KIA scrum-team ‘archiving by design’ van start

27 november 2019 was de eerste sessie van het KIA scrum-team ‘archiving by design’. Hoewel er landelijk veel aandacht is voor het thema ‘archiving by design’, en er veel vraag is naar presentaties en workshops over het onderwerp, zijn er weinig ‘best practice’ voorbeelden bekend, weinig instrumenten beschikbaar en is er over het algemeen weinig kennisdeling of opleidingsaanbod.

Waarom deze werkgroep?
Om aan de vraag naar voorbeelden en instrumenten tegemoet te komen en om kennisdeling en de ontwikkeling van opleidingsaanbod te stimuleren, is er vanuit het kernteam van het KIA platform Informatiehuishouding Overheden besloten om in samenwerking met Erik Saaman van het Nationaal Archief een werkgroep te starten om het concept ‘archiving by design’ verder uit te werken. De definitie van ‘archiving by design die wij daarbij aanhouden is als volgt:

‘Archiving by design’ omvat het, bij het (her)ontwerpen van werkprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen, bepalen en implementeren van de maatregelen waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk wordt en blijft.

De leden van de werkgroep komen uit het netwerk van het kernteam. Er is gezocht naar leden die enerzijds goed op de hoogte zijn van het onderwerp en anderzijds een goed vertegenwoordiging zijn van zowel archiefvormers als archiefinstellingen. De eerste sessie is bijgewoond door medewerkers vanuit gemeenten, rijksdiensten en een aantal archiefinstellingen. De groep wisselt per sessie van samenstelling. Er zijn meerdere mensen benaderd om er voor te zorgen dat er altijd genoeg mensen aanwezig zijn om aan opdrachten te werken.

Doelstelling en werkwijze
De werkgroep heeft als doelstelling: overheden op het vlak van ‘archiving by design’ zelfredzamer maken vanuit de visie dat voor ‘archiving by design’ je kennis en expertise moet ontwikkelen op de plek waar die kennis en expertise het best tot z’n recht komt, bij de overheidsinstellingen zelf. Daar zit namelijk de kennis van de processen en systemen. De aanpak die daarbij wordt gehanteerd is als werkgroep offline te ontmoeten en aan opdrachten te werken die het concept ‘archiving by design’ verder ontwikkelen en vervolgens de resultaten online te delen. De methodiek is gebaseerd op scrum, waarbij we een sprint van een dag aanhouden. Dat houdt in dat het plannen van het werk, het uitvoeren daarvan, de evaluatie van het opgeleverde en de evaluatie van de wijze van samenwerken allemaal op dezelfde dag plaatsvinden. Dit vergt goede voorbereiding en discipline maar door opdrachten te timeboxen zorgt dat er voor dat resultaat dezelfde dag geleverd wordt en er geen ‘huiswerk’ overblijft voor buiten de sessies. Ook zorgt dit er voor dat er nooit werk hoeft overgedragen worden.

Binnen scrum ken je de rol van product owner, hij de er voor zorgt dat duidelijk is voor het ontwikkelteam wat er van hen verwacht wordt, de rol van scrummaster, hij die er voor zorgt dat de focus op het te behalen resultaat blijft, obstakels voor goed functioneren wegneemt en goede samenwerking stimuleert en de rol van ontwikkelteam lid, het ontwikkelteam maakt de producten in opdracht van de product owner. De rol van product owner wordt ingevuld door Erik Saaman ondersteund door Rens Ouwerkerk en de rol van scrummaster wordt ingevuld door ondergetekende.

Eerste bijeenkomst
De eerste sessie was een groot succes! Na een introductie en uitleg van wat er van de werkgroep verwacht wordt, door Rens, Erik en ondergetekende, is er gewerkt aan het opstellen van een praktijkvoorbeeld hoe ‘archiving by design’ toegepast kan worden. Jeroen van Oss van de gemeente Rotterdam is geïnterviewd door de werkgroep om een praktijkvoorbeeld te verwerken tot een document waar andere lering uit kunnen trekken hoe ‘archiving by design’ in de praktijk vormgegeven kan worden. Dit interview is vervolgens uitgewerkt tot een document dat de werkgroep de tweede sessie zal afmaken en dan via het KIA-platform zal gaan delen. Het was een leuke bijeenkomst met veel discussie en er is erg enthousiast gewerkt door de groep. Tijdens de evaluatie zijn er ook goede punten voor verbetering gesignaleerd zoals dat er van te voren goed moet nagedacht worden wat de verschijningsvorm moet zijn van het eindresultaat, datgene dat de werkgroep wil delen op het KIA platform.

Vervolg
Morgen 14 januari is de tweede sessie waar wij, naast het afmaken van het praktijkvoorbeeld, in het kader van de Thema-tiendaagse Vernietiging (voor meer informatie: https://kia.pleio.nl/cms/view/55812084/thematiendaagse-vernietiging) willen gaan werken aan requirements voor vernietigingsfunctionaliteit ten behoeve van een programma van eisen voor inrichting/aanbesteding van een informatiesysteem.

Wij hopen dat wij met deze producten, maar ook met de producten die wij in de toekomst zullen opleveren, een positieve bijdrage kunnen leveren aan het verder ontwikkelen van de kennis en kunde in Nederland op het gebied van ‘archiving by design’.

Vragen of meedoen?
Heb jij nog vragen op het gebied van ‘archiving by design’? is er iets dat je graag door de werkgroep ziet opgepakt of ontwikkeld worden? Of zou je mee willen doen aan de werksessies? Laat dan een berichtje achter bij de commentaren of neem contact op met Erik, Rens of mij.