Geen benoemde archivaris. dan evenmin toezicht op beheer nav VNG modelverordening

  • aug 2018
  • Dick de Heer
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 2
  • 38
Dick de Heer
Informatierecht
  • Violet
  • Verwijderde gebruiker
  • Guido Dorssers

In de archiefwet, artikel 32, lid 1, staat dat de secretaris voor de archivaris het beheer kan waarnemen. In de model-archiefverordening laat de VNG die waarneming ook gelden voor lid 2, Toezicht op het beheer, hoewel dat niét in de tekst van lid 2 staat. De VNG geeft dat zelf ook in de model-archiefverordening erbij aan (“In afwijking van artikel 32, tweede lid, is, (…) de gemeentesecretaris belast met het toezicht op…”).

Deze VNG-redenering overtuigt mij niet, omdat in de archiefwet het begrip Toezicht verbonden is met frasen als “overeenkomstig het bij of krachtens deze wet bepaalde” (art. 4 lid 3) en “naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde” (archiefwet, art. 25a, lid 1; art. 29, lid 2; art. 32, lid 2; art. 37, lid 2).
Verder hebben de wetsartikelen m.b.t. de provincie (art. 29) en m.b.t. het waterschap (art. 37) dezelfde structuur als die voor de gemeente en de strekking daarvan lijkt mij duidelijk: Het beheer kan nog door de secretaris worden waargenomen, maar het toezicht niet. Het toezicht is verbonden aan een functionaris die in het bezit is van een diploma archivistiek, "waarvoor bij of krachtens algemene maatregel van bestuur regels worden gesteld" (archiefwet, art. 22).

Argument van de VNG voor het extrapoleren van een bepaling in het ene lid naar een ander lid is de autonome verordende bevoegdheid in artikel 149 Gemeentewet: “De raad maakt de verordeningen die hij in het belang van de gemeente nodig oordeelt.”
De verordende bevoegdheid van de raad bestrijd ik niet, maar de gemeenteraad kan alleen binnen de lijntjes van hogere wetgeving kleuren. Anders kan de raad op basis van dit artikel alles wel verordeneren. De gemeenteraad die – bijvoorbeeld – het belastinggebied verruimt omdat de gemeente krap bij kas zit en belang heeft bij meer inkomsten, wordt toch teruggefloten?

Ik ben daarom van mening:

  • Dat de aanwijzing van de toezichthouder in lijn moet zijn met de tekst van de archiefwet, omdat diens optreden op die wet is gebaseerd;

  • Dat een secretaris /directeur van een gemeente zonder benoemde archivaris alleen het informatiebeheer kan waarnemen, omdat deze daarvoor niet gekwalificeerd is;

  • Dat de raad van een gemeente zonder benoemde archivaris slechts een verordening kan vaststellen zonder bepalingen over het toezicht op het beheer;

  • Dat de gemeenteraad of de interbestuurlijke toezichthouder een college van B&W die dit aangaat, deze zorgdrager dient aan te sporen een voorziening te treffen voor het toezicht op het informatiebeheer.

=> Hoe ziet de KIA-community dit?

Reacties

2 reacties, meest recent: 24 augustus 2018

  • Hallo Dick,

    Mee eens. Mijn inziens is het een terechte constatering dat het in strijd is met het wettelijk systeem om de secretaris/directeur te belasten met het toezicht op het archiefbeheer.

    Het grote probleempunt voor dit vraagstuk is dat de begrippen zorg, beheer en toezicht niet wettelijk zijn gedefinieerd. Je moet in de wetshistorie duiken om tot een definitie te kunnen komen.

    We moeten dan helemaal terug naar de betekenis die de wetgever hieraan bij de Gemeentewet uit 1850 heeft toegekend. Die betekenis is namelijk overgenomen in de Archiefwet 1918. En de wetgever van de Archiefwet 1995 heeft op zijn beurt aangesloten bij het begrip uit de Archiefwet 1962 waar de wetgever had aangesloten bij de Archiefwet 1918. Ten aanzien van de oude gemeentewet wordt toegelicht dat toezien betekent dat ervoor moet worden gewaakt dat zij die te handelen hebben dat ook doen en dat zorg een verplichting inhoudt om zelf te handelen.

    Je ziet dat er ook in terug dat de zorg voor de archiefbescheiden, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, was belegd bij de gemeentesecretaris. Toepassing van deze definities in de huidige tijd zou echter betekenen dat voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen het college van burgemeester en wethouders zelf dient te handelen. Dat is natuurlijk niet zo.

    Het onderscheid wordt duidelijk bij de toelichting die de wetgever heeft gegeven op artikel 3 van de Archiefwet 1995. Daar licht hij toe dat het begrip zorg zich in de praktijk heeft (door)ontwikkeld. De wetgever geeft aan dat zorg de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de wet is, elk op eigen terrein. Persoonlijk zou ik echter niet over een doorontwikkeling van het begrip zorg hebben gesproken, maar had het meer voor de hand gelegen om het begrip beheerder een plaats in de wet te geven.

    Het komt er uiteindelijk op neer dat er goed onderscheid moet worden gemaakt tussen zorg en beheer. Het dragen van de zorg betekende vroeger de plicht tot handelen. Die plicht tot handelen is onder de huidige wetgeving vastgelegd in artikel 3 van de Archiefwet 1995 en wordt blijkens de toelichting beheer genoemd. De wetgever blijkt volgens diezelfde toelichting tegenwoordig onder zorg te verstaan het dragen van de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid. Blijkens artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 behoort tot die bestuurlijke verantwoordelijk ook het houden van toezicht. Immers in dat artikel is het college van burgemeester en wethouders belast met het houden van toezicht op het beheer. Daarbij dient het college zich daartoe te bedienen van de gemeentearchivaris.

    Dat zowel beheer als toezicht beide componenten zijn die tot de bestuurlijke verantwoordelijkheid behoren, valt ook af te leiden uit de wetshistorie van artikel 40 van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het huidige artikel bepaalde het oude artikel 37 van de Archiefwet 1962 dat een voorziening niet alleen moest worden getroffen omtrent de zorg, maar ook omtrent het beheer en de bewaring van de archiefbescheiden alsmede omtrent het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden. De wetgever geeft aan dat de plicht voor het treffen van voorzieningen omtrent beheer, bewaring en toezicht reeds voortvloeien uit de verplichting tot het treffen van een voorziening omtrent de zorg.

    Om na deze wetenschappelijke beschouwing terug te keren op jouw vraag. Het college draagt aldus de bestuurslijke verantwoordelijk voor zowel het zelf handelen (het beheer) als het toezien dat zij die te handelen hebben dat ook doen (het toezicht). Deze laatste dan op ambtelijk niveau. Het past daarmee niet in het systeem om de secretaris verantwoordelijk te maken voor zowel beheer als toezicht. Met dat toezicht kan enkel en alleen de archivaris worden belast.

    Interessante vervolgvraag kan zijn of het mogelijk is om het beheer te beleggen bij directeur A en het toezicht bij directeur B. Beheer en toezicht zijn dan immers gesplitst. Echter de Archiefwet 1995 legt in artikel 32 he toezicht uitdrukkelijk bij een gemeentearchivaris neer en stelt dat die gemeentearchivaris gediplomeerd moet zijn. Jouw stelling dat een secretaris van een gemeente zonder benoemde archivaris alleen het informatiebeheer kan waarnemen, omdat deze niet voor toezicht is gekwalificeerd, lijkt mij in ieder geval juist. Er valt echter ook iets voor te zeggen dat directeur B op basis van de gemeentelijke autonomie toch met toezicht valt te belasten. Alleen zou er dan sprake zijn van een vorm van toezicht die afwijkt van het wettelijk toezicht als bedoeld in de Archiefwet 1995, immers niet in bezit van het vereiste diploma archivistiek.

    Valt te stellen dat de Archiefwet 1995 niet naar behoren wordt nageleefd indien het toezicht toch bij de gemeentesecretaris of een andere directeur wordt belegd in plaats van bij een archivaris? Enerzijds is te stellen van niet, er geldt immers geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een archivaris. Anderzijds is daarentegen ook te stellen van wel. Immers er op laten toezien dat er het beheer wordt uitgevoerd is onderdeel van de bestuurlijke verantwoordelijkheid die aan het college is opgedragen. Met de stelling dat de gemeenteraad of de interbestuurlijke toezichthouder een college van B&W die dit aangaat dient aan te sporen een voorziening te treffen voor het toezicht op het informatiebeheer kan het dus beide kanten op.

    Mvgr,

    Guido

    Guido Dorssers

  • Een gemeente kan er voor kiezen om wel of geen archivaris te benoemen. Als er geen archivaris is benoemd, kan deze ook geen toezicht houden.

    De VNG schrijft "Als er geen gemeentearchivaris is benoemd die toezicht kan houden op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet, dan is het aan de gemeentesecretaris om dit toezicht te regelen. Bijvoorbeeld door dit bij een derde partij te beleggen. Gedacht kan worden aan een rekenkamer, een auditor, de gemeentearchivaris van een buurgemeente of een commerciële partij."
    Dat lijkt mij helder en werkbaar.
    Belangrijk is dat voldaan wordt aan de eisen van de Archiefwet en dat de archieven goed worden beheerd. Ik vraag me af of dat uitdrukkelijk alleen het geval is als er een archivaris is die toezicht houdt op het beheer.
    De geest van de wet is duidelijk.

    Verwijderde gebruiker

Trefwoorden

Verken