Informatie delen op SharePoint, maar hoe dan?
Binnen de gemeente willen we graag open informatie delen, maar ok voldoen aan richtlijnen van privacy ...
Richtlijnen migratie
- jan 2021
- Verwijderde gebruiker
- ·
- Aangepast 27 jun
- 7
- 47
Naar aanleiding van de vervanging van een informatiesysteem ben ik betrokken bij een migratietraject van archiefbescheiden naar een nieuwe applicatie (zaaksysteem). De (archief) wettelijke kaders m.b.t. migratie zijn over het algemeen bekend, we zijn de concrete invulling daarvan aan het uitzoeken / uitwerken. Om die reden de vraag of hier ervaring is met de uitvoering van migratietrajecten en of er door andere organisaties:
- Richtlijnen / kaders / eisen, procedures en concrete handvatten zijn opgesteld voor de uitvoering van een migratietraject
- Welke aspecten / onderdelen een verklaring van migratie dient te bevatten en of hier voorbeelden / modellen voor zijn.
Alvast dank voor de input!
Verken
Procesgegevens van het actief openbaar maken van informatie in relatie tot de archiefwet
Samenvatting: Steeds meer overheden gaan actief aan de slag met het actief openbaar maken van informatie op grond van de Woo. Moeten de (proces)gegevens en metadata van de handelingen om documenten/informatie actief openbaar gemaakt worden ook worden aangemerkt als archiefwaardige informatie
Eisen DIV/Informatiebeheer bij aanschaffen Anonimiseer software
Hoi allen, Gemeente Tilburg is bezig om anonimiseer software aan te schaffen. Ik ben op zoek naar eis...
Reacties
Ik ken deze leidraad van het Westfries Archief uit 2015.
Het Noord-Hollands Archief heeft het Stappenplan bij migratie en conversie van archiefbescheiden uit 2019
En ik weet dat het Zeeuws Archief ook een uitgebreide stappenlijst heeft, maar die kan ik niet online vinden
Van de gemeente Rotterdam weet ik dat ze in 2019 een Richtlijnen handmatige opschoning, migratie en vernietiging van informatie op de netwerkschijven hadden.
Beste Tim,
Mijn collega Dick de Heer is bij meerdere migratietrajecten betrokken geweest. Je zou hem eens kunnen contacten d.de.heer@zeeuwsarchief.nl
Groet,
Manon
Als kader is NEN-ISO 13008:2012 Digital records conversion and migration process beschikbaar. Via NEN, maar ook via lees-rijk.nl beschikbaar
In de gemeente Amsterdam hebben we in het verleden de handreiking "Voorkom Informatieverlies" opgesteld, te vinden via deze link. In de appendix is een stappenplan opgenomen voor het uitvoeren van migraties.
Dag Tim,
Bij het Zeeuws Archief hebben we bij het archieftoezicht op migraties gewerkt aan de hand van de leidraad van het Westfries Archief (zie reactie Chido). Deze is gericht op het opstellen van de verklaring en bevat jargon dat - als een overheid de leidraad bij diens leverancier uitzet voor commentaar - misverstanden kan oproepen.
Voor het te hanteren detailniveau van de handreiking of richtlijn is ook je eigen rol van belang: Ben je archiefinspecteur waarbij je een overheid adviseert en erop toeziet dat de hoofdlijn van het migratieproces adequaat wordt gedocumenteerd of werk je bij die overheid en draag je zelf ambtelijke verantwoordelijkheid voor (een deel van) de migratie.
Op basis van onze ervaringen wordt intern gewerkt aan een procedure die we kunnen delen met de overheden waarvoor wij werken of waar wij toezichthouder zijn. De huidige situatie - IT-changemanagement en archieftoezicht zijn gescheiden werelden - is ongewenst omdat onbekend is welke informatierisico's erbij optreden, en als die bekend zijn of deze dan - vanuit archiefoogpunt - adequaat worden beheerst. Tegelijk is duidelijk dat veel wijzigingen in databeheer geen toezicht behoeven.
Zelf heb ik op dit punt wel behoefte aan input 😉.
Al met al geen pasklaar antwoord. FF contacten kan altijd.
Dick de Heer, 06 511 666 47
Beste Tim,
Op de site van het Noordhollands Archief in Haarlem kan je bij de Handleidingen een stappenplan vinden voor conversie en migratie (met aantal handige modelformulieren).
Succes.
Beste allen,
Dank voor jullie reacties en het delen van de handleidingen, dit is waardevolle input die ik in het traject ga meenemen!