Hoe ik informatiebeheer in 18 jaar zag veranderen...

Even terug in de tijd. Naar 6 januari 2003 om precies te zijn. De dag dat ik mijn eerste echte stappen zette in de wereld van de Documentaire Informatievoorziening. Ik startte die dag namelijk bij het bekende SOD-Opleidingen. Als opleidingsmanager cq. accountmanager, cq. marketingmedewerker cq. alles wat verder nodig was. Kortom, ik wist niet echt waar ik aan begon,niet echt wat nu precies mijn functie zou zijn en niet precies in welk vakgebied ik terecht was gekomen. Iets met documenten, iets met workflow, iets met archivering en iets met registreren. En ik moest een bijdrage gaan leveren aan een complete omslag van de organisatie. De SOD moest meer klantgericht, flexibeler en actueler worden. Dat was nodig omdat de cursisten niet zo tevreden meer waren én het vakgebied aan de vooravond stond van een enorme verandering in de vorm van digitalisering (op zich was dat al ingezet bij veel organisaties, maar dat zag je, blijkbaar, nog niet terug in de lesstof van de SOD). Deze aspecten en de inspirerende eerste ontmoeting met de directeur destijds van de SOD, Casper Molmans, maakten dat ik de baan aannam. Maar waar ik precies aan begon…

Op advies van de collega’s volgde ik een les uit de belangrijkste opleiding van de organisatie: De SOD-I. Voor mij toen nog niet meer dan 3 letters een streepje en een 1 (of een hoofdletter i… daar ben ik nog steeds niet uit), maar blijkbaar een begrip en een standaard voor iedereen in de wereld van de documentaire informatievoorziening. En naast een begrip, blijkbaar ook een ‘must’ voor Div’ers (die afkorting leerde ik al snel). Ik belandde in een klas waarvan 12 van de 18 cursisten gestuurd waren door de werkgever. Vaak al wat ouder en jaren actief in het vak, maar nu opeens deze opleiding opgelegd door de personeelsafdeling. En dat merkte ik gedurende de 6 uur les op die memorabele eerste werkdag in dit, voor mij nieuwe, vakgebied. De docent deed zijn best, maar het trekken en sleuren om antwoorden te krijgen op vragen, de discussie aan te gaan of de cursisten ervaringen uit te laten wisselen, leidde tot niets. Het was een lange dag… en ik wist niet zo goed wat ik er allemaal van moest vinden. Ondanks dat mij was verteld dat er voor deze mensen een grote verandering aan zat te komen, zag ik daar niets van terug bij de cursisten. Geen urgentie, weinig wil om te leren. Meer iets van ‘het zal mijn tijd wel duren’.

Fast forward naar april 2021. Ik zit nu al ruim 18 jaar in het vak. Voel me inmiddels stiekem ook gewoon een vakgenoot. Houd me nog steeds bezig met het afstemmen van opleidingen op de behoefte van de informatiebeheerders en de ontwikkelingen in het vakgebied. Inmiddels al weer een tijdje bij GO opleidingen, maar toch ook weer met die oude vertrouwde SOD-I opleiding. Het verschil met vandaag de dag en die 6 januari 2003 is enorm. Dan bedoel ik niet alleen die jarenlang aangekondigde digitalisering, die steeds maar niet op gang leek te komen, maar er nu toch echt is. Nee, ook de informatiebeheerders hebben een transformatie ondergaan. Niet langer wordende cursisten gestuurd. Niet langer zitten ze al jaren in het vak en denken ze ‘ik zit mijn tijd wel uit’. Integendeel. De gemiddelde leeftijd van de SOD-I cursist is 20 jaar lager dan destijds. We reiken diploma’s uit aan cursisten die geboren zijn na het jaar 2000….Deze jonge collega’s zien de mogelijkheden van een mooie loopbaan in het informatiebeheer.

En dat is terecht. Ondanks dat ik, vanaf mijn intrede in het vakgebied, steeds maar hoorde dat de Div’er zou verdwijnen, dat alle werkzaamheden binnen enkele jaren geautomatiseerd zouden zijn, enkele gemeenten hun Div-afdeling op zouden heffen en de ICT’er alles zou overnemen, ben ik van mening dat informatiebeheer zich nog nooit in zo’n goede positie heeft bevonden als vandaag de dag! Er is wat tijd overheen gegaan sinds die 6 januari 2003, maar het belang van goed informatiebeheer is eindelijk doorgedrongen tot de hogere lagen van (overheids)organisaties. Goed, er waren wat crises voor nodig (dat begon misschien wel met het bonnetje van Teeven, loopt nog door via de ‘Toeslagen-affaire’ naar de huidige kabinetsformatie), maar we hebben de aandacht. Eindelijk, want ik heb nooit begrepen dat in een maatschappij waar informatie zo’n belangrijke rol speelt, de informatiebeheerder op de achtergrond moest blijven. Overheidsorganisaties draaien bij de gratie van juiste, betrouwbare en authentieke informatie. Wie regelt dat? Juist, de informatiebeheerder!

We hebben de wind mee en daar moeten we gebruik van maken. Een voorbeeld is het programma ‘Open op Orde’, waar voor de verandering eens een keer een mooi budget mee is gemoeid. Maar die nieuwe aandacht en die nieuwe rol brengen ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee. Het is meer dan duidelijk dat informatiebeheer wel wat meer is dan iets met documenten, iets met workflow, iets met archivering en iets met registreren. Het is simpel; de moderne organisatie draait op informatie en dus op goed informatiebeheer. Eigenlijk zijn we dus in grote mate verantwoordelijk voor het doeltreffend en doelmatig functioneren van onze organisatie. Dat is wel een veranderende verantwoordelijkheid.

We kunnen die verantwoordelijkheden best aan. Ik zie om mij heen heel veel gemotiveerde, kundige en betrokken informatiebeheerders. Sommige nieuw in het vak, anderen al een stuk langer. Ik zie dat vakgenoten elkaar opzoeken om kennis en ervaringen uit te wisselen. Ik zie veel informatiebeheerders die vooruit willen. Die willen leren, die de uitdagingen rond informatiebeheer willen aangaan.

Het contrast met 6 januari 2003 is enorm! Gelukkig maar!