Hoe art.17a BW omzeilen bij uitplaatsing van akten BS naar een archiefdienst?

  • apr 2019
  • Dick de Heer
  • ·
  • Aangepast 27 jun
  • 1
  • 121
Dick de Heer
Informatierecht
  • Violet
  • Richard van den Belt

Steeds minder gemeenten hebben in het eigen kantoorgebouw de ruimte (met ook de juiste bewaaromstandigheden) om akten BS daar te bewaren. Daarom wordt gewerkt aan de overbrenging van akten burgerlijke stand naar het Zeeuws Archief.

Plots duikt artikel 17a BW op als belemmerende factor:
Boek 1. Personen- en familierecht
Titel 4. Burgerlijke stand
Afdeling 2. De registers van de burgerlijke stand en de bewaring daarvan
Artikel 17a
1. De registers van de burgerlijke stand worden in het gemeentehuis bewaard totdat zij naar een gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) worden overgebracht.
2. De overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de in het gemeentehuis berustende registers van geboorten, van huwelijken dan wel geregistreerde partnerschappen en van overlijden vindt eerst plaats onderscheidenlijk honderd jaar, vijfenzeventig jaar en vijftig jaar na de afsluiting van deze registers.

Mijn vragen zijn:

  1. Hoe omzeilen andere gemeenten deze BW-bepaling bij de uitplaatsing van akten BS?

  2. Kan dit met een B&W-besluit, zoals een zorgdrager ook een specifieke bewaartermijn beargumenteerd kan verkorten of verlengen?

Dank alvast voor jullie reactie!

Dick de Heer
Inspecteur Zeeuws Archief
d.de.heer@zeeuwsarchief.nl
0118 67 88 00 / 06 5116 6647

Reacties

één reactie, 3 april 2019

  • Door het gewoon te doen.
    Helemaal in begin van mijn carriere als "overbrenger" (19 jaar geleden) heb ik ooit, op verzoek van Burgerzaken, de huwelijksakten vervroegd overgebracht, met een openbaarheidsbeperking van 75 jaar. Later kwam ik er pas achter dat het eigenlijk niet mocht op basis van lid 2, art. 17a BW. Ik zou dat nu ook niet meer doen, maar er heeft nooit een haan naar gekraaid.
    Uitplaatsen naar de archiefbewaarplaats lijkt mij geen probleem. Dat doen wij ook. De bepaling dat ze volgens lid 1 "in het gemeentehuis" moeten worden bewaard vóór de overbrenging lijkt mij geen probleem. Ons gemeentehuis staat op Amstel 1, maar onze Burgerzaken zat op een andere locatie, en daar stonden logischerwijs ook de akten van de Burgerlijke Stand. En die stonden niet in een heel erg veilige omgeving (ook niet heel onveilig, maar het was geen archiefruimte), dus uitplaatsing naar de door de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats was alleen al veiliger voor de akten.
    Maar B&W een besluit hiertoe laten nemen kan uiteraard geen kwaad.

    Richard van den Belt

Trefwoorden

Verken