Hoe art.17a BW omzeilen bij uitplaatsing van akten BS naar een archiefdienst?

Door het gewoon te doen.
Helemaal in begin van mijn carriere als "overbrenger" (19 jaar geleden) heb ik ooit, op verzoek van Burgerzaken, de huwelijksakten vervroegd overgebracht, met een openbaarheidsbeperking van 75 jaar. Later kwam ik er pas achter dat het eigenlijk niet mocht op basis van lid 2, art. 17a BW. Ik zou dat nu ook niet meer doen, maar er heeft nooit een haan naar gekraaid.
Uitplaatsen naar de archiefbewaarplaats lijkt mij geen probleem. Dat doen wij ook. De bepaling dat ze volgens lid 1 "in het gemeentehuis" moeten worden bewaard vóór de overbrenging lijkt mij geen probleem. Ons gemeentehuis staat op Amstel 1, maar onze Burgerzaken zat op een andere locatie, en daar stonden logischerwijs ook de akten van de Burgerlijke Stand. En die stonden niet in een heel erg veilige omgeving (ook niet heel onveilig, maar het was geen archiefruimte), dus uitplaatsing naar de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats was alleen al veiliger voor de akten.
Maar B&W een besluit hiertoe laten nemen kan uiteraard geen kwaad.

Latere vermeldingen

Ik denk dat dit te maken heeft met de mogelijkheid tot latere vermeldingen. Bijvoorbeeld een naam wordt gewijzigd, hierop wordt een latere vermelding gemaakt en toegevoegd aan de geboorteakte. Hierdoor wordt de geboorteakte aangepast. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor huwelijksakten, waarbij latere vermeldingen van echtscheiding worden geplaatst. Deze latere vermeldingen worden opgemaakt door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Deze dienstverlening vindt plaats in het gemeentehuis en daarom wordt als locatie het gemeentehuis genoemd. Ik denk dat je dat in deze context het zou kunnen lezen als de locatie van dienstverlening en niet als fysieke bewaarplaats.

Overbrengingstermijn

Door de wetgever wordt er vanuit gegaan dat er na 100 jaar geen aanpassingen meer aan de geboorteakten zullen plaatsvinden, na 75 jaar niet aan de huwelijksakten en na 50 jaar niet meer aan de overlijdensakten. Vandaar dat deze termijnen worden aangehouden voor overbrenging en openbaarmaking.

Uitplaatsing

Uitplaatsing is denk ik wel mogelijk, maar vraagt om hele goede werkafspraken met de verschillende afdelingen burgerzaken. Wie doet de toevoeging van de latere vermelding en maakt de aantekening op de huwelijksakte. De akten zijn belangrijke brondocumenten en moeten natuurlijk wel rechtsgeldig zijn.

In artikel 17b van het burgerlijk wetboek (boek 1) staat dat de beheerder van de archiefbewaarplaats latere vermeldingen kan toevoegen:

Artikel 17b

De beheerder van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 17a is belast met het bewaren van de onder hem berustende registers, met het toevoegen van latere vermeldingen aan de daarin opgenomen akten en met de afgifte van afschriften en uittreksels van deze akten.

Ook dan zijn nog goede afspraken met burgerzaken nodig, maar het lijkt dus ook door de archivaris gedaan te kunnen worden.