probleem er gesignaleerd wordt vanuit jullie archiefdienst. Wordt er ook permanent te bewaren informatie geadministreerd in OneNote? Of zien jullie vooral dat er te vernietigen informatie die meerdere processen ondersteunt in OneNote wordt geadministreerd? Of iets anders?

  
• • Rens Ouwerkerk (Chief Record Officer bij de gemeente Utrecht)
  • 1560326580

  Interessante vraag, Lien!
  
  Om mij heen zie ik ook collega's met OneNote werken, maar dan vooral om aantekeningen te maken. In die zin is het de digitale equivalent van een notitieblok. De informatiewaarde daarvan is dusdanig laag dat je de vraag kunt stellen of het zinvol is om daar energie in te steken.
  
  Kennelijk voorziet deze applicatie in een functionele behoefte. Als je als archiefinstelling het gebruik van OneNote wil afraden, dan moet je gebruikers wel een reëel alternatief bieden. Doe je dat niet, dan is de boodschap waarschijnlijk aan dovemansoren gericht.
  
  Dus voordat je een advies kunt opstellen, moet je denk ik eerst de volgende vragen beantwoorden: Waar wordt OneNote precies voor gebruikt? Zijn daar alternatieve, beter beheerbare oplossingen voor beschikbaar? Met welke procesafspraken kun je de risico's beperken?

  
• • Lien Ceûppens
  • 1560408420

  Hartelijk dank voor jullie reacties! Binnen onze administraties wordt OneNote vaak gebruikt voor het notuleren tijdens vergaderingen en actiepunten te noteren. Dat is op zich geen probleem als de notulen nadien geëxporteerd worden naar de netwerkschijf. Want het is op de netwerkschijf waar we de digitale dossiervorming organiseren. Het wordt problematisch wanneer diensten OneNote als parallelle netwerkschijf gaan gebruiken. Het zorgt ervoor dat digitale dossiervorming niet optimaal verloopt. Delen van een dossier zitten in OneNote, delen op de netwerkschijf, delen in de mailbox, delen op papier, delen in andere software... Het zorgt bovendien voor een complexere rechtenstructuur. De rechten worden bepaald op de netwerkschijf. Daar komt nog de rechten bij die in OneNote worden ingesteld (met wie wordt gedeeld, met wie niet).
  
  Ik ben helemaal akkoord met wat je schrijft over het gebruik van nieuwe applicaties. Uiteindelijk vinden diensten dit heel gemakkelijk. Dat is het ook. Maar er bestaan dus geen procesafspraken rond. Wat met bijlagen? Wat met timing archivering? Wat met rechten? Hoe groot laten we de container worden? Hoe oud laten we de container worden? Wie doet wat wanneer...
  
  Mijn aanvoelen is vooral: diensten hebben een nieuwe manier gevonden om informatie te produceren aan 100 km/u en dat zonder afspraken = nieuwe storthoop. Net nu de projecten voor het structureren van de netwerkschijven op wieltjes lopen. Het vergroot het risico op non-archivering en verwaarlozing van informatie die permanent bewaard moet worden.

  
• • joe jansen (adviseur/admin/legacy beheerder archief/ database)
  • 1560425040

  bij ons gebruiken we OneNote toch wel iets intensiever.
  deze is namelijk onderdeel van een werkproces.
  hierin worden formulieren en gegevens aangepast (real time).
  de reden dat OneNote gekozen is als oplossing is omdat er meerdere mensen binnen bestanden kunnen werken waarin de vorm volledig kan worden aangepast en is het herleidbaar wie wat gedaan heeft.
  daarna worden deze gegevens geconverteerd naar normale pdf`s.
  zoals je dus al leest is OneNote bijna een werkorder systeem in plaats van een aantekeningen applicatie.
  er was sprake van om te vervangen met CRM maar is op het moment nog geen sprake van vervanging.
  de negatieve gevolgen operationeel zijn de synchronisaties omdat deze zwaar belast worden.
  voor een juiste manier van archivering is er dus hierin altijd conversie nodig.
  dit of dubbel opslaan is mogelijk maar dat is geen reele optie voor de produktie.
  de angst dat er dus parallel aan de OneNote app en bv netwerkschijven dezelfde informatie wordt opgeslagen is hierin dus gegrond.
  ook het converteren naar reguliere pdf`s is onhandig te noemen.
  ook zijn er geen adviezen opgesteld omdat dit een hybride situatie is die een overgang naar een nieuwe sitautie mogelijk maakt, ondertussen draait het process al ruim 3 jaar in deze hoedanigheid.
  
  P.S. het documenteren van projecten en hun consequenties is in overheidsland op z`n minst niet zo goed (tenzij collega`s andere bevindingen hebben).